Внедрили Битрикс24 в изыскательской организации и ускорили обработку договоров в 2,5 раза

Компания «ИТПИ» специализируется на проведении полного комплекса инженерных изысканий, геотехнических исследований и технического обследования для высотного жилищного строительства, а также производственных и промышленных комплексов и инфраструктурных объектов. Специалисты компании выполняют работы в разных регионах России, включая уникальные и технически сложные объекты, такие как предприятия нефтегазохимической отрасли, аэропорты и высотные жилые комплексы.

До 2023 года автоматизация бизнес-процессов заказчика осуществлялась с помощью решений Trello и amoCRM. В Trello содержались доски, на которых менеджеры заводили карточки, прикрепляли к ним нужные документы и передвигали их по мере выполнения задачи. В amoCRM поступали заявки из разных источников, менеджеры брали их в работу и закрывали сделки. Данные хранились на локальном сетевом диске.

Однако, после ухода компании Atlassian с российского рынка в 2023-м началось массовое отключение пользователей от сервиса и удаление их данных. Отключения затронули и сотрудников ИТПИ. Возникла острая потребность в новом решении, которое бы поддерживало рабочие процессы в привычном формате многопользовательских канбан-досок. Задачи переноса данных из Trello не стояло, поскольку они относились к операционной деятельности, достаточно быстро теряли актуальность и просто архивировались. 

Также требовалось объединение всех ранее используемых сервисов, включая CRM, в одном рабочем пространстве.

Выбор решения

В качестве решения был предложен Битрикс24, многофункциональный инструмент для автоматизации бизнес-процессов. Основные преимущества Битрикс24:

• интуитивный интерфейс, позволяющий быстро освоить сервис;

• легкая масштабируемость инструментов в зависимости от потребностей компании;

• интеграция с популярными сервисами для встраивания в существующие рабочие процессы;

• гибкие настройки, адаптирующие систему под нужды конкретной организации.

Структура компании

На первом этапе была внедрена базовая версия Битрикс24, включающая многопользовательские доски и CRM. После их настройки начался второй этап – оптимизация системы для повышения эффективности работы сотрудников.

CRM: воронка сделки

Смарт-процессы и рабочие места

После внедрения Битрикс24 и настройки CRM, возникли новые задачи, такие как разделение направлений на воронки и добавление смарт-процессов для работы с договорами. В результате был проведен ряд работ по расширению функционала системы:

1. Смарт-процессы для работы с договорами. Созданы отдельные рабочие зоны для градации документов по их типу, что обеспечивает стадийность проведения сделки и подключение нужных сотрудников.

2. Рабочее место HR-менеджера. Создано отдельное рабочее пространство для задач отдела кадров, облегчающее работу HR и позволяющее отслеживать процессы найма.

Рабочее место HR-менеджера

3. Рабочее место юриста. Юридические вопросы, не связанные со сделками, выведены в отдельный смарт-процесс.

Рабочее место юриста

4. Рабочее место секретаря. Секретариат получил пространство для контроля согласования и подписания документов.

Рабочее место секретаря: список задач

Рабочее место секретаря: карточка

5. Смарт-процессы для работы с проектами. Автоматизирован переход проектов в работу проектным менеджерам, что позволяет отслеживать стадийность работ и готовить отчетность для заказчика.

Проекты

Также выделен ключевой клиент заказчика, что упростило процессы согласования договоров и повысило эффективность контроля.

Реализация проекта 

В ходе внедрения Битрикс24 были выполнены следующие работы:

• настроены стадии воронки продаж и смарт-процессов;

• настроены карточки «Сделка», «Контакт», «Компания», «Смарт-процесс»;

• настроен робот для копирования сделки в смарт-процесс «Проекты»;

• настроены бизнес-процессы для передачи информации и документов;

• подключены электронные почты сотрудников;

• распределены роли и права доступа;

• заведены списки учета материальных ценностей;

• настроены онлайн-чат, виджет и формы на сайте.

Бизнес-процесс создания карточек в секретариате

Кроме того, были разработаны и настроены цифровые рабочие места для создания и хранения в отдельных папках на диске договоров и коммерческих предложений.

Договоры с заказчиками

Благодаря внедрению Битрикс24 специалисты заказчика получили отдельные рабочие места для обработки договоров и проектов. Автоматизация позволила сократить время создания карточек и сопровождения договоров в 2,5 раза. С помощью календарного графика руководители компании могут отслеживать работу отдела продаж и других подразделений, стадии ведения сделок и проектов, движение документов в юридическом отделе и секретариате.

CRM компании «ИТПИ» в Битрикс24

Проект внедрения Битрикс24 занял 124 часа и был реализован в период октябрь 2023 - апрель 2024. 49 сотрудников заказчика сейчас работают в новой системе.