Компания «БНК» — это электротехнический завод, расположенный в городе Азове Ростовской области. Он специализируется на производстве оборудования и решений для сетей электроснабжения и альтернативной энергетики.

Предприятие было основано 17 октября 2008 года.

Продукция завода предназначена для обеспечения электроэнергией различных объектов в процессе нового строительства, реконструкции или модернизации. Она интегрируется в единую автоматизированную систему учёта и управления энергохозяйством объектов, обеспечивая высокий уровень надёжности и безопасности электроснабжения.

Клиент пришел с задачами:

Клиент обратился с запросом на разработку удобной системы внутренней работы между руководителями отделов и их сотрудниками в рамках проектов.

Нужно было:

• Создать автоматизированное рабочее место для сотрудников

• Создать справочник объектов строительства

• Настроить канбан для отслеживания всех этапов реализации проекта

• Сделать шаблоны задач, соответствующие каждому этапу строительства

• Сделать отдельную систему ролей на случай входа и выхода участников проекта

• Сделать возможность отслеживать все задачи по проектам на диаграмме Ганта.

Как клиент работал до внедрения.

Работа по проектам велась в воронке продаж и группах.

Задачи создавались вручную, без использования шаблонов.

Информация о проектах и их сроках выводилась в виде отчета в таблице Excel.

Процесс внедрения, особенности проекта:

На первом этапе работ были созданы смарт-процессы:

• Проекты;

• Этапы реализации;

• Объекты строительства;

• Справочник этапов реализации

Рядом расположили кнопку для настройки прав доступа.

Объекты строительства — простой и удобный справочник для хранения информации об актуальных объектах строительства, на которых идёт или будет идти работа.

Проекты — простой канбан, предназначенный для отслеживания сроков реализации проекта. Представлены стадии:

• Договор заключен;

• В работе;

• Риск нарушения сроков;

• Сроки нарушены;

Каждый элемент такого смарт-процесса привязан к элементу из справочника “Объекты строительства” и содержит общую информацию о проекте, его экономику, финансирование, оценки рисков, сроки и т.д.
В карточку проекта встроен смарт-процесс “Этапы реализации”.

Этапы реализации - встроены в карточку проекта и обладают своим канбаном.

В смарт-процессе «Этапы реализации» предлагается следующий сценарий работы. Находясь в карточке проекта, мы создаем новый этап работы на нужной стадии реализации, указывая дату начала и завершения этапа, клиентом было предусмотрено 7 этапов и один завершающий, некоторые из которых могут выполняться параллельно.

Каждый элемент будет создан на соответствующей стадии канбана и не предполагает передвижения по стадиям, кроме завершения. Завершение наступает в момент закрытия всех задач на этапе реализации. 

Находясь внутри элемента, пользователь создаёт задачи по шаблону с помощью разработанного нами приложения «Поставить задачи». Для постановки задачи достаточно сделать пару кликов и при необходимости отредактировать поставленную задачу. Все созданные задачи отобразятся в таймлайне элемента этапа реализации, из которого они созданы.

Каждый этап реализации имеет свой набор уникальных задач, которые хранятся в смарт-процессе «Справочник этапов реализации». У задач есть название, привязка к проекту, этапу реализации, постановщик и исполнитель. Другие уникальные данные постановщик вносит сам.

Справочник этапов реализации — смарт-процесс, хранящий в себе шаблоны задач для каждого из этапов реализации.

Шаблоны используются нашим приложением и при необходимости могут быть отредактированы пользователем самостоятельно.

Для отслеживания задач клиенту подошел типовой гант из раздела «Задачи и проекты». Каждый из проектов имеет индивидуальное обозначение, которое хранится в карточке проекта. Это обозначение добавляется в название задачи, что даёт возможность просматривать задачи по отдельному проекту на диаграмме ганта.

Доступ к проектам настраивается через систему ролей в правах доступа, что важно для порядка соблюдения всех работ.

Достигнутые результаты:

В результате выполнения проекта все поставленные цели были успешно достигнуты. Внедрение функционала осуществлялось поэтапно, что позволило своевременно выявлять и интегрировать доработки и инновационные решения. После внедрения, возникли идеи для новых доработок, которые возможно, будут реализованы в ближайшем будущем. 

Таким образом, компания получила в свое распоряжение высокофункциональную, эргономичную и отлаженную систему управления проектами, с контролем сроков по этапам реализации.

Преимущества от внедрения 

• Создано автоматизированное рабочее место для удобного контроля над проектами компании.

• Создан справочник по всем Объектам строительства.

• Создано приложение ускоряющее процесс постановки задач, за счёт отдельного справочника с редактируемыми шаблонами. 

• Создан канбан, для отслеживания всех этапов выполнения проекта, не требующий сложной автоматизации. 

• Есть быстрая настройка прав через систему ролей, на случай входа и выхода участников проекта.

• Руководитель может отслеживать все задачи по каждому из проектов с помощью типового функционала, за счёт специальных меток в названии задачи.