Импорт из Excel, CSV и XML

Импорт из Excel, CSV и XML в CRM Битрикс24: контакты, компании, сделки, лиды, счета, предложения и элементы смарт-процессов из таблицы. Загрузите файл, сопоставьте колонки с полями CRM и выберите правила дублей — до записи приложение покажет, сколько записей создаст, обновит и пропустит и какие строки не запишутся. Массовый импорт большого файла идёт на сервере, а любой запуск можно откатить.

Когда пригодится

• Переезд в Битрикс24 из другой CRM или таблицы: перенос базы клиентов — контакты, компании с реквизитами, сделки.
  
• Регулярная загрузка лидов и контактов из Excel после выставки, рассылки или выгрузки с сайта: шаблон запоминает колонки и правила.
  
• Обновление сделок из Excel по ID, контактов — по телефону или почте: найденные обновятся, новых записей не будет.
  
• Импорт в смарт-процессы, счета и предложения из файла партнёра или учётной системы.
  

Что вы получаете

• Файлы как есть. XLSX и XLS, CSV и TSV в UTF-8 или Windows-1251, XML и JSON — до 500 000 строк. В Excel из нескольких листов выбирается лист, даты Excel распознаются. Файл читается в браузере.
  
• Колонки узнаются сами. Колонка → поле CRM с примером значения; узнанные по названию или из шаблона уже выбраны. Одну колонку можно отправить в несколько полей, несколько телефонов или почт в одной ячейке разбираются по отдельности. Значения списков находятся по названию, сотрудники — по почте или имени, привязки CRM — по номеру карточки.
  
• Реквизиты компаний. ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП и адреса записываются в реквизиты компании; при загрузке компаний уже существующую находим по ИНН и КПП.
  
• Правила дублей. «Только создавать», «Найти и обновить, иначе создать», «Только обновить», «Пропустить найденные». Поиск по телефону, почте, ID и другим полям, компаний — и по ИНН и КПП: совпало одно поле или все. Найденным — перезаписать поля из файла или дописать только пустые. Повторы внутри файла пропускаются.
  
• Проверка до записи. Шаг «Проверка» ничего не пишет в CRM: во всех строках находит значения, которых нет в списках полей, и привязки CRM, где в ячейке не номер карточки, по первым 50 строкам считает, сколько записей создадим, обновим и пропустим, и собирает замечания группами — что поправить в файле.
  
• Импорт в фоне. Файл больше 200 строк пишет сервер приложения: после отправки строк окно можно закрыть. Ход виден полосой на любом экране — сколько записано и сколько осталось; «Остановить» прерывает запуск.
  
• Ошибки по причинам. В итоге — создано, обновлено и не записано, ошибки сгруппированы по причине. «Скачать строки с ошибками» даёт файл с теми же колонками и причиной; исправленный файл догружается с теми же правилами.
  
• История и откат. Все запуски по дням с отбором по ошибкам, сущности и сотруднику, строки запуска и «Повторить с этими правилами». «Откатить» заранее показывает, сколько созданных записей удалим и скольким обновлённым вернём прежние значения.
  
• Шаблоны и бизнес-процессы. Шаблон хранит сущность, колонки и правила — следующий такой же файл загружается без сопоставления. Для записанных строк можно запустить бизнес-процесс: только для созданных или и для обновлённых.
  

Первый импорт — четыре шага

1. После установки откройте приложение в левом меню или нажмите «Импорт» над списком сделок, контактов, компаний, лидов или счетов.
   
2. Перетащите файл Excel, CSV или XML и выберите, куда загрузить. Нет файла — «Скачать пример файла» с колонками под поля CRM.
   
3. Проверьте колонки и правила дублей: узнанные колонки уже выбраны.
   
4. На шаге «Проверка» посмотрите, что будет с записями, и нажмите «Записать».
   

Условия и ограничения

• Импорт пишет в CRM правами того, кто его запустил: загрузить можно туда, где у сотрудника есть право добавлять и изменять записи.
  
• Записи, которые уже есть, до записи ищутся по первым 50 строкам файла; значения списков и привязок проверяются во всех строках. Формат почты приложение не проверяет: строку с неверной почтой отклонит Битрикс24 при записи, причина будет в итоге.
  
• Откат удаляет созданные записи и возвращает обновлённым прежние значения. Правки в CRM, сделанные после импорта, он сотрёт; запущенные бизнес-процессы не отменит.
  
• Сообщение в чат Битрикс24 об итоге фонового импорта приходит, когда у установки есть право на уведомления и сотрудник включил его в «Настройках». Без него итог виден в окне и в «Истории».
  
• Приложение не импортирует товары каталога, задачи и сотрудников и не синхронизирует данные по расписанию.
  
• Строки большого файла хранятся на сервере Aventra только до записи; история запусков и прежние значения полей для отката — на сервере Aventra.
  
• Приложение распространяется по подписке Битрикс24 Маркетплейс. Работает в облачном и коробочном Битрикс24; коробочному порталу нужен доступ из интернета по HTTPS. Установку выполняет администратор портала.
  

Вопросы и ответы

Как импортировать контакты из Excel в Битрикс24? Нажмите «Контакты из Excel» на обзоре или «Импорт» над списком контактов, загрузите файл и проверьте колонки. Дубли приложение найдёт по телефону или почте и до записи покажет, сколько контактов создаст и обновит.

Как обновить сделки из Excel, не создавая новых? Выберите «Обновить сделки по ID» или режим «Только обновить» и поле поиска, например ID. Найденные сделки обновятся, ненайденные строки будут пропущены.

Можно закрыть окно во время импорта? Да, если в файле больше 200 строк: окно отправит строки на сервер — это около минуты, — дальше пишет сервер. Ход виден полосой на любом экране, итог — в «Истории». Файл до 200 строк пишется из окна, его не закрывайте.

Как проверить файл, ничего не записывая? Шаг «Проверка» ничего не пишет в CRM: во всех строках находит значения не из списков полей и по первым 50 строкам показывает, сколько записей создадим, обновим и пропустим.

Как отменить импорт? В «Истории» откройте запуск и нажмите «Откатить». Перед этим окно покажет, сколько записей удалим и скольким вернём прежние значения.

Что делать со строками, которые не записались? В итоге ошибки собраны по причинам. «Скачать строки с ошибками» даёт файл с теми же колонками и причиной — исправьте и нажмите «Догрузить исправленный файл».

Какие файлы подходят? XLSX, XLS, CSV и TSV в UTF-8 или Windows-1251, XML и JSON, до 500 000 строк. Пример файла с колонками под поля CRM скачивается в окне.

Работает ли импорт в коробочном Битрикс24? Да. Серверу приложения нужен доступ к порталу из интернета по HTTPS. Если связи нет, окно покажет, что открыть администратору сети, и даст готовый текст для него.