ИК Кронос

Задача формирования культуры хранения данных состоит не только в том, чтобы люди ощущали комфорт при взаимодействии с ними, но и в том, чтобы они в них легко ориентировались. 

Рабочие файлы давно перестали быть персональными, доступ к ним должен быть у каждого сотрудника. А многие из нас, по-прежнему, используют их где-то у себя на личном компьютере. Постепенно «смазывая» картину корпоративных норм. 

Не стоит забывать, что культура совместной работы с документами является неотъемлемой частью взаимодействия в коллективе и решает три основных вопроса: 

1. Единые правила хранения и предоставления доступа к данным, которые упростят учет и доступность файлов. 
2. Устранение проблем разрозненных хранилищ, которые препятствуют совместной работе.
3. Грамотное управление данными хранилища, приводящее его в формат базы знаний как для старых, так и для новых сотрудников.  

В нашем случае основные проблемы, с которыми столкнулся клиент, были озвучены следующие:

• одновременная работа с двумя дублирующими инструментами 
• собственным файловым хранилищем и Битрикс24.Диск; 
• невозможность использования файлов внешнего хранилища в инструментах Битрикс24.
• отсутствие инструмента для единовременного перемещения всех файлов на Битрикс24.Диск. 

До нашего решения загрузка файлов в Битрикс24.Диск из файлового хранилища происходила вручную, по мере необходимости. А эта необходимость возникала в самый неожиданный момент и сотрудник вместо того, чтобы быстро найти и прикрепить файл, вынужден был сначала его найти в локальном файловом хранилище, потом загрузить в Битрикс24.Диск и только после этого прикрепить к нужному документу (задаче, сделке, письму и так далее). 

Что у нас получилось?

Мы написали модуль, который устанавливается на сервер с порталом, и способен обычную файловую структуру из файлов и папок преобразовать в формат, требуемый для хранения в Битрикс24. Диск. 

В итоге, клиент временно монтирует локальное файловое хранилище к северу портала, мы запускаем обработку, и уже через несколько часов все файлы перенесены в портал один к одному, как это было на локальном файловом архиве. 

После этого файловое хранилище можно отключать, все файлы теперь расположены в Битрикс24. Остается лишь запустить переиндексацию содержимого файлов модулем поиска, чтобы у сотрудников была возможность искать не только по заголовкам файлов, но и по их содержимому.