Партнеры
GARNET
ООО «Русмясомолторг»

ООО «Русмясомолторг»

ООО «Русмясомолторг»

Краткая информация о клиенте

РММТ – крупнейший дистрибьютор мясной продукции на Дальнем Востоке.

https://rus-meat.ru/

С какими задачами пришел клиент?

Необходимо было разработать отчет по эффективности выполнения задач, выполнить автоматизацию документооборота компании – процесс согласования и утверждения договоров, а также все сопутствующие организационные процедуры. И создать электронный реестр договоров.

Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь мы выполнили переход с облачной версии на коробку и приступили к разработке кастомного отчета по эффективности задач. Он учитывает иерархию сотрудников в отделах и показывает сколько задач завершено, количество замечаний, эффективность с разбиением по отделам и считает суммарные показатели отделов и сотрудников. 

Далее мы провели аудит потребностей заказчика и ознакомились с действующей схемой подписания договоров. Составили ТЗ для автоматизации данного процесса с помощью возможностей Битрикс24.

Разработали бизнес-процесс который включает в себя гибкую процедуру согласования и утверждения договоров, учитывающий все потребности заказчика. В том числе задачи на внесение данных по договорам в 1С.

Также добавили возможность отслеживать статусы на любом этапе. 

Внедрили универсальный список для хранения данных по договорам, которые согласуются посредством разработанного БП.

Замечания от согласующих лиц хранятся в отдельном множественном поле и видны как на этапе согласования, так и для просмотра после утверждения. Это позволяет сделать процесс доработки документов максимально прозрачным и эффективным. 

Также мы предусмотрели различные варианты сценариев в процессе согласования договоров при наличии замечаний у согласующих лиц. 

Нумерация для доходных и расходных договоров выполняется автоматически с помощью созданного нумератора.

Работа с решением. Достигнутые результаты

Инициатором процесса согласования и подписания договора может быть любой сотрудник. Он заполняет специальную форму, в которой указывает название договора, предмет договора в виде краткой информации для руководителей, прикрепляет файлы: договор, приложение, документы контрагента. Выбирает тип договора: расходный или доходный, от этого зависит нумерация в реестре договоров (она может проставляться автоматически или вносится вручную). 

Далее процесс уходит на согласование шести руководителям, они имеют доступ к чтению всех заполненных полей и могут согласовать договор либо вернуть его на доработку инициатору. 

В случае возврата на доработку, предусмотрено обязательное поле «Комментарий», его содержимое заносится в отдельное множественное поле элемента и видно всем участникам согласования.

Инициатор в этом случае может выбрать 2 варианта:

  1. Самостоятельно внести правки в договор и повторно отправить документы на согласование.

  2. Отправить письмо руководителю юридического отдела и совместно с юристами составить протокол разногласий. 

После этого инициатор получает задачу и согласованные документы для дальнейшего подписания с контрагентом, а после загружает их в соответствующее поле в карточке БП.

Финальным подписанием договора у генерального директора занимается юридический отдел. А бухгалтерия получает задачу на заведение договора в 1С.

В процессе согласования и подписания при внесении правок, поля документов перезаписываются на актуальные обновленные версии.

Преимущества 

Ранее компания вела всю документацию в Excel и инициатору приходилось лично ходить ко всем руководителям для согласования документов. После создания БП эта процедура существенно сократила время согласования и подписания договоров. 

Также исключена возможность потери документов, так как теперь они все хранятся в общем реестре. 

Повысилось удобство работы для всех отделов, так как видны все комментарии и замечания в процессе согласования. Его удобно отслеживать благодаря статусам. 

Руководители следят за эффективностью выполнения задач благодаря разработанному отчету.

Отзыв заказчика о проделанной работе

Процесс согласования договоров в Битрикс24 позволил наладить коммуникацию сотрудников из разных отделов в компании. Общие задачи эффективно выполняются. Руководители контролируют процесс на всех этапах. Мы продолжаем работать в рамках сопровождения портала, следим за его работоспособностью и улучшаем процессы.


ООО «Русмясомолторг»
Золотой
Москва
Интернет магазин + CRM
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Интеграция с 1С
Крупные корпоративные внедрения
Оцифровываем процессы в компаниях из разных сфер и отраслей.

Оказываем полный цикл услуг: аналитика, настройка, разработка, внедрение, обучение и сопровождение.

У нас в штате — системные и бизнес-аналитики, разработчики, тестировщики, проектные менеджеры, администраторы.

Имеем кейсы из недвижимости, производства, рекламы, торговли, услуг. B2B и B2C.

Разрабатываем сложные интеграции (в том числе с 1С), документооборот, приложения.

Используем технологию безопасной разработки с сохранением обновляемости решений. Не оставляем технический долг.

Работаем прозрачно через helpdesk-систему.

Миссия и основная ценность нашей компании — приносить счастье клиентам через решение IT-задач.

Выезжаем на встречи в Москве, работаем удалённо по всей России и за рубежом.

Основатели лично контролируют каждый проект.
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес Москва, Пресненская набережная, 12

Телефон +7 (495) 414-18-36

По Битрикс24 звоните: +7 (495) 414-18-36

E-mail: info@garnet-lab.ru

Специализация
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
дистрибуция ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение