Корпоративный портал для «Новониколаевского элеватора»

Для повышения эффективности работы при ведении документооборота и сопровождении сделок компании требовался корпоративный портал. Инструменты этого портала должны были автоматизировать рутинные процессы – перемещение документов между участниками, согласование договоров, утверждение оплаты, поиск транспорта для перевозки продукции, его оплата и т.д. Было необходимо оцифровать имеющиеся бизнес процессы и внутреннюю схему проведения сделки с комментариями и обсуждениями.

Специфика данного проекта состояла в том, что логика работы CRM тут была «вывернута наизнанку». Обычно корпоративные порталы рассчитаны на продажи и подсчет выручки, в данном же случае речь шла о закупках и расходах.

Например, типичный сценарий прохождения сделки по приобретению продукции, который надо было автоматизировать, выглядел так:

• Менеджер принимает заявку от фермера, желающего продать зерно. В систему вносится запрос по документации: счет, иные необходимые документы, запрос договора.
• Собранные данные проверяют юрист и бухгалтер, оставляют свои комментарии. 
• Если документы в порядке, готовый договор отправляется на подпись руководству с сопроводительными документами. 
• Выбирается подрядчик для транспортировки. 
• Фермер получает договор и данные перевозчика. 
• После транспортировки формируется отчет по весам. 
• Бухгалтерия закрывает перевозку. 
• Оформляется заявка на оплату, ее должны одобрить менеджер, руководитель и финансовый директор. 
• Заявка отправляется в бухгалтерию, которая производит выплату. 
• Оформляются закрывающие документы, данные вносятся в таблицу для аналитики.

В рамках работы над проектом наши специалисты выполнили следующие работы:

1. Настроили сервер и установили модуль портала.
В качестве платформы для корпоративного портала был выбран Битрикс24. Это ПО представляет все необходимые для реализации задачи инструменты – распределение ролей, движение сделок, доставка уведомлений, изменение полей сделки.

2. Автоматизировали бизнес-процессы.
Для оперативной обработки сделки по покупке и транспортировке сельхозпродукции необходимо было автоматизировать все ее этапы – от получения заявки до оформления закрывающих документов. Как только заводится карточка сделки, запускается бизнес-процесс по ее сопровождению, вся актуальная информация, включая документы, согласования, переписку, записи звонков, доступны из карточки. Весь процесс закупки отображается графически, карточка перемещается по этапам работы, руководство компании может в любой момент отследить ее состояние. На последнем этапе собираются закрывающие документы и аналитические данные, которые переносятся в таблицу.


Этапы обработки заявок от фермеров



Этапы работы со сделками

3. Настроили CRM для оперативной обработки заявок от клиентов.
Карточки сделки поступают из двух источников. Во-первых, сделку может открыть менеджер, обзванивающий местных производителей сельскохозяйственной продукции и договаривающийся о поставках. Во-вторых, карточка заводится автоматически после входящего обращения – письма или звонка. В CRM были созданы новые разделы, включая перевозчиков, различные заявки на оплату, привязанные к конкретной сделке, статусы транспортировки.


Карточка сделки

4. Добавили кастомные справочники и запрограммировали компоненты для их представлений.
Основные рабочие справочники – по автомобилям и культурам. Справочник по автомобилям позволяет подобрать транспорт под конкретный груз и содержит информацию о номере, владельце, местоположении, контактах, грузоподъемности и т.д. Менеджер может фильтровать грузовые автомобили по необходимым параметрам, чтобы обеспечить максимально эффективную перевозку груза. Были написаны смарт-процессы, например, для выбора подрядчика для транспортировки груза по заданным параметрам. Сложность этого модуля состояла в том, что его нельзя было собрать стандартными инструментами Битрикс24, необходимо было писать свой код на PHP. Кроме того, в смарт-процессы были добавлены пользовательские поля.


Справочник по автомобилям с основными характеристиками транспортных средств


Справочник по перевозчикам с контактной информацией владельцев транспортных средств

5. Настроили интеграцию с IP телефонией для обработки звонков.
Все входящие звонки, включая пропущенные, автоматически фиксируются в CRM. Если в базе уже есть номер, с которого поступает звонок, то он переадресуется ответственному за этот контакт менеджеру. Все разговоры записываются и хранятся в CRM, если номер соответствует сделке, запись разговора будет подшита к ее карточке. Была реализована возможность заказа обратного звонка. Также была настроена интеграция с WhatsApp с помощью OLChat для отправки уведомлений на разных стадиях сделки. Уведомления приходят не только в CRM, но и на смартфон вовлеченного в бизнес-процесс сотрудника.


Живая лента в CRM

Для аналитики настроены план продаж и отчеты. Отчеты представляют собой таблицы, собирающие данные по полям сделки и автоматически обновляющиеся при движении сделки по сценарию.

Сводный отчёт по сделкам за выбранный период

В настоящее время 30 сотрудников из 13 отделов активно используют корпоративный портал в ежедневной работе: бухгалтерия, отдел заготовки, отдел логистики, отдел персонала, финансовый отдел, юридический отдел, отдел продаж, IT отдел, лаборатория, механический цех, производственный участок, служба безопасности, транспортный цех.

В процессе внедрения Битрикс24 было настроено 8 этапов для воронки Лиды (Квалификация, Зерна нет, Зерно есть, Образец, Презентация, Идет сделка, Продал нам, Продал не нам). Эффективность обработки заявок от фермеров выросла на 30%. Теперь исключена вероятность потерять заявку или обработать её не вовремя.

Для воронки Сделки было настроено 10 этапов (Заявка на договор, Согласование договора, Подготовка договора, Договор отправлен, Договор подписан, Работа, Закрывающие отправлены, Сделка успешна, Сделка провалена, Анализ причины провала). Процесс работы с договорами (от заявки до подписания) стал быстрее в 2,5 раза, а проверка статуса договора сократилась с полчаса до минуты.

Всего для воронки Сделки было настроено 9 бизнес-процессов, для воронки Лиды – 1 бизнес-процесс и 2 робота.

Сократилось время на поиск перевозчика для транспортировки зерна в 3 раза – от поиска до связи с перевозчиком. Благодаря наличию справочников по автомобилям и перевозчика.

На аналитику продаж по сделкам теперь уходит 5-10 минут, благодаря возможности формировать отчет и выбирать нужные поля для анализа. Ранее на подготовку подобного отчета уходило около 1 часа.

Внедрение CRM позволило эффективнее организовать закупку и транспортировку зерна: выстроить работу с клиентской базой, сделать прозрачным отслеживание этапов сделок, автоматизировать документооборот и поиск транспорта для перевозки, анализировать ключевые показатели по оплатам и количеству проданного зерна. При этом сохранился привычный способ обработки заявок для менеджеров компании – с помощью мессенджеров и телефонии.

Работа над проектом началась в августе 2021 года, автоматизация бизнес-процессов проводилась с марта по август 2022. После этого сотрудничество с компанией «Новониколаевский элеватор» ведется в формате технической поддержки, организован оперативный чат, куда заказчик может обратиться в случае какой-либо проблемы и быстро ее решить.

Отзыв директора компании:

"Наша компания, «Новониколаевский элеватор» занимается торгово-закупочной деятельностью и CRM позволила эффективнее организовать закупку и транспортировку зерна: выстроить работу с клиентской базой, сделать прозрачным отслеживание этапов сделок, автоматизировать документооборот и поиск транспорта для перевозки, анализировать ключевые показатели по оплатам и количеству проданного зерна. Важным моментом для нас было то, чтобы сохранился привычный способ обработки заявок для наших менеджеров – с помощью мессенджеров и телефонии.

Доверили выбор CRM компании «Логема», которая предложила использовать Битрикс24, функционал которого позволил автоматизировать наши бизнес-процессы. Подключили каналы продаж для менеджеров – мессенджеры (WhatsApp, Telegram, Viber), телефонию, онлайн-чаты. Настроили уведомления для менеджеров на разных этапах сделки, чтобы ничего не забыть. Организовали работу с лидами и с клиентской базой в одном месте

Команда «Логемы» автоматизировала процесс согласования документов между ответственными лицами в нашей компании с помощью инструментов в Битрикс24. Стало понятнее и удобнее для отственных лиц работать с договорами и оплатами. 

Настроенная база перевозчиков сократила поиск того, кто сможет перевезти зерно до нескольких минут. Мы уже не раз убедились, что база в одном месте – это очень удобно. 

Кроме того, аналитика по сделкам и продажам вышла на новый уровень. Благодаря настроенным отчетам и удобному фильтру мы можем в одной таблице увидеть данные по проданному и отгруженному зерну.

Работа с закупками в нашей компании разделилась на до и после внедрения Битрикс24. За несколько месяцев сотрудники привыкли к сервису и оценили его преимущества. Сократилось время согласования документов, контроль ведения сделок стал более прозрачным, базы клиентов, перевозчиков и документов хранятся в едином пространстве, упростился процесс логистики.

С «Логемой» дорабатываем Битрикс24. Это очень удобно, когда компания может оперативно проконсультировать и подсказать, какой функционал сервиса поможет в работе и решит конкретные бизнес-задачи."