Внедрение Битрикс24 в проектной компании: автоматизация согласований
Краткая информация о клиенте:
Компания: ООО «НЕОН»
О компании: Разработка проектно-сметной документации, участие в реализации городских инфраструктурных проектов
Город: Москва
Количество сотрудников: до 50 человек
Задачи клиента:
ООО Неон проектная компания с серьёзной экспертизой в сфере разработки градостроительных решений. Реализуемые проекты влияют на развитие городской среды, а потому требуют высокой степени согласованности и прозрачности процессов внутри команды.
В связи с ростом и усложнением внутренних задач, руководство компании решило внедрить корпоративный портал для крупной компании на базе коробочной версии Битрикс24.
С инициативой автоматизации процессов в компанию обратился руководитель IT-отдела. На момент обращения:
Решение задачи:
Работа началась с детального аудита бизнес-процессов. Затем была построена структура портала:
Согласование договоров
Один из наиболее комплексных процессов. При создании заявки сотрудник указывает необходимые данные и выбирает контрагента. Если контрагента нет в базе его можно добавить, при этом автоматически создаётся папка на общем диске для хранения документа.
Далее процесс проходит следующие этапы:
Согласование счетов
В основе логика поэтапного согласования:
Учет корреспонденции
Решено разделить процесс на входящую и исходящую корреспонденцию.
Входящая:
Доверенности и приказы
Процессы реализованы по единой логике:
Запрос медиаматериалов
Процесс начинается с заявки от руководителя:
Обучение команды
Обучение проходило в три этапа, что позволило:
Результаты внедрения:
Реализация проекта дала осязаемые изменения в работе компании:
Опыт работы с ООО Неон показал, что комплексный подход к внедрению Битрикс24, включая аналитику, проработку процессов и качественное обучение, позволяет не просто автоматизировать рутину, а трансформировать внутреннюю культуру работы компании.
Аналогичное решение может быть реализовано и у вас особенно если важна прозрачность, согласованность и контроль всех внутренних процессов.
Компания: ООО «НЕОН»
О компании: Разработка проектно-сметной документации, участие в реализации городских инфраструктурных проектов
Город: Москва
Количество сотрудников: до 50 человек
Задачи клиента:
ООО Неон проектная компания с серьёзной экспертизой в сфере разработки градостроительных решений. Реализуемые проекты влияют на развитие городской среды, а потому требуют высокой степени согласованности и прозрачности процессов внутри команды.
В связи с ростом и усложнением внутренних задач, руководство компании решило внедрить корпоративный портал для крупной компании на базе коробочной версии Битрикс24.
С инициативой автоматизации процессов в компанию обратился руководитель IT-отдела. На момент обращения:
- Не было единого рабочего пространства и канала внутренней коммуникации
- Отсутствовал автоматизированный процесс согласования договоров и счетов
- Не использовалось централизованное хранилище документов
- Была необходимость в структурировании рабочих процессов и их прозрачности
- Сотрудники не были знакомы с инструментами Битрикс24
- подготовить рабочую структуру и права доступа
- внедрить ключевые бизнес-процессы
- организовать обучение сотрудников работе в Битрикс24
Решение задачи:
Работа началась с детального аудита бизнес-процессов. Затем была построена структура портала:
- Сформированы отделы и привязаны сотрудники
- Настроены права доступа в CRM
- Определены роли для каждого участника процесса
Согласование договоров
Один из наиболее комплексных процессов. При создании заявки сотрудник указывает необходимые данные и выбирает контрагента. Если контрагента нет в базе его можно добавить, при этом автоматически создаётся папка на общем диске для хранения документа.
Далее процесс проходит следующие этапы:
- Руководитель строительного блока / ПТО / СДО проверка по специализации
- Юрист подготовка макета договора, проверка на необходимость согласования с отделом кадров
- Отдел кадров (при необходимости)
- Финансовый директор и руководитель компании финальные согласования
- Помощник руководителя организация подписания и отправки контрагенту
- Сканирование и архивирование договор прикрепляется к заявке и отправляется в электронный архив
- Юрист помещает оригинал в бумажный архив
Согласование счетов
В основе логика поэтапного согласования:
- Финансовый директор первичное согласование
- Руководитель компании финальное подтверждение
- Бухгалтер фиксация факта оплаты
- Инициатор завершение процесса: приёмка товара или услуги, передача закрывающих документов
Учет корреспонденции
Решено разделить процесс на входящую и исходящую корреспонденцию.
Входящая:
- Инициатор заводит заявку, прикрепляет скан письма
- Руководитель определяет ответственного и необходимость ответа
- Если ответ требуется автоматически создаётся заявка на исходящее письмо
- Инициатор формирует текст письма
- Согласование проходит у руководителя
- Помощник распечатывает, подписывает и отправляет адресату
Доверенности и приказы
Процессы реализованы по единой логике:
- Инициатор заполняет форму
- Автоматически формируется шаблон документа
- Юрист проверяет и ставит визу
- Руководитель утверждает
- Помощник организует подписание и передачу документа
Запрос медиаматериалов
Процесс начинается с заявки от руководителя:
- Назначается ответственный за съёмку
- После выполнения ответственный прикрепляет материалы
- Данные размещаются на Диске Битрикс24
- Руководитель проверяет и утверждает
Обучение команды
Обучение проходило в три этапа, что позволило:
- Постепенно вводить сотрудников в новый инструментарий
- Снизить сопротивление изменениям
- Донести ценность автоматизации через реальные кейсы
Результаты внедрения:
Реализация проекта дала осязаемые изменения в работе компании:
- Появилось централизованное рабочее пространство
- Настроены прозрачные бизнес-процессы с контролем на каждом этапе
- Реализована автоматизация задач и согласований
- Все документы хранятся в цифровом виде, легко доступны и отслеживаются
- Сотрудники чётко понимают, кто за что отвечает
- Сокращено время на обработку заявок, исключены дубли и потерянные документы
- Обучение сотрудников работе в Битрикс24 прошло мягко, без перегрузок
Опыт работы с ООО Неон показал, что комплексный подход к внедрению Битрикс24, включая аналитику, проработку процессов и качественное обучение, позволяет не просто автоматизировать рутину, а трансформировать внутреннюю культуру работы компании.
Аналогичное решение может быть реализовано и у вас особенно если важна прозрачность, согласованность и контроль всех внутренних процессов.
Название проекта
Внедрение Битрикс24 в проектной компании: автоматизация согласований
Проект партнера
WebMens
Сфера бизнеса
Строительство, ремонт и благоустройство
Тип проекта
Коробочная версия
Год публикации
2021
Узнать стоимость внедрения
