Как с помощью Битрикс24 Вайбкод автоматизировать бронирование игр в парке развлечений

Одна бронь в парке развлечений может объединять несколько игр, банкетную комнату и разные по продолжительности перерывы между активностями. Поэтому сотруднику нужно не просто найти свободное время, а собрать подходящий сценарий посещения с учетом доступности игр и помещений. Готовые решения не позволяли учесть все эти условия в одном процессе, что создавало сложности при оформлении нестандартных бронирований и требовало дополнительных ручных действий со стороны сотрудников.

О компании

Отдел24 — партнер-интегратор Битрикс24, который занимается внедрением и настройкой CRM под задачи бизнеса. Для одного из клиентов — парка развлечений — команда разработала приложение с помощью Битрикс24 Вайбкод, которое позволяет создавать и управлять бронированиями, подбирать свободные слоты, учитывать несколько игр в одной заявке и резервировать банкетные комнаты.

Как работает решение

Приложение встроено в Битрикс24 и доступно как в десктопной, так и в мобильной версии.

Календарь бронирований

В календаре можно посмотреть загрузку парка за день, неделю или месяц. Даты с активными бронированиями подсвечиваются, а при выборе конкретного дня сотрудник видит все записи на это время.

Календарь используется не только для просмотра занятости. Из него можно создать новую бронь, открыть существующую, изменить ее параметры, подтвердить или отменить запись.

Бронирование нескольких игр

Одна заявка может включать не одну, а сразу несколько игр. При создании брони сотрудник выбирает основную игру и при необходимости добавляет дополнительные. Порядок игр можно менять прямо в приложении. Это позволяет собрать весь сценарий посещения в рамках одной брони, а не создавать отдельные записи для каждой активности.

При создании заявки также можно указать количество участников, возраст детей и добавить комментарий. Часть этих параметров пока не влияет на расчет доступности, но заложена в структуру приложения для дальнейшего развития.

Подбор свободного времени

После выбора игр приложение показывает доступные временные слоты. При этом учитывается продолжительность каждой игры и обязательные технические перерывы.

Например, после завершения игры может потребоваться 15 минут на уборку помещения. Этот интервал задается в настройках игры, поэтому следующий клиент не сможет забронировать помещение на время, которое фактически еще занято.

Для нестандартных сценариев предусмотрена возможность вручную корректировать интервалы. Это важно для ситуаций, когда посетители хотят сделать более длинный перерыв между играми или провести это время в банкетной зоне.

Бронирование банкетных комнат

Помимо игровых помещений, через приложение можно заранее зарезервировать банкетную комнату. Сотрудник выбирает нужное время и помещение, после чего система учитывает его занятость при формировании брони. В дальнейшем планируется связать доступность комнат с их вместимостью, чтобы приложение могло автоматически исключать неподходящие варианты.

Бронь без созданной сделки

Особенность процесса в том, что клиент часто сначала звонит в парк, а сделки в CRM на этот момент еще нет. Поэтому сотрудник может сначала создать бронь, проверить доступность игр и помещений, а уже после найти или создать соответствующую сделку и привязать ее к записи.

Такой сценарий позволяет не заставлять сотрудника сначала оформлять сделку только для того, чтобы проверить свободное время.

Служебные заметки

В приложении предусмотрен отдельный раздел для заметок по датам. Сотрудники могут использовать его для текущей информации: например, указать, что кто-то из персонала находится в отпуске, или оставить другую служебную отметку.

Раньше подобные записи велись в Google КалендареДиске. Теперь заметку можно создать непосредственно в календаре и привязать к конкретному дню.

Настройка справочников и доступа

Администратор может самостоятельно добавлять и редактировать основные элементы системы:

• игровые помещения;
• банкетные комнаты;
• игры;
• ведущих;
• продолжительность игр;
• обязательные технические перерывы;
• вместимость помещений;
• права доступа сотрудников.

Для приложения также предусмотрено резервное копирование данных.

Что изменилось после внедрения

Парк получил специализированный инструмент для бронирования, который учитывает особенности его работы: участие оператора, несколько игр в одной заявке, дополнительные помещения и нестандартные интервалы между активностями.

В результате удалось:

• перенести бронирование из Google Календаря в Битрикс24;
• дать сотрудникам возможность работать с заявками с мобильных устройств;
• объединить несколько игр в одной брони;
• учитывать технические перерывы между играми;
• управлять игровыми и банкетными помещениями из одного интерфейса;
• создавать бронь до появления сделки в CRM;
• хранить служебные заметки непосредственно в календаре;
• централизовать настройки игр, помещений и сотрудников.

Решение продолжает развиваться. Один из следующих этапов — более точный расчет доступных слотов с учетом нестандартных перерывов между играми и автоматическая проверка соответствия помещения требованиям конкретной заявки.

Что изменилось после внедрения

Парк получил специализированный инструмент для бронирования, который учитывает особенности его работы: участие оператора, несколько игр в одной заявке, дополнительные помещения и нестандартные интервалы между активностями.

В результате удалось:

• перенести бронирование из Google Календаря в Битрикс24;
• дать сотрудникам возможность работать с заявками с мобильных устройств;
• объединить несколько игр в одной брони;
• учитывать технические перерывы между играми;
• управлять игровыми и банкетными помещениями из одного интерфейса;
• создавать бронь до появления сделки в CRM;
• хранить служебные заметки непосредственно в календаре;
• централизовать настройки игр, помещений и сотрудников.

Решение продолжает развиваться. Один из следующих этапов — более точный расчет доступных слотов с учетом нестандартных перерывов между играми и автоматическая проверка соответствия помещения требованиям конкретной заявки.