Корпоративный портал для ЭТП «Микрохирургия глаза»
Краткая информация о клиенте.
Наш клиент Экспериментально-техническое производство (ЭТП) «Микрохирургия глаза» - является филиалом Федерального государственного автономного учреждения "Национальный медицинский исследовательский центр" межотраслевой научно-технический комплекс "Микрохирургия глаза" имени академика С.Н. Фёдорова" Министерства здавоохранения Российской Федерации. Один из ведущих российских производителей микрохирургических инструментов, искусственных хрусталиков и полимерных изделий для офтальмологических операций. Продукция ЭТП хорошо известна как на отечественном, так и на зарубежном рынке, имеет стабильно высокий спрос. В портфеле заказчиков продукции — свыше тысячи клиник.
Обращение клиента.
Клиент обратился к нам с задачей разработать и внедрить для своей организации корпоративный портал, который сможет удовлетворить потребности нового, активно развивающегося, коммерческого отдела; поможет автоматизировать документооборот предприятия и оцифровать внутренние рабочие процессы.
Задачи, с которыми обратился клиент.
На первом этапе работы требовалось:
· Автоматизировать процессы коммерческого отдела связанные с продажами, производимой предприятием продукции.
· Организовать процесс оформления договорных отношений с поставщиками услуг и товаров, а, так же хранение информации в реестре на корпоративном портале, в том числе за предыдущие периоды.
· Автоматизировать процесс согласования и исполнения заявок на закупку от сотрудников.
· Реализовать другие внутренние процессы предприятия на портале.
Выбор продукта.
Для реализации проекта была выбрана коробочная версия Битрикс24, так как руководство организации предъявляет жёсткие требования к полной безопасности информации и к контролю над всеми процессами.
Процесс внедрения и особенности проекта.
Внедрение было решено разделить на два по этапа:
1.1.Настройка и внедрение CRM для Коммерческого отдела.
1.2.Создание процессов для заявок и разработка документооборота, в том числе реестра договоров, внедрение портала для всего предприятия.
В рамках работы над первым под этапом мы очень скрупулёзно проработали автоматизацию для воронок продаж через аукцион и холодные продажи, так как для менеджеров очень важно было соблюдать сроки с точностью до минуты.
В CRM были настроены три воронки продаж, стадии отслеживания счетов и коммерческих предложений.
Заметно облегчил нам процесс настройки, разработанный нашей компанией модуль «Внешний SMTP. Отправка почты из коробочного 1C-Битрикс24 без боли и кода», который я всем горячо рекомендую (вот ссылка https://marketplace.1c-bitrix.ru/solutions/zionec.smtp/), полностью снимающий головную боль при настройке почты в коробочной версии Битрикс24.
Первые трудности настигли нас при работе над шаблонами документов для оформления сделок. Так как наш клиент является филиалом государственного учреждения, требования к печатным формам самые жёсткие и бескомпромиссные. Для реализации, на пример, в печатной форме счёта условий и сроков оплаты нам потребовалось разработать отдельный бизнес-процесс, только для заполнения одной строчки.
К сроку реализации второго под этапа, очень вовремя, подоспел новенький функционал Битрикс24 – Смарт-процессы, с помощью которого нам удалось реализовать очень удобный и наглядный процесс согласования и исполнения заявок на закупку услуг и товарно-материальных ценностей от сотрудников.
Все этапы, которые должна пройти заявка в процессе согласования, мы представили в виде стадий, как это работает для сделок в CRM. Таким образом для всех сотрудников предприятия функционал работы в Битрикс24 стал выглядеть единообразно, что заметно упростило процесс обучения, внедрения и привыкания сотрудников.
Данный этап работы, конечно, не обошёлся и без трудностей. Так как функционал Смарт-процессов, только появился, и опыта работы с ним на тот момент ни у кого толком не было, нам пришлось провести не мало рабочих часов за проведением исследований и построением гипотез. Но результат, безусловно, оправдал эти затраты.
Получив экспертизу в смарт-процессах, мы приняли решение продолжать оцифровку внутренних бизнес-процессов предприятия с помощью этого функционала. И разработали систему документооборота, ведения реестра договоров и, даже внутренней отчётности здесь же.
И тут, как полагается, без сложностей не обошлось.
Во-первых, со стороны самого предприятия, перед нами была поставлена задача автоматически формировать номер договора, в зависимости от типа заключаемого договора, для чего мы разработали свой процесс нумерации, учитывающий потребности клиента.
Во-вторых, со стороны нового функционала Битрикс24, который, к сожалению, был лишён возможности выгрузки данных для формирования отчётности, которую клиенту требовалось предоставлять в головную организацию и вышестоящие гос.структуры. С чем мы тоже успешно справились.
Примеры использования.
Пример функционала, который используется всеми сотрудниками - это "Заявка на закупку".
Любой сотрудник организации может инициировать заявку на закупку для себя товарно-материальной ценности или услуги, например ремонт оргтехники или закупка мебели для организации своего рабочего места. Реализованный на корпоративном портале функционал создания и согласования таких заявок полностью автоматизировал данный процесс, и теперь сотрудникам не нужно наворачивать круги по кабинетам своего предприятия, собиря бумажки и подписи в них. Теперь этот процесс выглядит так.
Сотрудник предприятия инициирует заявку на закупку, создавая её в системе, прикладывает необходимую документацию к заявке и отправляет ее на согласование, процесс определяет кому на согласование должна уйти заявка и меняет ответственного, оставляя при этом инициатора наблюдателем. После прохождения первого этапа согласования, процесс определяет следующего согласующего и меняет ответственного снова, при этом на каждом этапе рассылает уведомления инициатору и ответственному и назначает задания ответственным сотрудникам, после завершения которых, процесс определяет дальнейший этап согласования и в соответсвии с ним, меняет стадии и ответственных до тех пор, пока заявку не согласует Директор филиала. После чего заявка скопируется в следующий процесс - исполнение заявки на закупку, и будет ждать его завершения, а затем автоматически завершится. Похожий процесс работает и для исполнения заявки.
Для того, чтобы подробно описать все задачи и трудности, с которыми мы сталкивались в процессе реализации этого проекта, нам пришлось бы написать небольшую книгу. Поэтому перейдём к результатам проекта.
Результаты.
В результате внедрения корпоративного портала, разработанного, напомню, на коробочной версии Битрикс24, клиенту удалось полностью автоматизировать внутренние процессы, которые раньше работали только в бумажно-ручном варианте и сотрудникам приходилось физически наматывать круги по кабинетам своего предприятия, согласовывая разного рода заявки и заявления. Теперь все процессы стандартизированы и полностью перенесены в цифровой формат.
Сократилось время на предоставление отчётности в вышестоящие органы за счёт автоматизации обработки документов и возможности выгрузить всё в нужном формате, вместо формирования бесконечных Excel таблиц.
Коммерческий отдел получил свой рабочий инструмент в виде CRM, полностью адаптированной под нужды и процессы предприятия. С автоматическим отслеживанием сроков, генерацией первичной документации, гибкой отчётностью и прочим, чрезвычайно полезным функционалом.
И, самое приятное для нас, как интеграторов, клиент продолжил работу с нами, заказав разработку интернет-магазина и последующее расширение функционала корпоративного портала.
Преимущества от внедрения.
Сократилось время, которое сотрудники тратили на подачу и согласование заявок и заявлений, вместо того чтобы бродить по коридорам предприятия от кабинета к кабинету, им достаточно, не вставая со своего рабочего места, оформить заявку на портале, запустить процесс ее согласования или обработки и наблюдать за ее выполнением. Соответственно, высвободившееся время, они тратят на выполнение своих непосредственных обязанностей, повышая собственную продуктивность.
Приведён в порядок процесс оформления и хранения документов, с подрядчиками и поставщиками. Теперь сотрудникам отдела материально технического снабжения, не нужно разбирать тонны папок с документами в поисках одного конкретного договора, осуществить поиск любого документа можно в реестре на портале, а, так же отследить весь путь и документацию по конкретному контрагенту.
Для того, чтобы предоставить отчётность в вышестоящие организации и гос.структуры больше не надо тратить время на создание километровых таблиц в Excel, достаточно нажать одну кнопку.
Сотрудники коммерческого отдела больше не пропустят ни одного аукциона и сделки и смогут отслеживать график осуществления поставок, CRM напомнит о важных событиях, что, неизбежно, ведёт к повышению прибыльности предприятия.
