Внедрение программного обеспечения «1С-Битрикс24» в Ордена Трудового Красного Знамени федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Московский технический университет связи и информатики» (МТУСИ).

Сфера деятельности:

Наука и образование

Краткая информация о клиенте:

Высшее техническое образование в наши дни особенно важно, с этим вряд ли кто-то поспорит. Поэтому нет ничего удивительного, что очень многие хотели бы учиться в одном из известнейших технических ВУЗов страны – "Московском техническом университете связи и информатики".

Число сотрудников (работающих с Битрикс24):

Порядка 50 сотрудников ВУЗа задействованы в приемной комиссии, а также в обеспечении текущего сопровождения учащихся различных форм обучения.

Количество офисов/филиалов, география:

Москва, филиалы Ростов-на-Дону, Нижний Новгород

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент.

Конечно, руководство ВУЗа понимало, что необходимо максимально автоматизировать деятельность отделов занимающихся работай с абитуриентами, разграничить права доступа к личным данным готовящихся к поступлению, дать ясные алгоритмы работы сотрудникам ВУЗа, снижающие ошибки, связанные с человеческим фактором.

После ознакомления с рядом представленных на рынке CRM, выбор был сделан в пользу коробочной версии Битрикс24. Продукт полностью удовлетворял требованиям информационной безопасности и содержал весь необходимый функционал, также большим плюсом Битрикс24 стало большое количество сторонних приложений, расширяющих возможности продукта, собранных в удобном маркете, а также потенциальная возможность доработки продукта.

За покупкой с последующим внедрением представители МТУСИ обратились в Центр автоматизации "Промавтоматика", который ранее успешно произвел в данном ВУЗе внедрение программного продукта 1С:Университет ПРОФ.  

Процесс внедрения, особенности проекта.

Специалисты «Промавтоматики» провели анализ бизнес-процессов, требующих автоматизации, помогли окончательно определиться с редакцией Битрикс24. Был разработан план внедрения и техническое задание, которые содержали все этапы выполнения проекта.

Далее начались работы по внедрению, параллельно проходило обучение персонала ВУЗа на демонстрационной базе. Надо отметить, что и рядовые сотрудники и начальники отделов были прекрасно мотивированы и заинтересованы в успешном внедрении.

Также были проведены комплексные работы по внедрению коробочной версии Битрикс 24 на сервере заказчика, произведена установка и первичная настройка. После чего осуществлена настройка воронок продаж и этапов сделок для отделов телемаркетинга, сопровождения платного контингента, дополнительных образовательных услуг, прямых продаж, образовательных проектов, настроена форма карточки клиента, форма сделки и лида, добавлены пользовательские поля;

Кроме того:

•             осуществлена настройка структуры организации, созданы учетные записи 46 сотрудников. Произведена настройка прав доступа;

•             проведена работа по созданию и настройке ряда отчетов и виджетов (Например, нетиповые отчеты «Невыполненные задачи» и «Незакрытые сделки»);

•             проведены работы по автоматизации бизнес-процессов посредством типового механизма «роботов»;

•             обучение работе в Битрикс24 сотрудников клиента в количестве 7 человек;

•             настройка и обучение по лидогенерации с внешних каналов (CRM форма, виджет чата);

•             произведена интеграция с IP телефонией МГТС ВАТС;

•             произведена интеграция с 1С:Университет ПРОФ;

Работа с решением. Достигнутые результаты.

С учетом специфики работы Заказчика были созданы и настроены следующие бизнес-процессы:

- создана связь между полями Клиенты-Сделка (ВИ ЕГЭ Русский язык, ВИ ЕГЭ Математика и т.д.). При заполнении этих полей в карточке клиента и переходе в сделку на стадию "вступительные экзамены сданы" данные поля в сделке будут заполнены по данным полей из карточки клиента.

- с помощью бизнес-процесса в сделке создано поле, в котором суммируются данные из пользовательских полей с набранным количеством баллов. На основании значения количества баллов (больше или равно проходному баллу, либо меньше проходного балла) менеджеру приходит соответствующее уведомление.

- с помощью бизнес-процесса реализовано копирование сделки (при установке соответствующего значения в пользовательском поле) в новую воронку с уведомление руководителя направления.

В конце процесса внедрения под нашим контролем и методической поддержкой сотрудниками клиента была перенесена клиентская база из Excel содержащая порядка 15000 записей.

Преимущества от внедрения

Руководство и рядовые сотрудники после небольшого периода привыкания отметили удобство работы с Битрикс24, а также функциональность предлагаемых программой инструментов. Внедрение Битрикс24 завершилось успешно, что привело к значительному росту эффективности работы и снижению непродуктивной нагрузки на сотрудников.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Заказчик принял работу и остался доволен полученным результатом. Теперь заказчик хочет внедрить Битрикс24 в других своих структурных подразделениях.