Снизили трудозатраты и ускорили обработку заявок: кейс по автоматизации логистики и закупок через Битрикс24

Меловые добавки CALTECH.

Компания работает в сегменте B2B и занимается поставками меловых добавок от зарубежных производителей с последующей реализацией продукции внутри страны.
Клиент обслуживает бизнесы, которым необходимы качественные добавки для различных технологических процессов — от производства строительных материалов до химической промышленности. Помимо закупок и продаж, компания берёт на себя логистику: организует доставку, взаимодействует с транспортными компаниями, контролирует отгрузки со склада и соблюдение сроков поставок.
В штате задействованы менеджеры по продажам, специалисты по закупкам и логисты, каждый из которых участвует в обработке сделок, формировании заявок и координации поставок.

Клиент обратился с запросом на внедрение CRM-системы для систематизации и автоматизации ключевых процессов: продаж, закупок и логистики. На старте в компании отсутствовал централизованный инструмент управления — задачи ставились вручную, информация передавалась в мессенджерах и через электронную почту, история работы по сделкам не сохранялась. Это приводило к дублированию действий, ошибкам в сроках и потере контроля за процессами.

Перед нами стояли следующие задачи:

• Внедрить инструменты для контроля работы менеджеров и прозрачного ведения сделок.

• Автоматизировать рутинные процессы в отделах закупок и логистики.

• Организовать хранение информации о договорах, перевозчиках и контрагентах в структурированном и доступном виде.

• Обеспечить фиксацию и обработку входящих звонков с последующим созданием лидов и сделок.

• Настроить взаимодействие между отделами в рамках единой системы, исключив ручную передачу информации.

• Упростить контроль сроков, напоминания и согласования за счёт автоматизированных сценариев.

Основная цель — создать единую цифровую среду, в которой каждый сотрудник будет работать по понятным правилам и видеть, на каком этапе находится каждый процесс.

Мы начали с анализа текущих бизнес-процессов в отделах продаж, закупок и логистики. На основе этого сформировали архитектуру CRM в Битрикс24 и приступили к внедрению.

Что было сделано:

1. Автоматизация продаж:

• Настроили воронку продаж со стадиями и триггерами, которые запускают автоматические действия: постановку задач, проверку наличия договора и другие шаги.

• Создали карточки сделок, компаний и контактов, включая отдельный шаблон карточки для логистов.

• Добавили каталог товаров с актуальной номенклатурой (запланирована полная интеграция с 1С).

• Подключили телефонию от Билайн — теперь все входящие звонки фиксируются в CRM, по ним автоматически создаются лиды и сделки.

2. Автоматизация закупок и логистики:

• Настроили отдельный смарт-процесс для работы отдела закупа. В нём реализованы стадии процесса, карточки для сотрудников с нужной информацией, а также автоматические напоминания.

• Создали бизнес-процессы для отправки запросов поставщикам и контроля сроков поставок.

• Настроили взаимосвязь между бизнес-процессами и смарт-процессами, что обеспечивает единый цикл обработки информации.

• Разработали справочник по перевозчикам — отдельный смарт-процесс, в котором хранятся данные о контрагентах и их условиях.

3. Управление договорами:

• Внедрили смарт-процесс для хранения информации о договорах, сроках их действия и актуальности.

• Организовали проверку наличия действующего договора при работе с клиентом — система автоматически уведомляет, если договор неактуален или отсутствует.

За счёт внедрения CRM и автоматизации процессов компания получила:

• Снижение трудозатрат на рутинные операции — сотрудники перестали тратить время на ручной контроль и дублирование информации.

• Повышение прозрачности — стало видно, на каком этапе находится каждая сделка или закупка, кто за что отвечает, какие сроки стоят.

• Более слаженное взаимодействие отделов — логисты, закупщики и продавцы работают в одной системе и по согласованным процессам.

• Увеличение скорости обработки входящих запросов — благодаря связке телефонии и CRM ни один звонок не теряется, каждый лид конвертируется в сделку.

Мы продолжаем сотрудничество с клиентом, готовим к запуску интеграцию с 1С и расширение функционала CRM для ещё более точного контроля над логистикой и финансами.