Из WhatsApp и блокнотов в автоматизацию: Как Unigroup прокачала бизнес с Битрикс24

Клиент обратился с запросом на настройку трёх отделов компании: отдела продаж, HR-отдела и операционного отдела. Поскольку работа этих отделов связана между собой, использование табличек и блокнотов стало неудобным.

Проблемы компании:

1. Разрозненные источники данных.
   Все обращения от соискателей и взаимодействие происходили через разные источники, что затрудняло передачу информации между отделами и создание единого архива сообщений.

2. Отсутствие централизованной системы коммуникации.
   Общение между сотрудниками велось через переписку в WhatsApp на личных телефонах. Это делало процесс хаотичным, а поиск информации сложным и время затратным.

3. Нехватка прозрачности и аналитики.
   У руководства не было инструментов для отслеживания важных показателей, таких как:

• количество обращений от соискателей в отдел продаж;

• количество принятых на работу сотрудников;

• число прошедших испытательный срок;

• окупаемость рекламных расходов.

4. Трудности с управлением процессами.
   Разрозненные данные и отсутствие автоматизации замедляли работу и снижали её эффективность, что мешало оперативно принимать решения и масштабировать бизнес.

Компания нуждалась в единой системе для автоматизации процессов, улучшения взаимодействия между отделами и повышения прозрачности работы.

1. Предпроектная оценка и разработка технического задания:

• Мы внимательно изучили бизнес-процессы трех отделов компании, чтобы понять, как можно улучшить их работу.

• На основе анализа мы разработали индивидуальное техническое задание для внедрения Битрикс24, которое соответствовало всем требованиям клиента.

2. Установка и настройка Битрикс24:

• Мы развернули и протестировали коробочную версию «Битрикс24», чтобы убедиться в её готовности к работе.

• Затем провели начальную настройку портала, чтобы он стал удобным и функциональным для команды.

3. Создание и настройка воронок:

• Для удобства работы была создана воронка «Лиды», где мы продумали логику и автоматизацию перехода по стадиям, чтобы все процессы шли гладко.

• Настроили три воронки «Сделки», определив логику и автоматизацию, чтобы сотрудники могли легко управлять сделками на разных этапах.

4. Интеграция с внешними системами:

• Мы настроили интеграцию с телефонией Ростелеком, чтобы звонки клиента автоматически распределялись по отделам, улучшив коммуникацию.

• Интегрировали мессенджер WhatsApp и чаты Авито, чтобы сделать общение с клиентами более удобным и быстрым.

5. Автоматизация процессов:

• Провели настройку автоматизаций для операторов, чтобы рутинные задачи выполнялись без лишних усилий.

• Настроили отчет по «Сквозной аналитике», чтобы руководство могло получать точную и полезную информацию для принятия решений.

6. Настройка прав доступа:

• Мы тщательно настроили права доступа сотрудников к порталу, чтобы каждый работал с теми данными, которые необходимы именно ему.

7. Обучение сотрудников:

• Провели обучающие сессии для сотрудников и руководства, делая процесс освоения системы легким и увлекательным.

Мы гордимся тем, что смогли помочь компании сделать её работу более слаженной и эффективной, а команда теперь может работать с Битрикс24 с радостью и уверенностью.

С помощью Битрикс24 нам удалось успешно выполнить все требования и пожелания клиента, и это принесло немало радости как команде, так и клиенту. Среди достигнутых результатов:

• Оптимизация и автоматизация каналов связи с пользователями портала, что сделало общение более быстрым и удобным для всех.

• Оцифровка рабочих процессов операторов колл-центра, что позволило повысить эффективность и значительно упростить работу сотрудников.

• Минимизация потерь при конвертации потенциальных клиентов, что в свою очередь способствовало росту продаж и улучшению результатов.

• Улучшение пользовательского опыта при работе с базой клиентов, а также сокращение времени на поиск и взаимодействие с нужными контактами - это сделали процесс более комфортным и продуктивным.

• Отслеживание прогресса выполнения задач и формирование отчетности для анализа эффективности работы - теперь компания легко может контролировать и анализировать каждый этап работы, повышая прозрачность и результативность.

Эти улучшения значительно повысили производительность и удовлетворенность сотрудников, а для клиента это стало настоящим шагом вперед в развитии бизнеса. Мы рады, что смогли помочь компании достичь таких значимых результатов!

По окончанию работ клиент поставил 10 баллов по обратной связи NPS, что является отличным результатом. В настоящее время продолжаем сотрудничать, поддерживаем в чате и оказываем необходимую помощь.