создать войти
Вход
Ваш Битрикс24
Авторизуйтесь, чтобы войти
в Битрикс24 вашей компании.
Вход
Партнеры
CRM Academy
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский университет дружбы народов

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский университет дружбы народов

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский университет дружбы народов

1. Краткая информация о клиенте
РУДН – многопрофильный университет в Москве, основанный в 1960 году. РУДН участник проекта "5-100" – проект повышения конкурентоспособности российских вузов среди мировых гигантов, таких как Оксфорд, Кембридж, Гарвард и многие другие. Первый вуз России, который начал заниматься содействием трудоустройству и российских, и иностранных выпускников. В РУДН на данный момент насчитывается 21 учебный факультет. В университете развивают лабораторную базу, поощряют публикационную активность, и сам университет издает Вестник РУДН. В 2011 году РУДН занял первое место в национальном рэнкинге вузов по критерию "Международная деятельность".
В Российском университете дружбы народов работают 2800 научно-педагогических работников из 69 стран, обучается более 33 тысяч студентов, аспирантов, ординаторов и стажеров из 158 стран мира, представители около 500 народов и национальностей, в том числе свыше 1000 человек — представители Российских национальных образований и более 9 300 иностранных граждан

2. Необходимость внедрения Битрикс24. 
РУДН один из лидеров российских ВУЗов по уровню цифровизации. В университете хороша развита цифровая среда, на базе ВУЗа есть собственный МФЦ, на высшем уровне есть инструменты контроля за исполнением поручений. За настройкой Битрикс24 к нам обратился проректор РУДН по работе со студентами. Главной задачей было упорядочить работу проректора для контроля над выполнением задач, уйти от десятков бесед  в мессенджерах по его направлению в одно общее корпоративное поле. Был нужен единый удобный инструмент администрирования текущих и перспективных задач.
До обращения к нам проректор работал с Trello, но команда быстро из него выросла. Выбор в пользу Битрикс24 был сделан благодаря функционалу сервиса.
После мониторинга рынка цифровых продуктов проректор сделал выбор в пользу внедрения облачной версии Битрикс24. Чтобы организовать систему контроля исполнения задач и поручений в едином пространстве.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
Проректор университета работал в облачной версии Битрикс24. Переход выполнили, потому что спустя время выяснилось, что в университете уже есть коробочная лицензия. Один из немаловажных плюсов коробочной версии Битрикс24 – это то, что все рабочие сведения, персональные данные и прочая информация, теперь располагается на личном сервере университета, объем хранилища регулируется без изменения коробочного решения, а благодаря открытому исходный коду портала можно внести различные изменения под нужды университета.
Администрированием портала занимается непосредственно проректор, так как это была его инициатива автоматизировать работу для собственного удобства и упрощения работы сотрудников. После обучения администрированию Битрикс24 он может самостоятельно приглашать новых пользователей на портал, строить структуру портала, создавать разделы и добавлять ответственных, выдавать доступы и настраивать "Стартовые задачи", которые автоматически ставятся каждому новому пользователю, пришедшему в систему.
Чтобы сотрудники четко понимали, что и в какой последовательности делать, как правильно работать с задачами и проектами, мы разработали регламент. Начиная с самых простых действий: как поставить задачу, добавить в неё ответственного и контролировать исполнение. Подчиненные с помощью регламента могут корректировать свою работу и обратиться к нему, как к шаблону для дальнейших действий.
Всем сотрудникам продемонстрировали возможности онлайн-офиса Битрикс24: обучили работе с новостями, чатами, группами, диском и календарем, постановке, контролю и анализу задач в рамках проектов и групп, продемонстрировали сценарии работы с задачами и выдали практические задания для лучшего усвоения материала.
Все домашние задания проверили, участники обучения получили ответы в чате со специалистом, если возникали трудности в работе с системой. После обучения, на диск Битрикс24 загрузили обучающие видеоролики.
Руководители во время обучения узнали, как следить за исполнением поставленных задач, отслеживать на каком этапе находится работа в Битрикс24, научились работать с фильтрами, канбаном, виджетами стартовой страницы, отчетами по задачам сотрудников и формированию встроенных и пользовательских отчетов.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Для того чтобы видеть на каком этапе находится задача, проверить ее и при необходимости внести корректировки, настроили работу с задачами и проектами. Чтобы в дальнейшем составить рабочий процесс согласно учебному плану, настроили систему планирования и отчетности для подчиненных. Теперь работа проректора и руководителей среднего звена ведется в едином электронном пространстве. Руководители ставят задачи подчиненным, могут их корректировать, контролировать сроки, ход выполнения задачи, ответственных. По просьбе проректора настроили работу с задачами так, чтобы только руководитель мог поставить задачу подчиненному. После выполнения задачи она также отправится на проверку руководителю.
Для руководителей создали отдельный раздел "Руковожу" для отслеживания эффективности всех своих сотрудников. В разделе расположена таблица с подчиненными, разбитыми на отделы и подотделы. В колонках находятся счетчики с общим количеством задач по разным ролям, количеством просроченных задач, требующих внимания, а также эффективность работы сотрудников за текущий месяц.

Скриншот 2. – Раздел "Руковожу"
В университете есть дисциплинарная комиссия, если студент что-то нарушил, нужно собрать первичные документы, вынести вопрос на комиссию и принять решение о его дальнейшей судьбе в ВУЗе. Алгоритм процесса однообразный, работы такой много, и она рутинная, поэтому в первую очередь мы автоматизировали бизнес-процесс "Дисциплинарное взыскание". Процесс был разработан по техническому заданию, он уже запущен и успешно работает.

Скриншот 3. – Интерфейс вкладки "Дисциплинарная комиссия" в Битрикс24
Второй бизнес-процесс – автоматизация мероприятий. Как это выглядит: есть план мероприятий на год, каждый месяц сотрудниками университета подготавливаются планы и отчеты на месяц по одному и тому же алгоритму: внесение мероприятия, которое планируется, а в конце месяца создается отчет – какие мероприятия были проведены и как. Для того, чтобы снизить нагрузку на сотрудников и оптимизировать рутинный процесс, его перевели в Битрикс24.
Со слов проректора: "На 100% автоматизировать процесс мероприятий не получится, потому что нужно вносить информацию, но в два раза сократить процесс получилось. Сотрудники вносят информацию в планирование, информация попадает в базу. Когда сотрудники составляют отчет, из базы подтягиваются данные, в отчете отмечают, проведено мероприятие или нет, и отчет готов. Фактически получается в два раза сокращение времени и трудозатрат на проведение такого рутинного процесса".

Скриншот 4. – Автоматизация мероприятий

5. Преимущества от внедрения
После обучения сотрудников проректор поделился информацией, о том, что стало проще контролировать рабочий процесс, постановку и выполнение задач. Появилась единая среда для взаимодействия и ряд сотрудников, преимущественно молодых, которые дают обратную связь говорят, что стало проще и лучше вести общение. 
На этапе сопровождения мы внесли небольшие доработки на портале, которые выявили на этапе опытной эксплуатации. Чтобы сотрудники не испытывали стресс от работы с новыми инструментами все ответы на возникающие вопросы сотрудники задавали в чате технической поддержки специалисту CRM Academy.
Как отмечает проректор, по началу было отторжение нового инструмента, но не такое серьезное, в силу грамотно построенной политики его внедрения. Даже если сейчас есть мелкие проблемы с работой сотрудников в Битрикс24, то они быстро решаются и персонал постепенно привыкает к работе в новом едином пространстве.

Отзыв клиента о проделанной работе:
“Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Никаких нерешаемых проблем не возникало. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе работы ответы получали быстро и оперативно”.





Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Российский университет дружбы народов
Похожие кейсы
Золотой
Офис
Москва
Готов приехать
Санкт-Петербург
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
E-commerce
Автоматизация
О нас:
>300 клиентов когда-либо пользовались платными услугами нашей компании.
> 7 лет, с 2016-го года работаем как с небольшими, так и с крупными компаниями (производство, строительство, торговля, услуги и т.д.).
>110 компаний находятся на постоянной технической и лицензионной поддержке CRM Academy.
>25 сотрудников работают над тем, чтобы предыдущие три показателя росли с каждым годом на радость нам и клиентам.

Наши услуги:
- внедрение CRM-системы;
- автоматизация бизнес-процессов;
- настройка корпоративного портала Битрикс24;
- контроль качества отдела продаж;
- и другие.

На наших ресурсах коротко и понятно рассказываем об управлении и продажах с помощью Битрикс24. Выпускаем полезные статьи, подробные кейсы клиентов, а также регулярно проводим вебинары и конференции. Заглядывайте к нам!
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес Москва, ул. Кузнецкий мост 22

Телефон 88005518055

По Битрикс24 звоните: 8 (800) 551-80-55

E-mail: 1@crmacademy.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
обучение