Кейс TouchOn: автоматизировали HR-процессы и сократили сроки КЭДО на 60%
С ростом бизнеса и развитием партнерской сети кадровые процессы становились сложнее и менее управляемыми. Часть операций выполнялась вручную, что создавало ряд сложностей.
- Заявления, приказы и согласования оформлялись на бумаге или через email.
- Подписание документов занимало от нескольких дней.
- Документы терялись, статусы не фиксировались централизованно.
- HR и бухгалтерия тратили значительное время на ручную обработку и контроль.
- Отсутствовала прозрачность процессов, что увеличивало операционные риски.
Требовалось внедрить систему электронного кадрового документооборота (КЭДО), автоматизировать HR-процессы и обеспечить прозрачное управление кадровыми документами в единой цифровой среде.
Ключевые задачи:
- обеспечить соответствие требованиям законодательства РФ по КЭДО;
- реализовать юридически значимое электронное подписание;
- интегрировать решение в существующую IT-инфраструктуру;
- обеспечить возможность масштабирования.
1. Обеспечили переход на электронный кадровый документооборот и централизованное управление документами
Кадровые документы обрабатывались вручную и хранились в разных источниках, что усложняло доступ и контроль документов. Мы внедрили КЭДО на базе Битрикс24 и перевели кадровый документооборот в цифровой формат.
В результате все кадровые документы формируются и хранятся в единой системе, обеспечено централизованное хранение и архивирование, а доступ к документам разграничен по ролям сотрудников.
2. Устранили ручную обработку заявлений и приказов за счет автоматизации бизнес-процессов
Ручное оформление заявлений и создание приказов занимало много времени и увеличивало нагрузку на HR. Мы настроили автоматизированные бизнес-процессы:
-
цифровые заявления на отпуск с автоматическим запуском согласования,
-
автоматическое формирование приказов на основании утвержденных заявлений,
-
постановка задач участникам процесса на каждом этапе.
Исключена ручная обработка документов, одновременно снизилась нагрузка на HR и бухгалтерию, а обработка кадровых операций заметно ускорилась.
3. Настроили прозрачные маршруты согласования и контроль сроков
Отсутствие единой системы согласований приводило к задержкам и потере контроля над статусами документов.
Мы реализовали маршруты согласования между сотрудниками, руководителями и HR:
-
Настроили последовательные этапы согласования.
-
Внедрили автоматические уведомления.
-
Реализовали контроль сроков подписания документов.
Все этапы согласования теперь фиксируются в системе, исключены потери документов, а дисциплина исполнения задач значительно повысилась.
4. Внедрили юридически значимую электронную подпись
Подписание документов требовало физического присутствия или пересылки файлов, что замедляло процессы. Мы настроили встроенную электронную подпись Битрикс24:
-
Обеспечили соответствие требованиям законодательства РФ.
-
Реализовали подписание документов внутри системы.
-
Исключили необходимость бумажного документооборота.
Подписание документов ускорилось, операционные риски снизились, а юридическая значимость всех кадровых документов обеспечена в полном объеме.
5. Подготовили систему к масштабированию
При росте компании существующие процессы не обеспечивали необходимую гибкость и устойчивость. Обеспечили стабильную работу процессов:
-
провели аудит текущих процессов,
-
спроектировали схемы согласования,
-
настроили шаблоны документов,
-
внедрили регламенты работы с КЭДО,
-
провели обучение сотрудников.
В итоге система адаптирована под требования бизнеса и законодательства, обеспечена готовность к масштабированию, а сотрудники быстро освоили новые процессы.
Внедрение системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе платформы «Битрикс24» стало стратегическим шагом, направленным на комплексную автоматизацию HR-процессов и повышение общей управляемости компании. До перехода на цифровой формат ключевые кадровые операции занимали значительное время и были сопряжены с рисками, связанными с человеческим фактором и бумажным документооборотом. После запуска решения мы получили измеримые и устойчивые результаты, подтверждающие высокую эффективность инвестиций.
В первую очередь кардинально ускорились процессы согласования. Время, необходимое для утверждения отпусков сотрудниками и руководителями, сократилось на 60% за счёт автоматической маршрутизации заявок и мгновенных уведомлений в корпоративном портале. Более того, срок подписания любых внутренних и внешних кадровых документов (заявления, приказы, дополнительные соглашения) уменьшился с 3–5 рабочих дней до одного дня. Это стало возможным благодаря встроенным инструментам электронной подписи и параллельной работе с документами без потери цепочки согласования.
Автоматизация рутинных операций позволила снизить операционную нагрузку на HR-отдел на 40%. Сотрудники перестали тратить время на ручное отслеживание статусов, распечатку, сканирование и физическую архивацию. Высвобожденные ресурсы были перенаправлены на развитие персонала, адаптацию и внутренние коммуникации. Кроме того, мы полностью исключили потерю документов — система обеспечивает 100% фиксацию каждого статуса: от создания черновика до подписания всеми сторонами. Любой документ в любой момент доступен для просмотра и аудита. В итоге кадровый документооборот компании переведён в полностью цифровой, юридически значимый формат, что соответствует требованиям законодательства и современным стандартам эффективности.
Отзыв клиента:
«Мы обратились к подрядчику, чтобы перевести кадровый документооборот в цифру. С ростом компании бумага и email стали тормозить процессы, особенно для удаленных сотрудников. Битрикс24 у нас уже был, а встроенный КЭДО позволил не подключать отдельный сервис — это стало ключевым фактором.
Выбрали эту команду за реальный опыт внедрения КЭДО и понятные, без лишнего усложнения, решения. Работали последовательно: разобрали процессы, настроили шаблоны и маршруты согласования, провели инструктаж, перешли в цифру. С нашей стороны потребовались УКЭП, МЧД, настройка КриптоПро и установка «Госключа» сотрудниками.
В результате согласование ускорилось, ручной контроль исчез, процессы стали прозрачными и удобными. Сотрудничество — конструктивное и профессиональное. Вопросы решались оперативно. Рекомендуем!»
