Внедрение Битрикс24 для компании по производству приборов промышленного назначения «ЭИС»

1. Краткая информация о клиенте 

Компания занимается производством приборов промышленного назначения. Компания расположена в Екатеринбурге. Имеет 25 человек, работающих в Б24. 

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент

Изначально вся работа организации велась в таблицах Excel, которых накопилось масса. Необходимо было:
- анализировать наличие оборудования у Поставщиков для оптимизации поставок.
- иметь представление о покупателях, поставщиках, проектировщиках и их сроках и стоимости поставок.
- отслеживать участие в тендерах, а также результаты выигрыша или проигрыша тендера для последующего анализа цены.
- вести электронную систему управления проектами.
- постановка и контроль сроков выполнения задач в Битрикс.
- эффективное использование сотрудниками инструментов Битрикс в своей работе.
- деление сотрудников на группы, разграничение прав доступа к блоку СРМ, редактированию и просмотру данных по сделкам и клиентам, настройка почты.

Основным критерием при выборе в пользу Битрикс24 было введение и управление проектами(объектами) в электронной системе, которая позволяла бы осуществлять контроль поставленных задач. Обратился к нам, т. к. мы являемся местным интегратором и знаем, как добиться результатов в случае работы с компанией. 

3. Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь решались проблемы тендерного отдела и отдела продаж. Текущий сценарий работ отдела продаж:
Все звонки поступают на номер. Кто свободен – тот и берет трубку и отвечает. Если это чей-то клиент, то осуществляется перевод звонка на того менеджера.
Сценарий работы в Битрикс:
Сделали интеграцию телефонии с Битрикс24. В этом случае все звонки будут записаны в карточке контакта/компании. В случае звонка действующего клиента звонок сразу переходит на ответственного менеджера. Лиды создаются только на клиентов, которых нет в Битрикс24. Время обработки звонка – 30 минут.
Для тендерного отдела созданы воронки для расчета суммы, с которой компания может участвовать в тендерах; участие в тендерах, конкурсах, электронных аукционах, закупках у единственного поставщика и т.п.; отслеживать состояния отгрузок по выигранным тендерам. Помимо этого создана воронка для отслеживания состояния отгрузок по договорам с победителями тендеров.

Столкнулись с такими техническими проблемами как: Общая почта размещена на сайте. На данную почту поступают заявки для отдела продаж, так и общая информация для компании. Руководитель отдела продаж каждый день проверяет почту и направляет заявки на менеджеров. Было необходимо осуществить настройки почты таким образом, чтобы письма попадали в нужные сделки, а письма не привязанные к сделке оставались в почте, непривязанные ни к одной из сущностей Битрикс24. Решили эту проблему следующим образом:  Общую почту подключаем к Битрикс 24. Даем доступ руководителю и менеджерам.

Доработка модуля почты включает в себя:
Исходящая почта (с общей почты, почта менеджеров):
При написании письма клиенту, в теме письма автоматически проставляется ID сделки, из которой было отправлено письмо (ID в сделке присваивается автоматически в момент создания сделки).
Входящая почта с указанием ID:
Клиент отвечает на каждое письмо, создавая цепочку писем. Письмо автоматически появляется в карточке сделки, ID которой равно ID в теме письма.
Входящая почта без указания ID:
Если это новое письмо от клиента (без указания в теме письма ID или нет цепочки писем), то письмо будет находится исключительно в папке «Почта» в левом меню Битрикс24 (без привязки к сделке, компании, контакту).
Действия руководителя (ответственного за просмотр папки «Почта») в случае нового письма следующие:
* изучить письмо
* если письмо необходимо взять в работу определенному менеджеру, то отправить ссылку письма нужному менеджеру
* ответить на письмо или оставить прочитанным.. 

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Менеджеры активно используют настроенные воронки, значительно упростили задачу логисту в работе с объектами, закупке оборудования и доставке продукции. Менеджеры активно используют телефонию, что позволяет руководителю собирать корректную статистику и анализ звонков по каждому из менеджеров. Учитывается источник, с которого клиент обратился в компанию. Руководитель анализирует эффективность каждого источника в считанные минуты. Руководство каждого отдела без труда определяют среднее время прохождения клиента по воронкам.
Также настроенные воронки позволяют увидеть картину по клиентам целиком: кто из клиентов и на каком этапе производства и доставки находится, контролировать процессы по заказу оборудования, производству, контроля качества, доставки.
Например, активно используются универсальные списки "Список оплат" и  "Заказ оборудования". Список оплат привязан к воронкам и карточке компании:
•    Ставится пауза до планируемой даты оплаты на 2 недели до "Предполагаемая дата оплаты" ставится задача ответственному менеджеру
•    Список создается вручную в сделке ответственным сотрудником за сделку или в карточке компании
•    В список заносится информация по предполагаемому графику оплат, согласованному с компанией
•    Фактическая дата оплаты указывается по факту оплаты через изменение элемента списка. Список "Заказ оборудования" привязан к воронке «Производство» и карточке компании:

•    Ставится пауза до срока поставки оборудования.  На дату поставки оборудования ставится задача ответственному менеджеру

•    Ставится пауза до даты оплаты за оборудование. На дату оплаты оборудования ставится задача ответственному менеджеру
•    Список создается вручную в сделке ответственным сотрудником за сделку или в карточке компании
•    В список заносится информация по заказу и оплаты оборудования, согласованному с компанией

5. Преимущества от внедрения 

- Значительно увеличилось время обработки писем;
- Стало удобнее обсуждать вопросы по каждому из объектов, т.к. вся коммуникация сотрудников проводится в Битрикс24;
- Меньше времени тратиться на отслеживание выполнения задач;
- Повысилась мотивация к работе, т.к. работа менеджеров стала прозрачнее, что позволяется руководству эффективнее строить систему мотивации

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Представитель компании оставил положительный отзыв о сотрудничестве.