Единый цифровой портал для IT деятельности интегратора Битрикс24 в Молдове «CLOUD BOX» SRL

О КОМПАНИИ

Компания: CLOUD BOX SRL

Сфера: Внедрение и сопровождение Битрикс24, IT-консалтинг, автоматизация бизнес-процессов, разработка интеграционных решений
Формат проекта: Внутреннее внедрение (self-implementation)
Продукт: Битрикс24 Коробочная версия

«CLOUD BOX» SRL — интегратор цифровых решений и официальный сертифицированный золотой партнёр Битрикс24 в Молдове, специализирующийся на автоматизации продаж, процессов и коммуникаций.

Компания «CLOUD BOX» SRL работает на рынке внедрения CRM Битрикс24 в Молодове более 5 лет, реализуя проекты любой сложности: от малого бизнеса до enterprise-сегмента.

Для повышения собственной эффективности и демонстрации клиентам лучших практик компания «CLOUD BOX» SRL приняла решение провести внутреннее внедрение Битрикс24 и полностью перейти на работу в единой экосистеме.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Компания поставила перед собой следующие цели:

1. Увеличить прозрачность и управляемость всех процессов.

2. Сократить операционные расходы и снизить нагрузку на сотрудников.

3. Создать масштабируемую и тиражируемую систему, которая станет эталоном для клиентов.

4. Обеспечить руководству полный контроль над продажами, задачами, проектами и финансовыми показателями.

• Объединить разрозненные инструменты в единый цифровой контур.
• Автоматизировать продажи и сопровождение проектов.
• Создать систему планирования и контроля задач.
• Настроить единый канал коммуникаций с клиентами.
• Внедрить документооборот, контроль оплат и автоматизацию биллинга.
• Создать структуру аналитики для принятия управленческих решений.

• задачи фиксировались в Notion и Jira;
  контроль выполнения отсутствовал, дедлайны часто переносились;
• продажи велись в нескольких мессенджерах, заявки терялись;
• отчёты собирались вручную, требовали много времени;
• коммуникации с клиентами были распределены между менеджерами и не имели истории;
• проекты сопровождались в разных инструментах, что усложняло анализ загрузки.

«CLOUD BOX» SRL решил внедрить Битрикс24 в первую очередь для себя по тем же методикам и стандартам, что применяет в коммерческих проектах клиентов.

РЕШЕНИЕ ЗАДАЧИ

1. Анализ и описание бизнес-процессов:

• Произведена декомпозиция всех процессов компании: продажи, пресейл, внедрение, техподдержка, биллинг, управление проектами, HR и маркетинг.
• Выявлены узкие места: отсутствие контроля, ручное выполнение операций, неструктурированная коммуникация.
• Составлены BPMN-схемы ключевых процессов.

2. Проектирование цифровой модели:

• Определены роли и права сотрудников.
• Разработана структура CRM под специфику «CLOUD BOX» SRL.
• Составлена архитектура автоматизаций и интеграций.
• Определён набор KPI и метрик для контроля эффективности.

3. Настройка системы:

• Настроены направления воронок продаж: «Лиды», «Входящие заявки», «Первичная продажа», «Продление», «Услуги».
• Созданы воронки проектов и подключения клиентов.
• Сформирована структура рабочих групп: Продажи, Внедрение, Техподдержка, HR, Back-office.
• Настроены чек-листы, каталоги услуг, карточки клиентов, автоматизированные задачи.

4. Автоматизация процессов:

• Автоматический запуск задач при переходе по стадиям сделки.
• Роботы уведомлений клиентам и сотрудникам.
• Автоматизация контроля сроков и SLA.
• Автоматическое формирование договоров, коммерческих предложений и актов.
• Интеграция телефонии и фиксация всех обращений через контакт-центр.

5. Интеграция с внешними системами:

• Интеграция с бухгалтерией.
• Синхронизация с платёжными системами.
• Интеграция с VoIP и Telegram, социальными сетями и мессенджерами.

6. Создание отчётности и аналитики:

• Построены отчёты:

  • эффективность менеджеров,

  • воронка продаж,

  • план / факт часов по проектам,

  • загрузка сотрудников,

  • просрочки, расходы, выработка,

  • ARPU / LTV клиентов.

• Настроена управленческая панель руководителя.

РЕЗУЛЬТАТ

Количественные показатели:

1. Сокращение времени обработки заявки — на 35%.

2. Рост конверсии из заявки в проект — на 22%.

3. Снижение просроченных задач — на 40%.

4. Ускорение подготовки печатных форм коммерческих предложений, счетов, актов и договоров — с 30 минут до 3–5 минут.

5. Повышение прозрачности проектов — 100% задач ведутся в Битрикс24.

6. Уменьшение времени на ежемесячную отчётность — с 2–3 дней до 10 минут.

Качественные показатели:

1. Руководители получили полный контроль в режиме реального времени.

2. Команда работает в единых стандартах.

3. Уровень клиентского сервиса вырос за счет прозрачного SLA.

4. Компания стала демонстрировать клиентам собственную систему как «идеальный образец».