Корпоративный портал NBCom Group
1.Краткая информация о клиенте
NB Company — сеть розничных и онлайн магазинов компьютерной техники для бизнеса и для геймеров. На портале Битрикс24 работают 645 человек
2.Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Клиент пришел за базовой настройкой портала для HR-менеджеров: за бизнес-процессами по организации командировок и за организацией обучения и прохождения испытательного срока стажерами. Клиента привлекла многофункциональность Битрикс24: на одной платформе можно настроить инструменты для разных отделов и организовать работу большой компании. Нас клиент выбрал, потому что его устроило соотношение цены и качества, а также понравился подход специалиста отдела внедрения Александра Ефремова.
3. Процесс внедрения, особенности проекта
Внедрение решает задачи HR- отдела: мы автоматизировали согласование командировок и настроили инструменты для адаптации и стажировки
Все технические трудности удалось решить штатными инструментами Битрикс24. Для обучения и вовлечения пользователей в работу на портале мы написали инструкции. Мы продолжаем работать с клиентом и настраиваем дополнительные процессы для удобной работы всех сотрудников компании.
4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Процесс по стажировке и адаптации сотрудников.
HR-специалист заполняет указывает персональные данные стажера и подразделение, куда нанимают нового сотрудник, в специальной форме в Живой ленте — запускается бизнес-процесс: создается страница сотрудника в Битрикс24, данные подтягиваются из заполненной формы, а стажер получает на почту письмо с ссылкой для подтверждения регистрации. Он проходит по ссылке и учетная запись активируется.
В профиль автоматически подтягиваются тренеры, руководители и все участники процесса адаптации сотрудника. Руководитель и дополнительные участники определяются автоматически. После — создается задача по адаптации нового сотрудника. Внутри — подзадачи, соответствующие каждому этапу адаптации: по стажировке, по испытательному сроку, по итоговой адаптации. Внутри задач — материалы и итоговые тесты. Если сотрудник проходит успешно все 4 этапа, испытательный срок считается завершенным.
Реализация бизнес-процесса по организации командировки
Сотрудник заполняет форму, указывает информацию, которая требуется для подготовки командировки — запускается бизнес-процесс.
В зависимости от должности сотрудника и информации, указанной в форме, заявка попадает в общую очередь, либо в особую очередь согласования. В общей очереди командировку согласует либо руководитель инициатора, либо ответственный за этот процесс сотрудник. Если же никто не согласовал командировку в течении определенного времени, то заявка попадает в особую очередь. Сотрудник может отправить заявку на на верхний уровень согласования принудительно.
После — заявка переходит в статус приобретения билетов. Офис-менеджер покупает билеты, они прикрепляются к задаче и отправляются командируемым сотрудникам на почту. Затем начинается подготовка документов. Автоматически выставляются соответствующие задания в разные подразделения по формированию набора документов. После — даты командировки вносятся в график отсутствий. Если в форме не выставлено, что командировка конфиденциальна, в живую ленту компании отправляется уведомление, что этот сотрудник будет отсутствовать в указанный период.
Последний этап бизнес-процесса — предоставить набор документов в бухгалтерию. Перечень документов формируется автоматически и зависит от параметров командировки. Когда бухгалтерия подтверждает получение документов, процесс завершается.
5. Преимущества от внедрения
Процесс согласования командировок стал понятным и последовательным. Сотрудники не тратят времени на заполнение бумаг, а HR-менеджеры вовремя оформляют все документы. История документов хранится в Битрикс24 — это позволяет легче вести учет. Также HR-отдел тратит меньше времени на оформление стажеров — страница сотрудника создается автоматически. Руководители отслеживают динамику прохождения стажировок, а обучение стало последовательным, комфортным и прозрачным для всех участников процесса.
