Сократили процесс согласования документооборота в строительной компании на 50%

Компания специализируется на строительстве автомобильных дорог и реализует проекты различного масштаба — от локальных участков до крупных федеральных трасс.
В штате — от 30 до 50 сотрудников, число которых варьируется в зависимости от сезона и объёма текущих работ. Организация активно взаимодействует с государственными и частными заказчиками, работает через систему подрядов и заключает большое количество договоров.

Для ведения проектов требуется чёткий документооборот: на каждом этапе необходимо контролировать процессы согласования, фиксировать изменения условий и оперативно реагировать на возможные отклонения. 

Компания столкнулась с рядом проблем в работе с документами, особенно при согласовании договоров и контроле их исполнения. На момент обращения весь документооборот вёлся вручную или с использованием несвязанных между собой файлов и таблиц. Это приводило к постоянным задержкам, потере истории правок, отсутствию прозрачности на этапах согласования и сложностям при пролонгации договоров.

Ключевые задачи, с которыми пришёл клиент:

• Централизовать работу с документами внутри единой системы;

• Организовать поэтапное согласование договоров с учётом типов, сумм и сторон;

• Исключить ошибки, связанные с человеческим фактором при отслеживании сроков;

• Сохранять историю изменений и комментариев для упрощения пролонгации;

• Обеспечить контроль за исполнением условий договоров после подписания;

• Повысить скорость принятия решений и прозрачность всех процессов.

Для начала мы провели серию интервью с владельцем процесса и ключевыми сотрудниками, чтобы понять, где именно происходят задержки и потери информации. Изучили действующие регламенты и составили модель автоматизированного документооборота на базе Битрикс24. После согласования концепции с клиентом перешли к реализации.

Проект включал настройку двух взаимосвязанных подпроцессов:

1. Согласование документов

• Построены гибкие маршруты согласования в зависимости от условий договора (тип, сумма, стороны).

• Включены этапы с привлечением рецензентов и сбором комментариев.

• Настроена автоматическая генерация протокола разногласий и листа согласования.

• Реализован механизм контроля сроков с напоминаниями и уведомлениями.

• Учтена возможность фиксировать пожелания к условиям пролонгации.

2. Контроль исполнения договоров

• Автоматически создаются задачи по ключевым этапам исполнения.

• В случае нарушения условий договора куратор получает уведомление.

• Информация о ходе исполнения доступна при подготовке к пролонгации.

Все процессы связаны между собой и работают внутри Битрикс24, что обеспечило целостность системы и удобство для сотрудников.

Автоматизация документооборота позволила клиенту:

• Сократить сроки согласования документов за счёт автоматизации маршрутов и напоминаний.

• Упростить процесс пролонгации — вся история согласования теперь фиксируется автоматически.

• Исключить просрочки и нарушения условий за счёт встроенного контроля исполнения.

• Повысить прозрачность и управляемость работы с договорами.

По оценке клиента, временные затраты на согласование сократились примерно на 40–50%. Снижен риск ошибок, улучшена командная коммуникация. Проект получил высокую оценку со стороны руководства, и сейчас мы совместно рассматриваем расширение автоматизации на другие процессы внутри компании.