ООО "Медо"

1. Краткая информация о клиенте

Компания ООО Медо - дистрибьютор стоматологических имплантационных компонентов. Работают в Москве и Санкт-Петербурге.

Количество сотрудников в Битрикс24 - 50.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

На момент обращения к нам у Компании уже был Битрикс24. Внедряли самостоятельно, произвели основные настройки. Портал использовался для взаимодействия (чат, задачи) и для отдела продаж (CRM).

К нам обратились по рекомендации для систематизации процессов Компании.

Так как в Компании работает большое количество человек, взаимодействие между ними бывает хаотичным. Запросы на подготовку счета, ремонт принтера, осуществление закупки или предоставлению доступов в 1С реализовывались различным образом: сообщением в чат, постановкой задачи, комментарием к Сделке и т.д.

Раздел CRM активно также не используется, так как у сотрудников нет информации о необходимых действиях для работы с CRM: кого фиксировать, что заполнять или при каких обстоятельствах изменять стадию. Поэтому, основной рабочий процесс производится в 1С.

Для того, чтобы познакомить сотрудников с функционалом CRM-системы и стартовать систематизацию внутреннего процесса перед нами была поставлена задача настройки механизма по подаче и согласованию Заявок.

3. Процесс внедрения, особенности проекта

В качестве инструмента для фиксации и контроля заявки был выбран инструмент Смарт-процессов. Данный инструмент позволяет наглядно отслеживать состояние Заявки, а также познакомиться с функционалом CRM (схожим по визуальной части с инструментом Смат-Процессов) и с функционалом Бизнес-процессов (для запроса дополнительной информации или запроса решения).

Данный инструмент решает проблему таких отделов, как: бухгалтерия, IT и руководство.

Из технических сложностей: мобильное приложение позволяет отображать не все типы полей, уточняющихся в Запросе дополнительной информации. Задания настраивались таким образом, чтобы максимизировать возможность использования из мобильного приложения.

Для обучения пользователей по настроенному и разработанному функционалу проводились консультации и были сформированы и направлены инструкции.

Сложностей во внедрении не возникло.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Активно используется настроенный функционал Бизнес-процесса.

Следующим шагом планируется настройка и оптимизация раздела CRM, интеграция с 1С и настройка Бизнес-процесса по Согласованию документов.

Решается задача с наличием удобного и систематизированного инструмента по подаче, контролю и управлению заявками и передачи их на исполнение.

Пример и алгоритм использования Бизнес-процесса “Заявки”:

1. Сотрудник подает Заявку, указывает ее тип (категорию), описание и прикрепляет скрин;

2. Исполнительный директор и его Помощник получают задание на проверку заявки. В задании сразу выводятся значения по умолчанию (тип заявки, потенциальный исполнитель, крайний срок по задаче на исполнение или доработку. Заявку могут поправить самостоятельно и отправить на Исполнение, либо вернуть на доработку, либо полностью отклонить.

3. Если необходима доработка, то Заявитель получает задачу с описанием необходимых правок (комментарием отклонившего сотрудника). Заявитель переходит в связанный элемент (Заявку), вносит изменения и завершает задачу по клику на нее в таймлайне карточки заявки. В заявке фиксируется количество доработок заявки, время, затраченное на доработку, а также, если задача по доработке просрочена, в карточке устанавливается соответствующая отметка. После доработки Заявка повторно проходит согласование.

4. Исполнитель знакомиться с описанием заявки и принимает ее в работу, если данных для ее реализации достаточно. Ставится задача. После завершения задачи Заявка закрывается.

Сложностей с вовлечением не возникло.

5. Преимущества от внедрения

Преимущества с точки зрения отдельных ролей:

• Исполнительного директора: теперь заявки проходят контроль Помощника руководителя и “непонятные” заявки сразу закрываются;

• Помощника руководителя: теперь заявки проще контролировать и получать по ним актуальную информацию;

• Заявителя: теперь он отслеживает состояние своей заявки и, дорабатывая ее, запоминает критерии для приема заявки в работу;

• Исполнителя: теперь у сотрудника есть все данные для реализации, они не разрознены, а задача сформулирована корректно.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Отзыв о проделанной работе положительный. Инструмент непривычный, потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к инструменту и приспособится к заданиям.