• Алексей Дюбанов: Как перестать терять информацию - опыт внедрения корпоративного портала для Федерации футбола Украины

    директор IT:LOGIC
    В наш век информационных технологий от актуальности данных зависит правильность принятых решений, их своевременность и эффективность. О такой проблеме хорошо было известно в Федерации футбола Украины. Чтобы все документы хранились в одном месте и помогали быстрее принимать решения, ФФУ нужен был внутренний портал. Именно он смог объединить все структуры компании и стать единой коммуникационной платформой.
Федерация футбола Украины — это всеукраинская общественная спортивная организация, основанная в декабре 1991 года. Она содействует развитию и популяризации футбола в Украине. В частности, занимается организацией игр чемпионата Украины, игр сборной страны, а также развитием детско-юношеского футбола.

football.png

Ускорить документооборот

Из-за широкого спектра задач и зон ответственности ФФУ обладает очень сложной нелинейной организационной структурой. Например, в нее входит 16 комитетов, 18 отделов, 6 департаментов, 21 ассоциация, лиги и федерации, ряд служб, советов и других органов. При этом управлением ФФУ занимаются конгресс, президент, исполнительный комитет, президия, исполнительный директор и 8 вице-президентов.

Не удивительно, что главной проблемой такой сложной структуры стала потеря информации из-за длительного цикла документооборота между всеми группами организации. В 2015 году руководство Федерации приняло решение оптимизировать документооборот и повысить эффективность внутренних коммуникации. Для этого инициативная группа ФФУ предложила создать внутренний портал. Его разработку доверили украинской веб-студии IT:LOGIC. Компания имеет большой опыт в подобных проектах и хорошее портфолио, состоящее из государственных организаций, крупных издательств, финансовых компаний, а также интернет-магазинов.

ФФУ.png

Четыре этапа за две недели

Перед IT:LOGIC была поставлена задача проанализировать структуру и бизнес-процессы ФФУ, чтобы максимально автоматизировать документооборот, и внедрить CRM-систему во всех ее подразделениях. С финансовой и функциональной точек зрения в качестве информационной системы была выбрана коробочная версия «1С-Битрикс24».

  • Алексей Дюбанов: директор компании IT:LOGIC «Это решение максимально подходило к требованиям заказчика, - рассказывает Алексей Дюбанов, директор IT:LOGIC. – Оно имеет богатый функционал, не требует специальных навыков и знаний для администрирования, можно достаточно быстро внедрить и приступить к выполнению задач. К тому же, этот продукт постоянно развивается и появляются новые бесплатные дополнения».
В октябре 2015 года подрядчик приступил к поэтапной реализации проекта. Сначала была установлена и внедрена CRM-система. На втором этапе — добавлены в систему все сотрудники и настроена организационная структура. Сотрудникам предоставили инструменты для общения через чаты и живую ленту, для создания рабочих групп, для работы над общими задачами, представили визуальную лестницу управления, справочную информацию о коллегах, кто в каком подразделении и кому подчиняется.

ФФУ2.png

Основным этапом стала настройка электронного документооборота. Она должна решать задачу управления документацией, чтобы с помощью портала согласовывать, хранить и работать с документами. В завершении проекта всех сотрудников организации ознакомили и обучили правилам использования системы. Весь процесс реализации проекта занял две недели.

Кто владеет информацией, тот владеет миром

В результате внедрения «Битрикс24» ФФУ получила большой внутренний информационный ресурс, на котором видны все новости организации, рабочие группы для коллективных задач, систему обмена сообщениями в режиме реального времени, единую онлайн-базу контактов всех подразделений. Также были запущены стандартные бизнес-процессы для юридического оформления отпусков, командировок и создан общий онлайн-архив документов. Управлять всеми функциями могут как отдельные подразделения, так и отдельные сотрудники, в зависимости от распределения прав доступа.

ФФУ1.png

Кроме того, используя стандартные возможности внутреннего портала удалось существенно облегчить бронирование переговорных комнат. «У нас есть 7 различных помещений, которые используются как залы заседаний или переговорные комнаты. Но до недавнего времени они использовались в хаотичном порядке. Теперь с помощью «Календаря» на портале можно увидеть, какие помещения и по какой причине заняты», — рассказывает Алексей Раздобутько, представитель ФФУ.

Планы на будущее

Пока еще длится ознакомительный период. Это связано с тем, что в марте 2016-го запланировано проведение конгресса исполнительного комитета Федерации. На нем будут обсуждаться, и приниматься решения об изменении организационной структуры ФФУ.

  • Алексей Раздобудько: представитель Федерации Футбола Украины «Только после конгресса мы уже будем понимать, в какую сторону развивать наш новый внутренний портал».

Хотите получить такой же результат в своей компании?
Зарегистрируйтесь на портале «Битрикс24»


Возврат к списку