Старинная Усадьба Гребнего

Срок реализации: 3 недели

О клиенте: 
Усадьба Гребнево — старинная усадьба, первые упоминания о которой встречаются в начале XIV века. Масштабный ансамбль находится в 28 километрах от Москвы в городском округе Щелково рядом с Фрязино. Усадьба является одной из самых больших фестивальных площадок в России. На территории усадьбы построены залы «Трубецкой холл» и «Барский» для проведения свадеб и других мероприятий, 5 категорий комфортабельных домов для проживания, беседки, детские и спортивные площадки, лодочная станция, памятники, фонтаны, сауна, детский центр, рестораны и кафе.
Город: Московская область
Сайт: https://usadbagrebnevo.com/
Тариф: Корпоративный портал на 50 пользователей
Число сотрудников: 50 пользователей

Задачи: 
Компании требовалась CRM-система, чтобы эффективно обрабатывать заявки, не терять их и хранить всю информацию о клиентах в единой базе. В качестве такой системы выбрали коробочное решение Битрикс24. Тем самым была поставлена задача со сборкой серверного оборудования и установкой корпоративного портала Битрикс24. Клиенту также было необходимо подключить виртуальную АТС, где звонки распределяются по ответственным менеджерам. Для удобства ведения заказов потребовалось сделать воронки продаж и добавить все каналы связи, чтобы заявки сразу приходили в Битрикс24 менеджерам. Так как компания ведет работу в системе Travelline, для этого потребовалось интегрировать эту платформу дальнейшей с корпоративным порталом. И после выполнения основных задач следует заключительная – это обучение по порталу менеджеров и руководства для работы.

Реализация:
Сборка сервера, где расположен Битрикс24
Прежде, чем собирать серверный компьютер, мы нашли комплектующие по бюджету клиента, заказали их и приступили к сборке. После этого установили на серверный компьютер CentOS7, на котором развернули корпоративный портал Битрикс24. Затем приступили к настройке портала для удобной работы компании.
Подключение телефонии для различных линий
В качестве виртуальной АТС мы предложили выгодные условия от компании Мегафон. Она дает возможность создать мощную систему распределения входящих вызовов, использую ограниченные ресурсы. После установки мы занялись распределением звонков по ответственным менеджерам. Благодаря этому входящие и исходящие звонки стали приходить в Битрикс24 и фиксироваться как заявки, что упростило работу менеджеров.
Настройка и автоматизация воронок продаж
Воронка продаж каждого направления разработана с учетом специфики источника заказа, профиля организации. Например, для сложных проектов нужна дополнительная документация, а для более простых нет. Простая воронка помогает вести заказы клиентов с сайта. Роботы помогли автоматизировать рутинную часть менеджеров.
Настройка контакт-центра
В одном окне объединили все каналы сбора заявок. Для этого к CRM подключили Avito, ВКонтакте, Telegram Одноклассники и WhatsApp. Когда человек пишет в чат, то по его обращению система автоматически создает лид и менеджер в порядке очереди становится ответственным за этот лид. В разделе «Контакт-центр» настроили робота со статистикой диалогов. Это общее количество заявок, число обращений с положительной и отрицательной оценкой, данные по обращениям (первичные, повторные, пропущенные и принятые), нагрузка по каналам связи (среднее время до ответа менеджера, время на линии), процент довольных клиентов. Так руководитель отдела в одном окне видит работу менеджеров.
Интеграция с единой платформой для гостиного бизнеса Travelline и Битрикс24
Компания ведет работу в системе Travelline – это российский софт, который хорошо интегрируется с Битрикс24. Мы объединили запросы из разных каналов продаж в одном окне и синхронизировали с системой бронирования. Сотрудники ресепшена перестали терять заявки, а при возникновении спорных ситуаций могли посмотреть всю историю заказа и точно сказать с какой стороны возникла проблема.
Обучение по порталу для менеджеров и руководства
Мы провели отдельную онлайн-презентацию для руководителей, в которой пошагово продемонстрировали основные этапы бронирования. Руководители научились ставить задачи и фиксировать их выполнение, проводить онлайн-планерки, уведомлять сотрудников о важных событиях в жизни компании, прослушивать звонки и пользоваться аналитикой, для анализа эффективности работы сотрудников. Для менеджеров провели онлайн-обучение по ведению клиента от начального этапа сделки до заключительного. Показали, как необходимо выполнять задачи, записывать важные моменты по желаниям клиентов, вести общий чат с коллегами, пользоваться общим диском компании и вести переписки с клиентами прямо из Битрикс24, не переходя в другие источники.

Результаты: 
Благодаря внедрению Битрикс24 компании удалось настроить полноценную работу в CRM, которая позволила получать заявки от клиентов со всех каналов связи. Телефония помогла автоматически принимать заявки сразу после окончания звонка, а у руководителей появилась возможность прослушивать записи разговоров менеджеров с клиентами для оценки качества. Благодаря обучению сотрудники быстрее поняли суть работы в CRM, что привело к эффективной работе компании.

Отзыв о проделанной работе: 
Реализовано много сложных моментов, но обучение помогло за очень быстрое время научиться работать со всеми возможностями корпоративного портала. В результате Битрикс24 оказался куда более простой программой, чем на первый взгляд. «Клиенты довольны, довольны и сотрудники».