Корпоративный портал Администрации Калужской обл.

В октябре 2017 года мы выиграли тендер на внедрение системы управления проектами в администрации Калужской области.

Администрация Калужской области - государственная организация. Основное здание администрации Калужской области находится в центре города Калуги. В ее состав входит более 50 подразделений (министерства, управления, комитеты) по всей Калужской области. Основное направление деятельности, для которой было необходимо внедрение Битрикс24, - управление проектами. 
На данный момент корпоративным порталом пользуются более 850 служащих из различных ведомств. В ближайшие несколько лет все служащие КО (около 5000 пользователей) перейдут на единый инструмент взаимодействия и ведения проектов. 

Основные проблемы, с которыми столкнулись служащие организации:

• коммуникации между служащими
  
• время согласования документов
  
• централизованное хранение документов
  
• формирование сложной отчетности
  
• отсутствие единого механизма управления проектной деятельностью
  

Почему администрация Калужской области выбрала Битрикс24 в качестве корпоративного портала?
В Битрикс24 собран весь функционал, необходимый для полноценной работы служащих. А именно коммуникационный модуль (живая лента, чат, группы), задачи и проекты, отчеты, документооборот и CRM модуль, который стал основой для управления проектной деятельностью. 

Для решения этих проблем были поставлены следующие задачи:

• Разработка формы паспорта проекта
  
• Организация коммуникаций между участниками рабочей группы по проекту
  
• Хранение\передача файлов по проекту
  
• Вычисление статуса проекта в зависимости от параметров задач по этому проекту и по данным самого проекта
  
• Визуальное отображение статуса проекта и задач в интерфейсе
  
• Формирование сложных отчетов по проекту и связанным с ним задачам
  

Что нами было сделано для решения этих задач?
Для управления проектной деятельностью в Битрикс24 были сделаны серьезные доработки, позволяющие организовать эффективную работу по проекту, которые составляют целый модуль.
За основу модуля «Управление проектной деятельностью» был взят модуль CRM в Битрикс24, а именно Сделки (далее Проекты).
За основу формы паспорта проекта была взята карточка сделки: добавлены необходимые поля различных типов, а также настроен порядок этих полей в соответствии с нормативными документами по управлению проектами в администрации Калужской области.

В паспорте проекта в отдельных полях указываются участники проекта (руководящие должности и команда проекта). При сохранении проекта создается группа, связанная с этим проектом (переход из проекта в группу и обратно реализован в интерфейсе Битрикс24).
Также в эту группу автоматически добавляются пользователи, указанные в паспорте проекта, с учетом их роли в проекте (руководящие должности – модераторы группы, команда проекта – участники). Была настроена синхронизация задач между проектом (сделкой) и связанной группой.
Таким образом, мы обеспечили коммуникации рабочей группы по проекту и хранение\передачу файлов по проекту с помощью диска в группе.

Для ведения отчетности необходимо вычислить статус проекта (оценку риска проекта) по статусу связанных задач. Статус задачи определяется в зависимости от ее важности, сроков и допустимому отклонению по срокам, указанному в паспорте проекта. В то время как статус проекта определяется в зависимости от статуса самой «плохой» задачи. Была дана сложная логика вычисления статусов задач и проектов, но мы справились с этой задачей, а также реализовали визуальное отображение статуса задач и проектов в списках.

Для управления проектной деятельность необходимо формирование аналитических отчетов с возможностью выгрузки в Excel. Штатный механизм отчетов не подошел – формы отчетов не совпадают с формами, принятыми в нормативных документах. Наши разработчики с нуля создали отчеты, которые сразу формируются в .xlsx формате при нажатии на соответствующие кнопки в паспорте проекта. Один из отчетов подсчитывает задачи в соответствии с их статусом и на отдельных вкладках Excel файла собирает детальную информацию по каждому списку задач.

В данный момент на портале ведется работа по 62 крупным проектам. Создано более 600 задач по проектам. Всего на портале создано около 3000 задач. Статистика по показателям проектов хранится в универсальных списках портала (6 списков) и постоянно заполняется пользователями. Также записи универсальных списков выгружаются в отчет по проекту в формате Excel. Отчеты формируются в соответствии с требованиями нормативных документов.
Кроме управления проектной деятельностью (группы, задачи, универсальные списки, карточка сделки\проекта) служащие активно пользуются диском для хранения документов, живой лентой и бизнес-чатом.

По завершению всех доработок и необходимых настроек у служащих администрации Калужской области появился единый механизм управления проектной деятельностью. Кроме этого на 30% сократилось время передачи и согласования документов.