Цифровое рабочее место: Сервисы HR

Решение предназначено для компаний, которые активно применяют Битрикс24 для управления бизнес-процессами и стремятся к созданию четкой и контролируемой системы подбора персонала.

Этот инструмент обеспечивает координацию всего процесса найма — от подачи заявки на открытие вакансии до начала работы нового сотрудника — в едином, логически выстроенном потоке, исключая необходимость ручной передачи данных между отделами компании.

Компания «it-in» уже более 10 лет реализует проекты по поддержке и настройке CRM Битрикс24. Поэтому мы создали данное решение по реализации работы отдела кадров и HR в Битрикс24 и надеемся, что оно поможет вам по-новому оценить удобство работы в данной CRM.

Приложение предоставляет следующие возможности:

• Помогает фиксировать и координировать потребности в найме;

• Распределяет нагрузку между сотрудниками отдела кадров;

• Управляет вакансиями и позициями через единую систему;

• Контролирует сроки найма и ответственность на каждом этапе процесса;

• Распределяет нагрузку между сотрудниками отдела кадров;

• Обеспечивает ясный путь для кандидатов на всех этапах подбора;

• Предотвращает потерю данных и дублирование ввода информации;

• Организует оформление сотрудников без необходимости в ручной передаче данных.

Какие функции доступны в приложении:

• Сквозной механизм подбора персонала в Битрикс24

• Контроль за вакансиями, должностями и кандидатами

• Мониторинг сроков и статусов найма

• Автоматическое обновление данных между этапами

• Последовательное вовлечение в процесс оформления HR, руководителей, IT и кадрового отдела

• Данные для анализа эффективности подбора специалистов.

• Мониторинг процесса адаптации сотрудника в течение испытательного срока.

Вакансии - Создание и обработка запроса на вакансию от заявки до закрытия вакансии

Эффективный найм начинается с четкого планирования. Чтобы процесс подбора был прозрачным и результативным, необходимо придерживаться следующего алгоритма:

1. Формирование и инициация запроса

Первым шагом является фиксация потребности в новом сотруднике. На этом этапе необходимо составить подробную заявку, которая включает:

Профиль кандидата: детальный перечень компетенций, навыков и личных качеств.
Количественные показатели: точное число сотрудников, необходимых для закрытия позиции.
Сроки: желаемая дата выхода специалиста на работу.

2. Согласование вакансии

Прежде чем приступать к активному поиску, открытая позиция должна пройти процедуру утверждения. Заявка направляется на рассмотрение руководителю компании или иному ответственному лицу, обладающему полномочиями по утверждению штатного расписания.

3. Поиск и управление воронкой кандидатов

После получения одобрения начинается этап активного подбора. Важно не просто найти людей, но и обеспечить качественное сопровождение каждого соискателя:

Мониторинг стадий: отслеживание движения каждого кандидата по этапам (резюме, интервью, тестовое задание, оффер).
Контроль статусов: регулярное обновление информации о текущем состоянии каждой вакансии.
Соблюдение дедлайнов: контроль сроков прохождения кандидатами всех этапов отбора, чтобы процесс не затягивался.

Такой системный подход позволяет минимизировать риски ошибки при найме и гарантирует, что вакансия будет закрыта в установленные сроки.

Подбор кандидатов – работа по заявкам кандидатов на вакансию полученных с различных источников

Для обеспечения эффективности найма мы выстроили последовательный алгоритм работы с кандидатами. Весь процесс разделен на несколько ключевых этапов:

1. Сбор и централизация данных

Мы работаем со всеми входящими заявками, поступающими из различных каналов (job-сайты, социальные сети, рекомендации). Главное преимущество нашего подхода — консолидация: все отклики собираются в единой базе, что исключает потерю важных контактов.

2. Первичный отбор и квалификация

После получения заявки проводится предварительная оценка:
Скрининг: проверка резюме на соответствие базовым требованиям вакансии.
Первичное интервью: проведение короткого ознакомительного разговора для оценки soft skills и уточнения ключевых параметров кандидата.
Квалификация: подтверждение того, что отклик действительно соответствует профилю позиции.

3. Финальные собеседования

Кандидаты, успешно прошедшие первичный этап, направляются на глубокое интервью. Встреча организуется с участием двух сторон:
Руководителя компании;
Инициатора вакансии (непосредственного руководителя отдела).

4. Завершение процесса и оформление

Как только кандидатура получает финальное утверждение, мы передаем все необходимые данные в отдел кадров для официального оформления сотрудника в штат. Требуется согласовать условия трудоустройства с кандидатом. Затем проводится полное кадровое оформление нового работника.

Система автоматически распределяет задачи между отделом кадров и ИТ-отделом, чтобы обеспечить доступ сотрудника к корпоративным ресурсам и создать учетную запись на портале компании.

Важно контролировать готовность и соблюдение сроков выхода сотрудника на рабочее место. Также разрабатывается план адаптации нового сотрудника на время испытательного срока.

В случае отказа кандидата от оформления требуется указать причину отказа. Запрос вакансии автоматически может быть возвращен на стадию подбора кандидатов с уведомление отдела HR об отказе текущего кандидата от вакансии.

Адаптация сотрудника – процесс адаптации сотрудника на период испытательного срока

Когда в компанию приходит новый человек, важно правильно организовать его первые недели работы. Вот основные этапы этого процесса:

1. Адаптация (вхождение в работу)

Это период, когда новый сотрудник привыкает к новым условиям, офису и правилам компании. Мы помогаем ему освоиться, чтобы он быстрее почувствовал себя на своем месте.

2. Инструктаж и безопасность

Первым делом мы ставим задачи по обучению:
Первичный инструктаж: это вводное обучение, где объясняют, как всё устроено и что именно нужно делать.
Техника безопасности: правила, которые помогают работать без травм и соблюдать порядок на рабочем месте.

3. Знакомство с командой

Сотрудник знакомится с тем, как взаимодействуют отделы, и налаживает контакты с коллегами. Это помогает быстрее влиться в рабочий ритм.

4. Обратная связь

В конце испытательного срока руководитель отдела встречается с сотрудником. Он обсуждает:

Что удалось сделать хорошо.
Над какими навыками стоит еще поработать.
Насколько успешно прошел этот период.

5. Итоговое решение

                     На основе всех результатов руководитель принимает решение: остается ли сотрудник в компании на постоянной основе или нет.

В приложении настроены необходимые связи между смарт-процессами, автоматический контроль заполнения полей на этапах обработки вакансии и отклика кандидата. При установке приложения автоматически устанавливается CRM-форма «Запрос вакансии».

Внимание!!!

1. Постановка задач в приложении производится от роли «Руководитель» поэтому для правильной работы приложения в структуре компании обязательно должны быть назначены руководители всех участвующих в процессе оформления кандидата отделов.
   
2. Согласование вакансии может быть выполнено или при помощи постановки задачи или используя запуск бизнес-процесса на стадии согласования, при необходимости переключите режим согласования используя роботов на стадии.
   
3. Приложение содержит в себе три связанных между собой смарт-процесса, в связи с особенностями установки приложения, содержащего множественные смарт-процессы необходимо произвести проверку и настройку связей между смарт-процессами по прилагаемой инструкции.