Как настроить процесс управления проектами и систематизировать внутреннюю коммуникацию между сотрудниками? Кейс компании AviaCam

AviaCam – производственная компания из Ульяновска, специализирующаяся на изготовлении металлоизделий, комплектующих и промышленной оснастки. До внедрения Битрикс24 компания использовала устаревшую самописную систему, которая:

• Не обеспечивала прозрачности – данные о проектах и клиентах хранились разрозненно, что усложняло контроль.

• Замедляла коммуникацию – сотрудники тратили время на согласование задач через почту и чаты, а важные действия часто пропускались из-за отсутствия напоминаний.

• Не позволяла анализировать эффективность – не было единой CRM, что затрудняло работу с клиентами и оценку KPI менеджеров.

Цель внедрения:
Создать единую цифровую среду для управления проектами, автоматизировать работу с клиентами и исключить потерю данных.

Проект включал 4 ключевых направления:

1. CRM для отдела продаж и клиентского сервиса

• Настроены воронки заявок и заказов с автоматическими этапами сделок.

• В карточках клиентов появилась полная история взаимодействий (звонки, письма, документы).

• Внедрены напоминания о важных действиях (например, контроль оплат или сроков поставки).

2. Управление проектами

• Созданы проектные группы с задачами для каждого отдела (производство, логистика, бухгалтерия).

• Настроены автоматические уведомления о сроках выполнения этапов.

3. Внутренняя коммуникация

• Заменены почта и мессенджеры на корпоративный чат и видеозвонки в Битрикс24.

• Документы и файлы по проектам теперь хранятся в едином облаке с доступом для ответственных.

4. Аналитика и отчетность

• Внедрены дашборды для руководителей: статус проектов, загрузка отделов, финансовые показатели.

Результаты через 3 месяца после внедрения:

• Сокращение времени на согласование задач на 40% за счет автоматических напоминаний и прозрачности процессов.

• Увеличение скорости обработки заказов – менеджеры стали тратить на 30% меньше времени на поиск информации о клиентах.

• Снижение количества ошибок в документах и сроках поставки благодаря единой системе учета.

Кейс AviaCam показывает, как даже в «нецифровых» отраслях (металлообработка, производство) можно:

• Уйти от устаревших систем за 2-3 месяца.

• Снизить операционные затраты на 25-40%.

• Улучшить контроль качества и сроков.

• Прозрачность бизнеса: Руководство видит статус всех проектов в реальном времени.

• Автоматизация рутины: Исключены «потерянные» задачи и дублирование данных.

• Удобство для сотрудников: Все инструменты (CRM, задачи, документы) доступны в одном интерфейсе.

Операционная эффективность

Сокращение времени на управление проектами на 35%
Автоматизированные workflows и единое пространство для задач позволили:

• В 2 раза уменьшить количество совещаний по статусу проектов

• На 60% сократить время на поиск информации по текущим заказам

• Исключить дублирование задач между отделами

• Автоматизация контроля сроков
  Внедрение системы напоминаний дало:

  • 100% выполнение критичных этапов производства в срок

  • Снижение штрафов за просрочки поставок на 45%

  • Уменьшение количества "авральных" работ на 70%

CRM и работа с клиентами

• Рост удовлетворенности клиентов:

  • Время обработки заявок сократилось с 3 дней до 6 часов

  • Полная история коммуникаций доступна любому менеджеру за 1 клик

  • Количество повторных обращений клиентов выросло на 25%