Как создать систему управления проектами и коммуникации с клиентами? Компания АРХИWOOD
.png)
Клиент: АРХИWOOD
Город: Москва
Направление деятельности: проектирование, строительство и ремонт
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 100-200
Оборот: более 1 млрд. в год
АРХИWOOD Компания занимается продажей и поставкой и возведением деревянного домостроения VIP-сегмента. Компания более 29 лет представляет бренд HONKA в России и реализует создание домов «под ключ».
В строительной компании хотели внедрить управленческий учёт для прогнозирования и управления затратами компании. Но в первую очередь руководство задумалось о необходимости найти подходящую CRM-систему для внутренней работы и контроля процессов поставки материалов и строительства объектов.
Решили выбрать Битрикс24, так как есть широкая возможность для дальнейшего развития системы, её масштабирования и интеграции с 1С.
Что было важно:
-
Структурировать систему учёта для менеджеров, структурировать процесс реализации проектов и контроля выполнения поставленных задач.
-
Выстроить работу отдела комплектации и отдела продаж.
-
Внедрить контроль сроков и прогресса выполнения проекта.
-
Настроить контроль реализации договоров поставки, в том числе с учётом рекламационных заявок.
Долго искали CRM-систему, которая бы подходила для системного управления проектами. Так как зарубежными аналогами более нет возможности пользоваться, остановились на российском продукте Битрикс24. Для руководителей эта система показалась самой понятной надёжной.
Нашли в списке рекомендованных компаний INVO Group и после ознакомительной встречи решили с нами работать.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM:
1.1 Настроена воронка «Управление проектом», которая по сути выполняет функцию воронки продаж
2. Бизнес-процессы:
2.1 Настроен бизнес-процесс, который позволяет передавать необходимые данные из отдела продаж в отдел комплектации. Взаимосвязь создана так, что любые дополнительные данные по клиентам, которые вносит менеджер в реестры, автоматически обновляются для отдела комплектации.
3. Смарт-процессы:
3.1 Настроен смарт-процесс «Комплектация».
3.2 Настроен смарт-процесс «Архитектура».
3.3 Настроен смарт-процесс «Заявки на поставку».
Смарт-процессы позволяют создавать элементы и настраивать собственный сценарий работы с клиентами.
4. Списки:
4.1 Настроен реестр платежей по контракту, который списочно помогает фиксировать платежи и их дату.
4.2 Настроен реестр внутреннего расчёта контракта, который показывает сумму и детали закупок по контракту.
5. Задачи (группы/проекты):
5.1 Настроена группа «Комплектация».
5.2 Настроена группа «Архитектура».
5.3 Настроена группа «Заявки на поставку».
6. Работа с документами:
6.1 Создан 2 шаблона договора проектирования.
6.2 Создан 4 шаблона договора поставки.
7. BI-аналитика:
7.1 Настроен отчёт по менеджерам, который показывает текущую загрузку, детализацию по проектам (какой проект, какая площадь объекта и т.д.), количество закрытых проектов и суммы по договорам, данные по закрытым договорам поставки за период.
7.2 Аналогично настроен отчёт по архитекторам, с такими же показателями как и по менеджерам, в том числе данные по количеству зашедших проектов за период.
BI-аналитика — это инструмент для подробного анализа данных накопленных непосредственно CRM-системе Битрикс24, который визуализирует данные в виде удобного дашборда с необходимыми таблицами и графиками.
8. Облачное хранение данных:
8.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
9. Чат и видеозвонки:
9.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
9.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.
Что было сделано:
-
Выстроена прозрачная система управления проектами.
Все этапы работы с клиентами и проектами теперь фиксируются в единой системе. Это позволяет избежать потери информации и обеспечивает полный контроль над каждым проектом. -
Созданы условия для слаженного взаимодействия между отделами.
Внедрение CRM устранило барьеры между отделами продаж, комплектации и архитектурным отделом. Теперь все данные автоматически синхронизируются, что ускоряет процессы и снижает количество ошибок. -
Внедрён контроль за сроками и прогрессом выполнения проектов.
BI-аналитика предоставляет руководству компании детализированные отчёты по каждому проекту, что позволяет оперативно реагировать на изменения и минимизировать риски. -
Автоматизированы рутинные задачи. Благодаря настройке смарт-процессов и бизнес-процессов, время на выполнение рутинных операций сократилось на 30%. Это позволяет в срок выполнять условия договора поставки, а сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах, повысив их продуктивность.
Благодаря внедрению CRM Битрикс24, компания АРХИWOOD смогла выстроить чёткую систему управления проектами. Воронка «Управление проектом» позволила контролировать каждый этап реализации проектов — от заключения договора до завершения строительства. Это значительно упростило взаимодействие между отделами продаж, комплектации и архитектурным отделом. Теперь все данные о клиентах, заказах и поставках автоматически синхронизируются, что исключает дублирование информации и ошибки.
Автоматизация бизнес-процессов, таких как передача данных между отделами, формирование реестров платежей и заявок на поставку, позволила сократить время на выполнение рутинных операций.
BI-аналитика дала возможность руководству компании в режиме реального времени отслеживать ключевые показатели: загрузку менеджеров, прогресс по проектам, суммы по договорам и сроки выполнения задач. Это позволяет своевременно выявлять риски и принимать управленческие решения, что по прогнозам должно привести к снижению количества просроченных задач на 25%.
Битрикс24 предоставляет широкие возможности для дальнейшего развития системы. Уже на этапе MVP компания смогла реализовать ключевые функции, а в будущем планируется интеграция с 1С и расширение функционала.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 9
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:
-
оперативность;
-
структурность.
По словам руководителя отдела комплектации, в динамике работы с нами всё достаточно оперативно выполнялось. Сотрудники INVO Group хорошо разбираются в системе и справляются с поставленными задачами.
