Партнеры
CRM Academy
Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании

Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании

Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании

1. Краткая информация о клиенте

Компания Food Point (ООО Кортай) занимается реализацией продуктов питания на территории Республики Дагестан около 20 лет. Среди предоставляемых продуктов - сыры, масла, колбасы, консервированные продукты питания и прочие. Также компания эксклюзивный дистрибьютор таких известных производителей как: «Останкинский мясоперерабатывающий комбинат» (ОАО «ОМПК»), « Микояновский мясокомбинат», «Черкизовский мясокомбинат», «Елизавета+», «Дуслык», «Меридиан» и другие. Компания работает на территории всей Республики Дагестан, есть своя активная клиентская база - около тысячи активных торговых точек. Сейчас в компании работает 49-50 человек.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент

До сотрудничества с нами сотрудники уже работали в Битрикс24 на облачном тарифе. Работа компании основана на принципе "что не написано - того не существует", поэтому вся работа сотрудников и подразделений по задумке руководства должна была быть в системе. До настройки инструментов для сотрудников компании руководители сталкивались с ситуацией, когда сотрудники саботировали некоторые задачи или отказывались выполнять их, потому что это не входит в их обязанности. Чтобы в будущем недопустить таких проблем в план внедрения для компании были внесены следующие инструменты: настройка модулей админтехнологии "Оргсхема" и "Еженедельный отчет"онлайн обучение сотрудников компании работе с онлайн-офисом Битрикс24, организация базы знаний и создание регламента постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач. 

Установка модуля админтехнологии "Оргсхема" и обучение работы с ним. Оргсхема достаточно большая и включает в себя все подразделения компании. Обучение необходимо для того, чтобы после установки модуля на портал ответственные за инструмент сотрудники могли самостоятельно заполнять его и видоизменять.

Оргсхема удобна для понимания структуры компании: с ее помощью можно посмотреть кто кому подчиняется, перейти к должностным инструкциям сотрудников и действующим оргполитикам. Модуль админтехнологии "Еженедельный отчет". Внедряем модуль и обучаем сотрудников. После установки в расширенном отчете по поставленным задачам руководитель сможет посмотреть завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. В модуле предусмотрено автоматическое добавление задач в отчет или в план на следующую неделю, руководителю остается перейти по активной ссылке и увидеть подробности.

Организация базы знаний

Проводим анализ имеющейся документации в компании предназначенной для использования сотрудниками в своей деятельности, структурируем информацию в базе знаний и обучаем администраторов ведению информации, а пользователей использованию информации в своей работе. Создаем регламент постановки, исполнения, мониторинга и анализа задач в рамках компании.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

В первую очередь стояла задача решить проблему с ЦКП сотрудников для понимания роли каждого в процессе работ, после этого настройка модуля с отчетами, для прозрачной работы сотрудников с задачами в системе и организация базы знаний, где хранились бы все необходимые видеоуроки, инструкции и справочники, чтобы не допустить проблем с саботажем настроенных инструментов.

Оргсхема. Оргсхема в упрощенном виде может быть представлена в виде баннера или информационной доски, которая висит в холле компании. Она включает функционал подразделений компании (список должностей в каждом подразделении и их ключевые обязанности), результат деятельности каждого отдела и т.д. Изначально в портале Битрикс24 можно создать структуру компании, но благодаря доработанному модулю она представлена с ЦКП, филиалами и подразделениями. Модули админтехнологии доступны только в коробочной версии Битрикс24, поэтому до внедрения вся работа силами сотрудников была переведена на сервер компании.


Скриншот 1. - Оргсхема в уменьшенном масштабе

В модуле оргсхемы в структуру компании включен список должностей каждого подразделения и их ключевые обязанности, результат деятельности каждого отдела. Любую карточку на схеме можно отредактировать: изменить сотрудника, его ЦКП, права доступа.



Скриншот 2. - Оргсхема компании: должности и ЦКП сотрудников


С доработанным модулем в отчете по поставленным задачам руководитель видит завершенные и запланированные задачи, уникальные статистики и графики на основе этих данных. Руководитель может отсортировать задачи в порядке убывания и понять, на какую задачу было потрачено минимальное и максимальное количество времени. Виден прогресс выполнения задачи, на сколько % завершена задача в данный момент и сколько времени ушло на её выполнение.

Еще одна важная часть внедрения - организация базы знаний. База знаний - это сайт внутри Битрикс24 или внутренняя википедия - инструмент для структурирования актуальной информации о работе компании, продукции, клиентов, конкурентов, обучающих и регламентных вопросов.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты
Сейчас в работе компании активнее всего используется работа с отчетами и базой знаний. Сложностей с вовлечением сотрудников в работу не возникло, потому что после каждой настройки проводилось обучение сотрудников работе с инструментами, на все вопросы сотрудников - отвечали и настройки прижились в компании.

5. Преимущества от внедрения

После внедрения оргсхемы сотрудники решили внести некоторые изменения в структуре, поэтому на момент интервью работа с ней еще велась и рассказать о видимом результате было еще рано, но о том, какой из инструментов дал наиболее показательный результат в моменте, расскажем со слов клиента:

«Уже есть польза от базы знаний. Я уже загрузил в нее инструкции. Теперь они не лежат у меня на компьютере или у кого-то еще, не нужно их ходить сверять, терять время. Я говорю сотруднику: зайди в базу знаний, посмотри, там актуальные данные. Или взять любой департамент, руководитель начинает говорить сотруднику "Иди сделай", а ему в ответ отвечают "Это не мой функционал". В этой ситуации работает сам инструмент, а не доказывания чего-то. Сотрудника просто просят зайти и вспомнить свои должностные инструкции и проблем больше не возникает». Калабузар Калабузаров ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)

6. Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком:

«В плане сервиса сотрудники сработали очень хорошо. Хочу выразить отдельную благодарность Марии Акутиной за настройку базы знаний. Когда мы ее создавали с я научился делать ее сам. Это было интересно в плане повышения квалификации, и теперь могу лично отредактировать как захочу и обучить сотрудников, чтобы в дальнейшем поддерживали базу знаний в хорошем состоянии.

По началу мне казалось, что все очень тяжело, но на самом деле инструмент достаточно хороший, всему быстро учишься. В этом деле главное, чтобы была фантазия и моя фантазия была такой - теперь она воплощена в портале». Калабузар Калабузаров ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)



Благодарственное письмо от ВРИО исполнительного директора Food Point (ООО Кортай)

Видеоотзыв: https://youtu.be/DYw3a9fW-fs 





Внедрение оргсхемы и базы знаний для торговой компании
Золотой
Офис
Москва
Готов приехать
Санкт-Петербург
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
E-commerce
Автоматизация
О нас:
>300 клиентов когда-либо пользовались платными услугами нашей компании.
> 7 лет, с 2016-го года работаем как с небольшими, так и с крупными компаниями (производство, строительство, торговля, услуги и т.д.).
>110 компаний находятся на постоянной технической и лицензионной поддержке CRM Academy.
>25 сотрудников работают над тем, чтобы предыдущие три показателя росли с каждым годом на радость нам и клиентам.

Наши услуги:
- внедрение CRM-системы;
- автоматизация бизнес-процессов;
- настройка корпоративного портала Битрикс24;
- контроль качества отдела продаж;
- и другие.

На наших ресурсах коротко и понятно рассказываем об управлении и продажах с помощью Битрикс24. Выпускаем полезные статьи, подробные кейсы клиентов, а также регулярно проводим вебинары и конференции. Заглядывайте к нам!
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес Москва, ул. Кузнецкий мост 22

Телефон 88005518055

По Битрикс24 звоните: 8 (800) 551-80-55

E-mail: 1@crmacademy.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
реклама и продвижение сайтов
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
обучение