ИП Лобачева А.В. (Lobacheva project)

Lobacheva project: как автоматизировать праздничное агентство с помощью Битрикс24?

Краткая информация о клиенте:

Клиент: ИП Лобачева А.В.

Город: Москва

Направление деятельности: организация и проведение праздников

Web: https://lobacheva-project.ru/

Тариф Битрикс24: компания

Количество сотрудников: 10-20

Основная деятельность агентства – это организация детских праздников под ключ в Москве и Московской области. На сайте компании можно заказать грандиозное мероприятие с аниматорами, насыщенными развлекательными шоу: дрессированными животными, аттракционами, яркими декорациями и прочими чудесами. При этом, цены являются доступными для клиента!

Какие задачи хотела решить компания с помощью Битрикс24?

Компания «Lobacheva project» работает с большим количеством краткосрочных сделок. Информацию и договоренности о мероприятиях приходилось искать вручную в переписках различных мессенджеров. Это сильно замедляло работу сотрудников.

Была необходима систематизация ежедневных задач. Поэтому руководство приняло решение автоматизировать рабочие процессы с Битрикс24.

Первоначальный список необходимого функционала:

• Работа всей компании в одной программе;

• Чаты с клиентами и обмен данными на едином портале;

• Интеграция WhatsApp с Битрикс24;

• Оцифровка клиентской базы;

• Систематизация работы со сделками.

Опасались, что сотрудникам будет тяжело адаптироваться к работе на новом портале. Обучение было энергозатратным, но спустя 3 недели, менеджеры стали привыкать к CRM и ежедневным задачам.

Для внедрения Битрикс24 выбрали официального представителя – INVO Group.

Состав рабочей группы со стороны заказчика:

Управляющий

• Роль в проекте: проектирование процессов, предоставление информации, согласование и приемка готовых работ.

• Что было важно: внедрить работу на едином портале, контролировать количество входящих запросов и качество обработки лидов.

С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:

1. Первый этап проекта был большой и очень детализированный, из-за этого сотрудникам непросто давалось обучение. Но, благодаря совместным усилиям команд INVO Group и Lobacheva project, удалось оперативно запустить работу на портале.

Что было сделано во время реализации проекта:

Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить и начать работать с самыми необходимыми инструментами Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.

Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:

Стандартные модули Битрикс24:

1. CRM:

1.1. Настроены карточки контактов, компаний, сделок, которые позволяют собирать и хранить информацию о клиентах и сделках в базе данных компании.

1.2. Настроена воронка продаж, которая позволяет работать со всеми сделками поэтапно, контролирует сроки и качество выполнения задач, автоматически рассчитывает суммы услуг и сохраняет историю взаимодействия с клиентами.

2. Бизнес-процессы:

2.1. Настроен бизнес-процесс, который позволяет полностью копировать сделку при необходимости дублировать её.

2.2. Настроен бизнес-процесс, который позволяет при редактировании сделки отменить все услуги по нажатию одной кнопки.

3. Контакт-центр:

3.1. Подключена телефония, которая позволяет совершать и принимать звонки, записывать разговоры и прослушивать записи прямо Битрикс24.

3.2. Подключен WhatsApp, который позволяет принимать и отправлять сообщения прямо в Битрикс24, а также видеть всю переписку в карточках сделок, контактов и статистике диалогов.

4. Списки:

4.1. Настроен реестр оплат.

4.2. Настроен реестр услуг по декору. Данные в него подгружаются автоматически.

4.3. Настроен реестр детей.

4.4. Настроен реестр услуг по анимации. Данные в него подгружаются автоматически.

5. Аналитика:

5.1. В реестрах настроена работа с фильтрами. Это позволяет видеть: нагрузку по праздникам на день, количество проданных часов в месяц, продажи менеджера и его планируемую зарплату, оплаты аниматору за месяц и другую аналитику.

6. Маркет-плейс:

6.1. Установлено приложение ChatsApp для открытых линий в Битрикс24.

6.2. Установлено приложение I2CRM для интеграции мессенджеров с Битрикс24.

6.3. Установлено приложение Импортер, которое позволяет моментально переносить данные из Excel в CRM-форму Битрикс24.

6.4. Установлено приложение Flexbe, которое собирает все заявки с рекламы и формирует из них лиды в Битрикс24.

7. Облачное хранение данных:

7.1. Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

8. Чат и видеозвонки:

8.1. Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.

8.2. Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24.

Результат от внедрения:

1. Коммуникации с клиентами ведутся на едином портале.

2. История переписки, звонков и работы со сделками сохраняется в Битрикс24.

3. Клиентская база оцифрована и находится на портале компании.

4. Работа со сделками упорядочена, Битрикс24 ведет процесс последовательно и напоминает о задачах.

Интересные моменты во время внедрения:

Сотрудники «Lobacheva project» творческие и очень креативные. Освоение программы давалось нелегко, иногда было желание всё бросить.

На протяжении проекта команда внедрения INVO Group поддерживала клиента не только технически, но и морально. Когда прошли рубеж обучения, работать стало легче.

Следующий этап внедрения планируется зимой, после сезона праздников. Будут внедряться 2 новые воронки, учет доходов, рассылка через чат-боты, сквозная аналитика и распределение задач.

Оценка клиента о сотрудничестве с INVO Group по 10-бальной шкале: 9

Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• Пунктуальность сотрудников;

• Внимательная работа бизнес-аналитика;

• Готовность решать масштабные и сложные задачи.

Будут рекомендовать INVO Group и другим компаниям.