Благотворительный фонд "Онкологика"

Краткая информация о клиенте
«Онкологика» - благотворительный фонд помощи взрослым онкопациентам и их близким. Компания помогает взрослым с любым онкологическим диагнозом и на любой стадии по всей стране: отвечают на десятки тысяч звонков от людей, столкнувшихся с онкологией, проводят юридические и психологические консультации, обеспечивают поддержкой равных консультантов, а также оплачивают обследования, второе мнение врачей, сиделок, клининг, проезд и проживание, лекарства и спецпитание.
Главный офис находится в Москва, ул. Шаболовка, 31 Б. Штат компании регулярно пополняется квалифицированными специалистами, на данный момент около 80 сотрудников компании используют CRM-систему Битрикс24 со всеми ее возможностями и функционалом.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
У БФ «Онкологика» был запрос на функциональную и оптимизированную систему CRM, чтобы она могла решить все необходимые задачи компании: контроль процессов, автоматизация работы, аналитика и отчетность по сделкам и подопечным, системность и прозрачность деятельности компании – именно с таким запросом клиент обратился к нам.

Процесс внедрения, особенности проекта
Сначала состоялась аудиторская встреча с руководством компании, нашим бизнес-аналитиком и техническим специалистом. В ходе встреч были определены ключевые пожелания клиента по внедрению Битрикс24 в процессы компании. Также обсудили основные аспекты организации рабочего процесса, что помогло прояснить решение поставленной задачи, сформулировать детально их автоматизацию. Затем были настроены воронки лидов и сделок, а также внедрена автоматизация с помощью роботов, настроены бизнес-процессы, созданы срм-формы, подключен сервис WazzUp.

Работа с решением. Достигнутые результаты
Воронка лидов настроена для первичной обработки клиентов с почты, звонков, сотрудники вручную создают лиды. Основная цель в работе в лидах позвонить и получить запрос подопечного.
Воронки сделок настроены по направлениям фонда: материальная помощь, психологическая помощь, юридическая помощь. В материальную помоь поступают заявки с сайта при заполнении срм-форм Битрикс24. Сотрудник из срм-формы получает все информацию о подопечном, при необходимости может позвонить для уточнения. После происходит проверка документов подопечного и согласование помощи с партнером. При положительном решение формируется договор и дополнительные соглашения в зависимости от вида материальной помощи, для этого настроены шаблоны документов. После происходит ожидание оплаты от партнера, а затем получение обратной связи. На этапах настроены роботы, которые контролируют нахождения сделки на стадии, а также отправка смс и писем на почту подопечным со статусом их заявки.
По психологическому направлению работа с подопечным состоит из уточнения запроса, подбора психолога и работы с психологом. После нескольких сеансов психолог предоставляет обратную связь по работе с клиентом. В данной воронке также подопечный информируется по смс и почте о статусе его заявки через роботов и сервис WazzUp.
По юридическому направлению при поступлении нового запроса сделка берется в работу волонтером, собираются документы, формируется ответ и после предоставляется клиенту. В данной воронке также подопечный информируется по смс и почте о статусе его заявки через роботов и сервис WazzUp и идет контроль нахождении сделки н стадии: направляется письмо ответственному сотруднику на почту.
Активно используется блок CRM, в котором сотрудники фиксируют заявки и ведут свои сделки. Коммуникация через Битрикс24 упростило общение между сотрудниками и подопечными, что увеличило скорость ответа на возникающие вопросы.
Руководящим подразделением используется аналитика сделок для контроля деятельности компании, что позволяет выявлять сильные и слабые стороны горячей линии, материальной помощи и других отделов, повышать качество оказываемых услуг.

Преимущества от внедрения
Компания начала активно использовать Битрикс24. Сбор информации стал проще: теперь все заявки хранятся в одном месте и доступны для удобного поиска благодаря фильтрации. Есть сформированная база со всеми документами подопечных в одном месте, всегда в доступе. В результате проделанной работы компания автоматизировала основные этапы взаимодействия с подопечными и обработки новых заявок. С помощью Битрикс24 стало удобно контролировать результаты работы сотрудников и планировать расписание дня.

Отзыв заказчика о проделанной работе
«Работа в Битрикс24 очень упростила и автоматизировала бизнес процесс компании. Очень удобно происходят все действия»