Бронирование рабочих мест

Бронирование рабочих мест для гибридного офиса: сотрудник заранее видит на плане офиса, где сядет завтра, и бронирует свободный стол в одно касание. Не пришёл — бронь снимается в конце окна прихода, а место уходит первому в очереди. Офис-менеджер видит загрузку офиса, визиты и неявки по зонам и отделам, а каждая бронь сама попадает в календарь Битрикс24.

Когда пригодится

• Мест в офисе меньше, чем сотрудников, люди ходят по графику — и каждое утро ищут, где сесть.
  
• Свободные столы ведут в таблице или чате, а забронированное место пустует до вечера.
  
• Место нужно закрыть на ремонт или мероприятие, не потеряв брони тех, кто на нём сидел.
  
• Руководителю нужно понять, сколько мест офису на самом деле нужно и кто не приходит.
  
• Отделу нужны свои места, а коллеги хотят сидеть рядом.
  

Что вы получаете

• План офиса на любой день. Этажи, зоны и места поверх картинки плана: свободные, занятые и закрытые столы, коллеги — на своих местах. Отборы по зоне, оборудованию и доступности, вид «План» или «Список».
  
• Бронь в одно касание. Нажмите свободный стол и выберите: весь день, до обеда, после обеда или интервал с шагом 30 минут. Бронь появится в «Моих бронях» и в личном календаре Битрикс24 событием «Свободен».
  
• Серия по дням недели. Повтор по выбранным дням до 30 дней вперёд в пределах горизонта офиса: занятые даты видны с причиной до записи, создаются только свободные.
  
• Приход по QR. QR на столе открывает место на телефоне: «Подтвердить приход» или «Занять сейчас». Неподтверждённая бронь снимается в конце окна прихода — по умолчанию через 30 минут после начала.
  
• Очередь на занятое место. Освободилось — место держат за первым в очереди (по умолчанию 10 минут), предложение приходит уведомлением. Не успел ответить — место уходит следующему.
  
• Перенос, отмена, «Ухожу раньше». В «Моих бронях» бронь переносится, отменяется одна или вся серия, продлевается в свободное время; «Ухожу раньше» освобождает остаток дня для коллег.
  
• Закрытие места без потерь. Ремонт или мероприятие: офис-менеджер до закрытия видит затронутые брони и куда переедет каждая, переносит их на соседние места или отменяет. Люди получают уведомление, действие попадает в журнал.
  
• Правила офиса. На сколько дней вперёд бронировать, сколько дней в неделю, окно прихода, сколько держать место из очереди; места только для своего отдела. Одному человеку — одно место в одно время.
  
• Отчёты загрузки. Место-часы, визиты и неявки по офисам, зонам, дням недели и отделам за месяц, выгрузка в CSV. QR-лист мест этажа — для печати.
  
• Внутри Битрикс24. Вид «Рабочие места» в Календаре портала, «Где сидит» в профиле сотрудника, отделы — из структуры компании, уведомления — в Битрикс24.
  

Первый результат

1. Офис-менеджер или администратор открывает «Места» и нажимает «Запустить мастер»: офис, план этажа или пример плана, места и часы; с примером плана — около минуты.
   
2. Сотрудник открывает «Места», выбирает свободный стол на завтра и нажимает «Забронировать».
   
3. В день брони он сканирует QR на столе или нажимает «Подтвердить приход» в «Моих бронях».
   

Условия и ограничения

• Приложение бронирует рабочие места в офисе. Переговорные, залы и оборудование оно не бронирует, внешних клиентов не записывает.
  
• План этажа — картинка PNG или JPG до 10 МБ, места расставляются мышью поверх неё. Часы работы офиса задаются одни на все будни, фотографий у мест в этой версии нет.
  
• Шаг интервала — 30 минут, серия — до 30 дней вперёд, но не дальше горизонта брони. Горизонт (по умолчанию 14 дней), лимит дней в неделю, окно прихода и срок удержания места из очереди задаются для каждого офиса.
  
• Роли: сотрудник бронирует для себя, офис-менеджер ведёт брони, план и правила своих офисов, администратор приложения — все офисы и роли. Администратор портала становится им сам.
  
• Данные хранятся, пока приложение установлено, и удаляются в течение 30 дней после его удаления. События броней в личных календарях остаются в портале.
  
• Подходит для облачного и коробочного Битрикс24; коробочному порталу нужен публичный HTTPS-адрес. Приложение распространяется по подписке Битрикс24 Маркетплейс.
  

Вопросы и ответы

Как забронировать рабочее место в офисе? Откройте «Места», выберите дату, нажмите свободный стол на плане или в списке, выберите «Когда» и нажмите «Забронировать».

Как работает приход по QR? Офис-менеджер печатает QR-лист мест этажа и клеит коды на столы. Сотрудник сканирует код телефоном и нажимает «Подтвердить приход». Если прихода нет, бронь снимается в конце окна прихода.

Что будет, если место занято? Выберите соседнее или нажмите «Встать в очередь». Когда место освободится, приложение предложит его вам и подержит — по умолчанию 10 минут.

Можно ли закрыть место на ремонт? Да. В «Управлении» нажмите «Закрыть место», укажите период и причину: приложение покажет затронутые брони и куда переедет каждая, люди получат уведомление.

Можно ли выделить места отделу? Да. Место закрепляется за отделом из структуры Битрикс24 — бронировать его смогут только сотрудники этого отдела.

Где видно, кто где сидит? На плане в «Местах» — коллеги на своих местах на выбранную дату, в Календаре портала — вид «Рабочие места», в профиле сотрудника — «Где сидит».

Как понять, сколько мест нужно офису? В «Отчётах» — место-часы, визиты и неявки по офисам, зонам, дням недели и отделам за месяц; выгрузка — в CSV.

Нужно ли настраивать что-то сотрудникам? Нет. Сотрудники видят план и бронируют сразу; офис, план и правила настраивает офис-менеджер или администратор приложения.