Автоматизация процессов подбора и найма сотрудников на предприятии ОАО ЦВЕТ
ОАО «Цвет» — производитель технологического и емкостного оборудования для пищевой, химической и фармакологической отраслей. Главный офис и производственная площадка находятся в Костроме. Филиалы компании открыты в трех городах.
На предприятии работает 400 сотрудников, 200 из них активно используют Битрикс24.
ОАО «Цвет» активно развивается, HR-отдел стабильно занят поиском офисных сотрудников и рабочих для производства. В компании уже использовалась программа «1С: Зарплата и управление персоналом 8», но в ней отсутствовали специфические для предприятия инструменты управления наймом сотрудников. Для обработки заявок и согласования кандидатов рекрутеры использовали электронную почту. Это и замедляло процесс подбора, и не позволяло отслеживать нагрузку HR-отдела.
Необходимо было выстроить бизнес-процесс подбора и найма персонала, организовать эффективное взаимодействие всех заинтересованных лиц, создать единую базу кандидатов.
«Ведение кандидатов рекрутерами велось в произвольном виде — файлы разных форматов, хранение в разных местах. Резервная база у каждого рекрутера была своя. HR-менеджер больше времени тратил не на подбор идеального сотрудника, а на поиск информации о предыдущих кандидатах.
Если заявок на подбор персонала было много, то собеседования назначались с задержками, кандидаты терялись. Согласование кандидата могло затягиваться, мы не видели сроков и причин задержек».
Елена БородинаНачальник отдела
управления персоналом ОАО «Цвет»
Наше решение. Какие инструменты Битрикс24 мы использовали
Мы разбили проект на две части. Сначала реализовали систему заявок на новую вакансию от разных подразделений компании, а после — воронку подбора кандидатов.
- Разделили процесс на этапы и выделили роли участников
- Для автоматизации системы заявок использовали смарт-процесс Сделки в CRM
- Для автоматизации воронки подбора кандидатов спроектировали новый смарт-процесс
- Запустили автоматическое создание заданий и оповещений с помощью роботов
- Организовали внутри смарт-процессов чаты для оперативного обсуждения
- Настроили канбан-доску для наглядного представления этапов процесса
Заявка на новую вакансию проходит 11 этапов. На первом этапе руководитель подразделения создает новый элемент и запускает процесс работы с вакансией.
Руководитель HR-отдела назначает рекрутера, ответственного за эту заявку. А вакансия проходит несколько этапов согласований — в отделе управления персоналом, экономическом отделе, директором по персоналу. Для некоторых вакансий требуется согласование генеральным директором.
На этапе Выборка ответственный рекрутер запускает новый смарт-процесс Подбор кандидата на вакансию.
В этом смарт-процессе еще 13 этапов — от первичного интервью кандидата до начала адаптации уже принятого на работу сотрудника.
В воронке создали служебные стадие — Резерв и Не брать. Теперь на предприятии хранится единая база кандидатов и есть «черный» список.
Отметим интересные приемы, которые мы использовали.
На этапе Оффер автоматически формируется файл с текстом предложения для кандидата. По отзывам рекрутеров эта автоматизация примерно в 5 раз сократила их время на рассылку предложений.
На этапе Адаптация автоматически создаются задания о необходимости подготовить рабочее место сотрудника, внести его данные в информационные системы. Сотрудник с первого рабочего дня полноценно работает со всеми сервисами.
Еще одно любопытное решение — система контроля выполнения заданий. Если ответственный сотрудник не согласует документ более двух дней, то система находит в иерархии непосредственного руководителя этого сотрудника и подключает его в список согласующих. Если этот руководитель не соблюдает срок согласования, автоматически подключается вышестоящий коллега. И так — до генерального директора. Такое решение помогло сократить сроки согласования и теперь одобрения или отказы проходят практически без задержек.
Итоги внедрения
-
Процесс подбора и найма персонала стал наглядным для всех заинтересованных участников
-
Работа рекрутеров стала более системной и нацеленной на поиск профессиональных кандидатов
-
Использование специальной стадии в воронке позволило вести единую резервную базу кандидатов
-
Сократилось время для уточнения деталей о вакансии или кандидате. Чаты, привязанные к элементам воронки, обеспечили удобную коммуникацию между разными подразделениями
-
Кандидаты не теряются на этапах, быстрее проходят стадии согласований и приступают к работе
-
У заказчиков вакансий появился инструмент контроля процесса поиска и подбора персонала
-
В 3 раза сократилось время на поиск информации о кандидате. Результаты собеседований, тестирований, медосмотров находятся прямо в карточке CRM
-
В 5 раз сократилось время на рассылку офферов кандидатам на вакансию. Шаблон оффера формируется автоматически со всеми данными кандидата и условиями его работы
«Проект вырос из бесплатного пилота. Постепенно появлялись новые идеи и пожелания. Бизнес-аналитики компании Ай-Ти-Про оперативно их отрабатывали, предлагая оптимальные варианты реализации.
Теперь мы можем оценивать занятость рекрутеров и эффективность их работы.
У нас появилась возможность улучшить конверсию — доводить большее количество кандидатов до оффера».
Елена Бородина
Начальник отдела
управления персоналом ОАО «Цвет»
