Как RentinCity перевела управление арендаторами в Битрикс24 и перестала терять договоры

RentinCity управляет коммерческой недвижимостью: объекты, помещения, арендаторы, договоры, счета, заявки в отделы, штрафы, выезды.

Сотрудники разбросаны по объектам, процессы пересекаются, и всю эту машину надо как-то удерживать в рабочем состоянии. Без единой системы — никак.

Что болело

До внедрения Битрикс24 часть процессов жила в сторонних сервисах. Когда зарубежное ПО ушло с рынка, вопрос встал ребром: нужна одна система, в которой видно всё. Договоры, арендаторов, объекты, заявки, согласования. Без прыжков между сервисами и вечных «а кто это согласовал?».

Разрозненные инструменты. Договоры в одном месте, заявки на оплату в другом, реестр объектов в третьем. Юрист не видит, что инженер уже выставил предписание. Руководитель не видит, кто из арендаторов съезжает через месяц. Сотрудники на разных объектах работают каждый в своём ритме, и синхронизировать их можно только звонками и почтой.

Когда количество объектов растёт, этот подход ломается. На пяти объектах ещё можно держать картину в голове. На пятнадцати — уже нереально.

Что сделали

Решение для сферы коммерческой недвижимости построили на смарт-процессах Битрикс24. Не на лидах и сделках — они заточены под продажи, а здесь логика другая. Смарт-процессы дали свободу в управлении процессами и объектами: для каждой зоны ответственности - своя структура, свои этапы, свои автоматические сценарии.

Интегрировали Битрикс24 с 1С Недвижимость. Заявки на оплату уходят напрямую, без ручного переноса данных. Создали реестр объектов с адресами и сдаваемыми площадями — теперь любой сотрудник видит актуальную картину по всем помещениям.

Развернули рабочие группы по объектам и подразделениям. У каждого объекта своё пространство: задачи, документы, обсуждения. Сотрудники видят только то, что относится к их объектам, и не тонут в общем потоке.

Центральным элементом сделали карточку договора. В ней собрали всё: сам договор, допсоглашения, объект, площадь, ставки, историю запросов и согласований, штрафы, предписания и сценарии выезда. Открываешь карточку — и видишь всю историю арендатора за пять секунд.

Настроили смарт-процессы для

• оплат,

• закупок,

• договоров,

• допсоглашений,

• штрафов,

• судебных ситуаций

• и заявок в подразделения.

Каждый процесс идёт по своим стадиям, с автоматическими задачами для сотрудников. Система сама назначает ответственных, ставит сроки и напоминает, если что-то зависло.

Отдельно проработали сценарии въезда и выезда арендаторов. Теперь это не хаотичный набор действий, а понятный процесс с зафиксированными этапами, датами и ответственными. Дата съезда известна заранее, и все службы — от инженеров до юристов — получают задачи вовремя.

Результат

Компания получила единый контур управления. Руководитель видит всю картину: какие объекты загружены, какие договоры на подходе, где висят неоплаченные счета, кто из арендаторов планирует съезд.

Сотрудники работают в одной системе. Задачи приходят автоматически, сроки видны, ответственные зафиксированы. Никто не говорит «я не знал» или «мне не сказали». Система сказала.

Решение масштабируется. Добавили новый объект — создали рабочую группу, привязали к реестру, и процессы поехали. Без перестройки всей системы.