Процесс согласования документов ООО "МСК МОБАЙЛ"

О компании
МСК Мобайл - это российская компания, которая помогает людям идентифицировать себя удаленно. Они создали решения для разных отраслей и сценариев использования, чтобы люди могли получать услуги и привлекать клиентов без необходимости встречаться лично. Компания имеет аккредитацию от Министерства цифрового развития и является резидентом фонда "Сколково". Они также разрабатывают программное обеспечение и продают его через лицензии.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Ранее процесс согласования документов в компании был решен с помощью задач и чатов, что было неэффективно и требовало значительных временных затрат. Кроме того, отсутствие настройки согласования документов приводило к задержкам в работе и снижению общей производительности.
Клиент уже пользовался Битрикс24, ему было необходимо упростить процесс согласования документов (договоров и их приложений), сделать его более наглядным и прозрачным, чтобы была возможность отслеживать всю историю изменений. Также необходимо было создать реестр документов, где все договоры и приложения будут связаны между собой и храниться в одном месте.
 Ранее, клиент смотрел в сторону узконаправленного сервиса по согласованию документов, стоимость которого – сотни тысяч рублей, но мы предложили реализовать данную задачу, с помощью инструментов Битрикс24.
Особенности проекта
Настройка рекурсивного сценария для согласования документов. Этот процесс требовал особого внимания, поскольку он предполагал сложную логику и последовательность шагов, необходимых для успешного согласования документов в рамках системы. В случае с согласованием документов, рекурсивный сценарий требуется для автоматизации процесса уведомлений о необходимых действиях по согласованию, повторного направления документа на рассмотрение, если он был отклонен, или автоматического завершения процесса согласования после всех необходимых этапов;
Создание реестра документов, где все договоры и приложения связаны между собой и хранятся в одном месте.

Процесс внедрения:
Создали смарт-процесс со стадиями, роботами и Бизнес-процессами.
Настроили 9 стадий:

• Новый документ;
• Согласование Юристом;
• Согласование фин. директором;
• Согласование ген. директором;
• Подписание глав. бухгалтером;
• Офис-менеджер;
• Документ согласован;
• Процесс отложен;
• Документ не согласован.

• Об элементе, с общими данными;
• О документе, с данными о согласуемом документе;
• Разделы для юриста, фин. директора, ген. директора, бухгалтера и офис менеджера с полями, которые им необходимо заполнить;
• Раздел Итогового документа где выбирается финальное решение по документу и прикрепляется сам документ.

Настроили права утверждающих документов для возможности редактировать процесс на всех стадиях

• Документы ООО ГС
• Документы ООО ГолденСИМ
• Документы ООО МСК Мобайл

• Предмет договора;
• Поле с возможностью прикрепить файл документа;
• Поле для добавления файла доп. документа к основному;
• Поля привязки к клиенту и к карточке процесса Согласования документов и отдельное поле на процессы согласования доп. документов;
• Поля со ссылками на исходный документ, номер документа.

Протестировали работу всех функций и сняли подробные видео-инструкции по работе с настроенным процессом.
Сложности
При внедрении Битрикс24, возникли сложности из-за необходимости создания дополнительных процессов для прикрепления дополнительных документов к основному документу, а не в виде отдельного элемента списка. Это требовало дополнительной разработки и настройки системы.

Результат внедрения Битрикс24:
Сначала клиент сомневался, что его задачу можно реализовать, поэтому перед началом работ, мы сделали демоверсию, показали, как все будет работать и клиент убедился, что он получит тот результат, который хочет и после этого мы реализовали проект.
После окончания работ, компания ООО «МСК Мобайл» получила удобный и современный инструмент для работы с документами и приложениями к договорам в Битрикс24.
Что было сделано:
Был настроен смарт-процесс, с этапами многоступенчатого согласования документов;
Разработан бизнес-процесс, который позволяет к договорам подкреплять все приложения, которые в будущем будут согласованы;
Созданы реестры документов в универсальных списках.
Перспективы
Компания МСК Мобайл может обратиться к нам за помощью в построении эффективной системы продаж в Битрикс24. Благодаря этому, процессы будут оптимизированы, коммуникация между сотрудниками улучшится, а эффективность работы повысится.