Как с помощью Битрикс24 Вайбкод автоматизировать контроль поставок материалов
Отделы снабжения постоянно работают с частичными поставками. Один заказ может закрываться несколькими отгрузками, поэтому сотрудникам приходится вручную сверять заявки, поставки и остатки. Чем больше закупок, тем выше риск потерять контроль над исполнением заказа и допустить ошибки в учете.
Команда «Цифрового Потока» перенесла этот процесс в Битрикс24. С помощью платформы Битрикс24 Вайбкод партнер создал приложение, которое автоматически контролирует поставки материалов, избавляя сотрудников от ручной проверки Excel-файлов и постоянной сверки данных.
«На первый взгляд это небольшое приложение, но именно оно стало одним из самых сложных с точки зрения архитектуры. Нужно было не просто сделать интерфейс, а реализовать парсинг Excel-файлов, обработку данных нейросетью, разграничение прав доступа и связать одну заявку с несколькими поставками. Поэтому на разработку ушло около двух недель», — Сергей Кучеренок, руководитель компании-интегратора Битрикс24 «Цифровой Поток»
О компании
«Цифровой Поток» — партнер Битрикс24. После выхода Битрикс24 Вайбкод команда одной из первых начала использовать платформу в коммерческих проектах и создавать собственные приложения под задачи клиентов.
Как работает решение
Приложение встроено в Битрикс24 и сопровождает весь процесс закупки материалов. Отдел снабжения загружает в приложение Excel-файл со списком необходимых материалов. После этого встроенная нейросеть анализирует документ, извлекает данные и автоматически распределяет их по внутренним сущностям Битрикс24. Сотрудникам не приходится переносить информацию вручную.
Контроль исполнения заявок
Каждая заявка может закрываться несколькими поставками. Приложение автоматически отслеживает, сколько материалов было заказано, сколько уже поставлено и какой объем еще остается получить.
По каждой поставке сотрудники сразу видят фактическое количество доставленных материалов и остаток. Благодаря этому отдел снабжения в любой момент понимает, насколько выполнены обязательства поставщика.
Проверка количества материалов
Приложение контролирует корректность вводимых данных. Если сотрудник пытается указать количество материалов больше, чем требуется по заявке, система не позволит сохранить такую поставку. Кроме того, интерфейс наглядно показывает корректность заполнения данных, что помогает быстро выявлять ошибки при приемке материалов.
Управление поставками и правами доступа
К одной заявке можно привязать несколько поставок. Для каждой из них хранится перечень материалов и фактически поставленное количество.
В приложении также реализовано разграничение прав доступа: сотрудники видят только те данные и действия, которые соответствуют их роли. Можно отдельно управлять просмотром, редактированием и удалением информации о поставках.
Что изменилось после внедрения
После запуска приложения компания получила единый инструмент для контроля поставок материалов на всех этапах. В результате удалось:
- автоматизировать обработку заявок на закупку материалов;
- отказаться от ручного переноса данных из Excel;
- контролировать частичные поставки по каждой заявке;
- исключить ошибки при вводе количества поставляемых материалов;
- разграничить права доступа сотрудников;
- получать актуальную информацию по каждой поставке в режиме реального времени.
На разработку приложения ушло около двух недель. Более того, заказчик уже запланировал следующий этап, который позволит автоматически сверять плановые и фактические поставки и выставлять КП по выложенным на закупку материалам.
