Яндекс Диск в карточках CRM

Яндекс Диск прямо в сделках и карточках CRM: у каждой сделки, лида, контакта и компании своя папка на Яндекс Диске компании, а файлы клиента — во вкладке «Яндекс Диск» самой карточки. Папка по шаблону «Клиенты / Компания / Сделка» создаётся сама, а переименовали сделку или компанию — папка переезжает вместе с файлами. Документ из генератора робот сразу кладёт в папку сделки, а у нескольких сделок одного проекта появляется общая папка, видная во вкладке каждой. Договор перетаскивается во вкладку, скан и PDF открываются в просмотре — искать файлы сделки по переписке больше не нужно.

Когда пригодится

• Договоры и сканы лежат на Яндекс Диске, а в сделке их нет — менеджер ищет файлы клиента по переписке и папкам.
  
• Нужна одна структура папок для всех клиентов: «Клиенты / Компания / Сделка» с подпапками «Договоры» и «Сканы».
  
• У проекта несколько сделок, и файлы к ним нужно держать в одной общей папке.
  
• Документ из генератора нужно сразу положить в папку сделки — без скачивания и ручной загрузки.
  
• Клиенту нужна ссылка на папку с его документами.
  

Что вы получаете

• Вкладка «Яндекс Диск» в карточке. В сделке, лиде, контакте, компании и выбранных смарт-процессах: папка карточки с подпапками, загрузка перетаскиванием до 1 ГБ на файл, просмотр картинок и PDF, скачивание, новая папка, ссылка на файл и папку одной кнопкой.
  
• Папки по шаблону. Шаблон из полей карточки, например «Клиенты / {Компания} / Сделка {ID} {Название}», и подпапки через запятую. Путь виден на примере вашей сделки ещё до сохранения; для воронки — свой шаблон.
  
• Папка появляется сама. При создании карточки, а у сделки — и на выбранной стадии, например «Договор». Повторные события второй папки не создают.
  
• Ссылка в поле карточки. Поле «Папка на Яндекс Диске»: по умолчанию ссылка для сотрудников, она ведёт во вкладку карточки. Публичную ссылку Диска администратор включает явно, с подтверждением.
  
• Папка следует за карточкой. Сменили название сделки или компании, ФИО контакта — папка переезжает на новое место вместе с файлами.
  
• Общая папка проекта. Отметьте сделки в списке и выберите «Общая папка проекта»: папка проекта видна во вкладке каждой сделки, файл из одной сделки виден в другой.
  
• Общие папки Диска. Папки, которыми поделились с аккаунтом компании, видны во вкладке рядом с папкой сделки; «только чтение» отмечено.
  
• Роботы. «Положить файл в папку на Яндекс Диске» — файл из поля карточки, документ или файл по ссылке ложится в папку сделки или подпапку, следующему шагу — ссылка и путь. «Создать папку на Яндекс Диске» — папка по шаблону на любой стадии.
  
• Кто что видит. Роли для сотрудников и отделов: кто видит вкладку, загружает, удаляет свои или любые файлы, меняет ссылку и проект. Папку карточки видит только тот, у кого есть доступ к самой карточке.
  
• Вход, который не слетает. Подключает администратор один раз; приложение само продлевает доступ к Диску заранее. Если вход отозвали или сменили пароль Яндекса, администратор сразу получает уведомление, а «Войти снова» возвращает всё как было — настройки и папки на месте.
  
• Главная с проверками. Аккаунт, свободное место полосой и проверки: вход, папка «Битрикс24», поле ссылки, вкладка, роботы. Если что-то сломалось — причина и одна кнопка, которая это чинит.
  
• Место на Диске под присмотром. Порог свободного места задаёт администратор и получает предупреждение; файл больше свободного места не отправляется, во вкладке сказано, сколько осталось.
  

Первый результат

1. Откройте приложение и нажмите «Войти через Яндекс ID»: войдите аккаунтом Яндекса компании и нажмите «Разрешить».
   
2. В «Настройках» проверьте шаблон папок и выберите, когда появляется папка сделки: при создании или на стадии.
   
3. Откройте сделку — во вкладке «Яндекс Диск» уже есть папка. Перетащите в неё договор и нажмите «Копировать ссылку».
   

Условия и ограничения

• Подключается один аккаунт Яндекса компании, подключает администратор портала. Сотрудникам входить в Яндекс не нужно.
  
• Файлы лежат только на вашем Яндекс Диске, приложение их у себя не хранит. Место на Диске — по вашему тарифу Яндекса.
  
• Весь Диск Битрикс24 с Яндекс Диском не синхронизируется: работают папки карточек, проектов и общие папки.
  
• Документы не редактируются онлайн: файл открывается в просмотре или скачивается. Вкладки в задачах нет.
  
• Новый шаблон применяется к новым папкам; созданные папки остаются на своих местах.
  
• Приложение распространяется по подписке Битрикс24 Маркетплейс, отдельной платы за подключение Диска нет. Подходит для облачного и коробочного Битрикс24; коробочному порталу нужен публичный HTTPS-адрес.
  

Вопросы и ответы

Как подключить Яндекс Диск к сделкам? Администратор открывает приложение, нажимает «Войти через Яндекс ID», входит аккаунтом Яндекса компании и нажимает «Разрешить». Вкладка «Яндекс Диск» уже стоит в сделках, лидах, контактах и компаниях.

Где хранятся файлы? Только на вашем Яндекс Диске, в папке «Битрикс24» по шаблону. Приложение помнит, какая папка у какой карточки, а сами файлы у себя не хранит.

Когда создаётся папка сделки? Как выберет администратор: при создании сделки, на выбранной стадии или только кнопкой во вкладке. Робот «Создать папку на Яндекс Диске» создаёт её на любой стадии.

Что будет, если переименовать сделку? Папка переедет на новое место вместе с файлами. Ссылка для сотрудников в поле ведёт во вкладку карточки и не меняется.

Можно ли собрать файлы нескольких сделок в одну папку? Да: отметьте сделки в списке и выберите «Общая папка проекта». Папка проекта появится во вкладке каждой сделки, а у каждой сделки останется и своя папка.

Кто увидит файлы? Тот, у кого есть доступ к карточке в Битрикс24 и роль «видят вкладку». Загрузку, удаление своих и любых файлов администратор выдаёт сотрудникам и отделам.

Можно ли дать клиенту ссылку на папку? Да, если администратор выберет в «Настройках» «Публичная ссылка Диска» и подтвердит выбор: такую ссылку откроет любой, у кого она есть. По умолчанию ссылка только для сотрудников.

Не будет ли слетать вход в Яндекс? Приложение продлевает доступ к Диску заранее, без участия людей. Если вход всё же отозвали — например, сменили пароль Яндекса, — администратор сразу получает уведомление и нажимает «Войти снова» на главной: настройки и папки остаются.

Яндекс Диск — товарный знак правообладателя. Приложение разработано Aventra и не является официальным продуктом Яндекса.