ООО «СтальПроект»

Компания «СтальПроект»: как автоматизировать проектирование зданий с помощью Битрикс24?

Клиент: ООО «СтальПроект»

Город: Киров

Направление деятельности: Проектирование, строительство и ремонт

Web: https://stalproject.ru/

Тариф Битрикс24: профессиональный

Количество сотрудников: 20-50

Компания «СтальПроект» занимается проектированием, строительством и монтажом зданий из крупных металлоконструкций по типу ангаров.

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

«СтальПроект» уже некоторое время поэтапно проводит систематизацию отделов, чтобы сократить затраты времени и денег на неэффективные процессы.

На момент старта проекта в компании уже был автоматизирован отдел продаж в AmoCRM. Однако встала задача автоматизации производства, для которой есть широкий функционал в Битрикс24. Необходимо было оцифровать весь производственный цикл и автоматизировать процессы, которые компьютер сможет выполнять быстро и безошибочно в отличие от человека.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Чаты по задачам и обмен данными между сотрудниками на едином портале

• Автоматизированные постановка задач и контроль сроков реализации проектов

• Оцифровка всех производственных процессов

• Ускоренные процессы согласования

• Облачное хранение данных компании

Руководство ООО «СтальПроект» выбрало в подрядчики INVO Group, так как давно знакомо с основателем Дмитрием Акуловым и доверяет компании.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Директор

• Роль в проекте: координировал проект внедрения, корректировал бизнес-процессы, принимал готовые работы.

Помощник директора

• Роль в проекте: амбассадор Битрикс24 в своей компании, информирует сотрудников о нововведениях на портале.

Технический директор

• Роль в проекте: описывал бизнес-процессы, предоставлял техническую информацию.

У всех была общая цель: систематизировать работу производственного цикла, внедрить контроль стадий проекта и исполнения задач.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

Во время внедрения проекта сложностей не было. Когда проект по настройке портала был завершен, заказчики попросили "докрутить" некоторые нюансы. И бизнес-аналитик оперативно внес корректировки, которые расширили и улучшили готовый бизнес-процесс.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы. Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1 CRM:

1.1 Настроена воронка для ведения проектов. В нее поступают заявки из отдела продаж. При клике на заявку открывается карточка сделки, где находится полная информация по проекту: какой клиент сделал заказ, что именно нужно изготовить, сроки и на какой стадии находится проект.

1.2 Настроена воронка «Проектирование», которая распределяет заказы между проектировщиками в зависимости от направления работы. Теперь по каждому проекту видно: на каком он этапе, есть ли просроченные задачи, кто ответственный за результат, вся ли документация по проекту подготовлена вовремя и какие документы еще предстоит подготовить.

Процесс проектирования включает в себя 53 направления, поэтому без автоматизации им очень сложно управлять, а отслеживать результаты – просто невозможно.

1.3 Настроена воронка «Изготовление и строительство». Работает по принципу воронки «Проектирование».

2 Бизнес-процессы:

2.1 Настроен бизнес-процесс обработки заявок на снабжение. Производственник запускает процесс и прикрепляет к нему документ с заявкой, а снабженец моментально его получает, выполняет заказ и завершает процесс. Все действия отображаются и фиксируются в системе. Сказать «я не видел задачу» невозможно.

2.2 Настроен процесс согласования счета на оплату. Снабженец запускает процесс на портале и прикрепляет к нему счет. Директор моментально получает задание «Согласовать счет» и выполняет его. Если счет одобрен, то бухгалтер автоматически получает задачу на оплату.

2.3 Настроен процесс согласования заказа наличных. Работает по принципу «Согласования счета».

3 Контакт-центр:

3.1 Подключена e-mail почта, которая позволяет получать и отправлять письма прямо в Битрикс24.

4 Списки:

4.1 Настроен реестр оплат для хранения данных.

4.2 Настроен списки счетов на плату и заказа наличных. При поступлении данных о средствах запускается автоматически запускаются процессы согласования.

5 Задачи (группы/проекты):

5.1 Подключена группа по проектированию. Данные группы позволяют структурировать работу над каждым проектом. В них есть свои чаты, хранилища данных, календари, задачи, которые относятся только к соответствующим группам.

6 Аналитика:

6.1 Настроен отчет по дебиторской задолженности.

7 Облачное хранение данных:

7.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

8 Чат и видеозвонки:

8.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

8.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения:

• Производственный процесс полностью перенесен в Битрикс24. В карточке каждого проекта видно его текущее состояние. Процесс стал полностью подконтрольным.

• Если в проекте случается форс-мажор — это сразу видно в Битрикс24. Такая прозрачность позволяет быстро устранять «заторы» и выполнять вовремя свои обязательства перед клиентами.

• Сотрудники знают свою загрузку, могут легко управлять задачами и сроками и при необходимости оперативно получать помощь от коллег.

• Собственник получил возможность накапливать аналитику по работе компании и управлять ей. Битрикс24 собирает данные и считает показатели, пока сотрудники выполняют задачи.

• CRM контролирует составление и сроки отправления важной документации. Ни один документ в проекте теперь невозможно потерять.

Большая победа этого внедрения – это сам факт использования Битрикс24 производственниками. Как известно, сотрудники производства обычно работают «в полях», а не за компьютерами, поэтому их работу сложно оцифровать и управлять ей.

Теперь специалисты компании «СтальПроект» выполняют задачи и отмечают состояние проектов в своих мобильных телефонах через приложение Битрикс24. Это позволяет им работать в любой локации без привязки к компьютеру, а собственнику – держать руку на пульсе проектов.

Дальнейшие планы:

Так как у компании «СтальПроект» отдел продаж и производство уже автоматизированы, второй этап пока не планируется. Возможно, в дальнейшем все отделы будут переведены в Битрикс24, чтобы сотрудники компании работали в единой системе.

На данный момент «СтальПроект» пользуются нашими услугами сопровождения портала. Спустя 6 месяцев после завершения MVP были усовершенствованы и детализированы основные бизнес-процессы, настроена воронка продаж и выполнена интеграция с сайтом: теперь заявки с него поступают в Битрикс24.

Менеджер по продажам обрабатывает заказы в той же системе, что и его коллеги из производства. Это упрощает и ускоряет передачу информации по проектам между отделами.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 9

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Проектная команда быстро реагирует на вопросы и пожелания клиента.

• Сотрудники внимательные и компетентные.

• Были реализованы все заранее оговоренные настройки в точные сроки.