Реестр документов компании: номера, статусы, поиск

Реестр документов компании: номера, статусы, поиск рядом с клиентом

Договор, входящее письмо или приказ можно найти по номеру и увидеть файл, ответственного и состояние документа. «Реестр документов компании» помогает офис-менеджеру и коллегам вести регистрацию в Битрикс24 по общим правилам. Выберите тип и юрлицо, сохраните документ, и в реестре появится запись с номером, статусом и ответственным. Нумерация ведётся отдельно для каждого типа и юрлица; номер закрепляется при сохранении.

Введите номер, название или компанию в поиск, чтобы открыть документ, его файл и историю изменений. Документы также доступны во вкладках компании, сделки и смарт-процесса. Статусы показывают, на каком шаге находится документ. При разрешённой смене статуса приложение назначает ответственного и отправляет ему уведомление, если это настроено для нового статуса. История сохраняет автора изменения и комментарий.

Отберите нужные записи и скачайте XLSX или CSV, чтобы получить часть реестра с номерами, дополнительными полями и ссылками. Документы штатного генератора можно найти в разделе «По шаблонам» и зарегистрировать без копии файла. После установки зарегистрируйте первый документ: администратор создаёт справочники, если их ещё нет, затем сотрудник выбирает тип, юрлицо и связь с CRM. Зарегистрировать документ можно и без файла.

Приложение работает в облачном и коробочном Битрикс24. Коробочному порталу нужен публичный HTTPS-адрес и подключение через OAuth. Администратор задаёт права регистрации и просмотра; доступ к связанным компаниям и файлам зависит от прав сотрудника в CRM и на Диске.

Вопросы и ответы

Можно ли подписывать документы в приложении?
Статус «Подписан» служит отметкой в реестре. Приложение хранит записи и историю, но не подписывает документы электронной подписью и не заменяет систему электронного документооборота.

Нужно ли загружать отдельную копию каждого файла?
Можно выбрать файл с Диска Битрикс24 или зарегистрировать документ без файла. Прямая загрузка ограничена 20 МБ; более крупный файл сначала загружают на Диск. При удалении записи реестра файл остаётся на Диске.

Можно ли указать номер вручную?
Да. Ручной номер проходит проверку уникальности. Предпросмотр следующего номера не резервирует его; номер закрепляется при сохранении документа.

Может ли статус документа меняться по стадии CRM?
Да, по настроенному правилу для стадии сделки или смарт-процесса. Меняется статус связанных документов, если переход разрешён настройками. Запрещённый переход не выполняется и отмечается в истории.

Можно ли добавить свои поля и выгрузить их в Excel?
У типа документа может быть до 10 дополнительных полей: текст, дата, сумма или число. Они входят в выгрузку XLSX или CSV. За один раз можно скачать до 5 000 строк; номера сохраняются как текст, включая начальные нули.