Партнеры
Hopper IT
Внутренний корпоративный портал «Россети Московский регион»

Внутренний корпоративный портал «Россети Московский регион»

Внутренний корпоративный портал «Россети Московский регион»

В 2019 году ПАО «Россети» приступило к ребрендингу организаций холдинга. Так «Московская объединённая электросетевая компания» (МОЭСК), которая в него входила, переименовалась в ПАО «Россети Московский регион».

Сменой названия дело не ограничилось.

  • корпоративный портал организации должен был соответствовать обновленному брендбуку
  • планировался переход на российское ПО
  • было принято решение оптимизировать рабочие операции — использовать для этого новую техническую базу

Рассказываем, как «1С-Битрикс24» помог энергетической компании запустить корпоративный портал и автоматизировать процессы.

О заказчике

ПАО «Россети Московский регион» (входит в ПАО «Россети») — одна из крупнейших распределительных электросетевых компаний России

Основные виды деятельности: передача электроэнергии, подключение потребителей к сетям на территории Москвы и Московской области. Услугами организации пользуются более 19 млн человек. В штате — около 15 000 сотрудников.

О ситуации

Ребрендинг стал поводом для замены корпоративного портала. Но дизайн не единственное, что нужно было исправить.

В основе старого интранета лежало решение на базе SharePoint, которое было сложно и долго дорабатывать.

Функционал тоже оказался недостаточным:

  • сотрудники решали вопросы по электронной почте, а не на портале — была нужна площадка для общения в группах
  • настройка доступа к информации, которую размещали в интранете, имела ограничения
  • у специалистов HR-службы не было инструмента для автоматизации работы с персоналом

Рутинные операции, которые легко оптимизировать, они выполняли вручную:

  • отправляли по электронной почте расчетные листы и справки
  • выпускали карты
  • информировали об отпуске

Поэтому компания «Россети Московский регион» решила запустить новый корпоративный портал на базе российского софта, который бы отвечал требованиям брендбука и закрывал потребности компании.

Задачи

Разработчикам из команды ООО «Хоппер ИТ» предстояло:

  • создать и внедрить доступный для всех сотрудников корпоративный интранет-портал
  • автоматизировать процессы, связанные с подготовкой, сбором, анализом и распространением аналитических и прочих справочных данных
  • упростить доступ к информации, размещенной на портале
  • повысить эффективность внутренних коммуникаций и сделать прозрачной организационную структуру

Выбор платформы

Для запуска нового корпоративного портала разработчики выбрали «1С-Битрикс24: Энтерпрайз».

Преимущества решения:

  • ПО входит в реестр Минкомсвязи Российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных — для государственных компаний это важно
  • функционал, который решает все задачи корпоративного портала
  • Оптимальная стоимость по сравнению с другими платформами
  • встроенные функции, которые обеспечивают информационную безопасность
  • большая производительность системы на высоконагруженных проектах
  • высокая скорость работы
  • гибкость: решение можно кастомизировать, разрабатывать новые модули

Ход работ

Проект стартовал в феврале 2020 года. Он состоял из нескольких этапов.

Подготовка.
  • формирование проектной команды
  • сбор необходимых данных
  • исследование. Сотрудники «Хоппер ИТ» проинтервьюировали ключевых представителей «Россети Московский регион». Результаты помогли уточнить требования к корпоративному порталу и легли в основу проектирования
  • рабочие сессии с функциональными заказчиками
  • подготовка необходимой документации
Проектирование и разработка.

Команда «Хоппер ИТ»:

  • сформировала проектное решение
  • описала концепцию ролей и полномочий

Затем приступила к работе. В процессе обнаружились сложности:

  • Жесткие требования к информационной безопасности
    Разработчики выполнили все необходимое по настройке системы защиты данных. Предоставили документацию и сертификаты «1С-Битрикс» о том, что решение соответствует требованиям Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК)
  • Подготовка к высоким нагрузкам — чтобы при большом количестве пользователей страницы с динамическим контентом загружались быстро
    Чтобы портал работал корректно, разработчики оптимизировали скорость подгрузки контента на странице с организационной структурой компании и в телефонном справочнике. Сделали поуровневую загрузку данных. Сначала на странице отображаются верхние департаменты и их сотрудники. Затем пользователь кликает на нужное подразделение, «проваливается» дальше и получает релевантный контент, который постепенно подгружается
  • Обнаружился и пользовательский нюанс
    Основным корпоративным браузером был Internet Explorer, который не подходил для нового портала. Сотрудники перешли на более быстрые и надежные Google Chrome и Mozilla Firefox

Чтобы работникам компании было проще освоить новое решение, команда «Хоппер ИТ»:

  • Подготовила руководство пользователя, такой же документ для администратора и прочие инструкции
  • Разработала программу обучения сотрудников
  • Оперативно отвечала на обращения работников «Россети Московский регион»
  • Устраняла ошибки и улучшала портал по запросам пользователей

Решения


Корпоративный портал

Новости

Оперативная информация о компании и филиалах — первое, что видят сотрудники на портале. Каждая новость включает:

  • заголовок
  • анонс
  • обложку и категорию
  • теги
  • интерактивные элементы: количество просмотров и «лайки»

Лента выводится на главной странице. Тексты доступны в одноименном виджете и разделе. Новости компании видят все пользователи портала, новости филиалов — только его работники, если иное не указано в настройках. У каждого текста есть теги. С их помощью сотрудники выделяют из общего потока новостей то, что им интересно. Дополнительную информацию работники ищут по дате и ключевым словам.

Новости

Документы

Это специальный раздел портала, куда любой сотрудник может загрузить файл. Работник сам настраивает права доступа — определяет, кто из отдельно взятых коллег или целых групп и подразделений увидит документ. Сотрудники, которые получили доступ к файлу, могут:

  • скачать его в заданном формате
  • поделиться ссылкой с коллегами
  • отправить документ на ознакомление
Опросы

Этот модуль помогает собирать обратную связь и анкетировать сотрудников.

Выборку можно сузить до работников определенного филиала и группы пользователей.

Каждый опрос состоит из перечня вопросов и вариантов ответа — их количество настраивается произвольно. Респонденты при необходимости могут выбрать несколько доступных опций.

Результаты опросов сохраняются в базе данных. Их можно оттуда извлечь для аналитической обработки.

В модуле предусмотрена настройка, которая выводит результаты опроса на портал.

Календарь

Предназначен для освещения мероприятий, у которых есть четкая привязка к дате. Добавлять в календарь можно разовые события или задавать их периодичность, указывать время начала и окончания.

На портале отображаются события на месяц. Сотрудник может посмотреть детальную информацию по каждому мероприятию.

В календаре обозначены дни рождения работников — эти данные поступают из внешней кадровой системы на базе SAP.

Пользователь может фильтровать информацию о мероприятиях и днях рождения коллег. Например, по филиалу, в котором они работают.

Доска почета

Отображает сведения о заслугах сотрудников в формате — изображение и описание достижений.

Сообщения

С помощью этого модуля сотрудники:

  • Ведут личные переписки с коллегами
  • Создают открытые групповые диалоги, в которые могут вступить любые работники компании
  • Заводят закрытые чаты на несколько человек
  • Видят, прочитал ли собеседник сообщение
Рабочие группы

Предназначены для объединения сотрудников:

  • Чтобы исполнять поручения
  • Запускать проекты
  • Вести прочие активности

Корпоративный портал позволяет:

  • Создавать рабочие группы и подключать к ним коллег
  • Управлять задачами для участников: ставить их и назначать ответственных и исполнителей, указывать сроки, разбивать на подзадачи, настраивать напоминания и выполнять другие менеджерские операции
  • Размещать файлы для общего пользования

В функционале заложены:

  • Диаграммы Ганта для планирования следующих шагов
  • Счетчик для учета суммарного времени, потраченного на выполнение работы
  • Инструмент контроля, который показывает статус задач
  • Решение для отправки уведомлений участникам группы
Поиск

Модуль помогает быстро находить материалы и файлы на страницах портала:

  • По атрибутам
  • Полному тексту
  • По форме слова

Зона поиска на портале ограничена правами доступа, которые есть у пользователя.

Личный кабинет

Для авторизации пользователь использует СНИЛС. Вход подтверждает по SMS.

Вход в личный кабинет

У «Личного кабинета» настроена интеграция с внешней кадровой системой на базе SAP.

Благодаря этому сотрудник получает доступ к:

  • Расчетному листу
  • Текущему банковскому зарплатному проекту
  • Программе страхования
  • Плановому графику отпусков, в котором видно, основной это отдых или дополнительный, фактические даты и остатки неиспользованного отпуска

В личном кабинете сотрудник может заказать:

  • Различные справки
  • Копии трудовой книжки
  • Прочие кадровые документы
Личный кабинет

Для работников HR-службы на портале есть инструмент, который помогает персонально рассказывать о программах страхования и рассылать предложения по зарплатному проекту. Эта информация отображается сразу в личном кабинете сотрудника.

Обходной лист

Теперь все согласования проходят автоматически.

Портал позволяет настроить перечень и порядок лиц, которые должны подписать обходной лист.

При этом учитывается организационная структура компании и штатная принадлежность увольняющегося работника.

Согласующий получает электронное письмо с уведомлением, что ему предстоит ознакомиться с обходным листом.

В модуле предусмотрены две опции:

  • Согласование. При этом фиксируется время и ФИО работника
  • Отказ. В комментарии к нему можно указать причину
Обходной лист можно распечатать. Причем шаблон включает информацию об электронном согласовании.

Организационная структура
Отображается в виде дерева и поддерживает поуровневое углубление пользователя в интересующую ветвь: от департамента — к отделам.


У каждого элемента структуры есть название, руководитель и список работников.

Данные всегда актуальны, потому что автоматически подгружаются из внешней кадровой системы на базе SAP.

Телефонный справочник
На портале отображаются контакты всех сотрудников с сопроводительной информацией:
  • ФИО
  • Фотография
  • Организация
  • Филиал
  • Подразделение
  • Должность
  • Адрес и кабинет
  • Номера телефонов
  • Электронная почта

Данные подгружаются автоматически, но администраторы при необходимости могут вносить изменения.

Сотрудникам легко найти коллегу по ФИО, должности и любому другому параметру, который указывается на портале.

Телефонный справочник

Профиль работника

У каждого сотрудника есть персональная страница — профиль.

Работник может по своему вкусу настраивать:

  • Оформление
  • Отображаемый контент
  • Перечень уведомлений

Редактировать личную информацию. Скрывать дату рождения, чтобы она не отображалась в общем календаре.

В этом модуле сотрудник видит свое положение в организационной структуре в формате «Мои руководители», «Мои коллеги», «Мои подчиненные».

Работники могут оценивать коллег по различным критериям: ответственность, оперативность, качество работы и другим.

Профиль работника

Мобильное приложение

Теперь доступ к актуальной информации и сервисам компании есть у всех сотрудников. Даже тех, кто работает не в офисе: инженеров и электромонтеров.

Результаты

Проект запустился в короткие сроки — через шесть месяцев после старта.

  • Корпоративный портал стал единым хранилищем данных и источником актуальной информации для 15 000 сотрудников компании «Россети Московский регион»
  • Работники с интересом начали проводить опросы, собираться в группы — портал стал новой площадкой для общения коллег
  • Это одно окно для получения персональной информации и доступа к сервисам: заказу справок, статусу отпуска и другим
  • Портал оптимизирует работу HR-службы. Это оказалось особенно полезным, когда сотрудники не могли приходить за документами в офис во время карантина

Проект продолжает развиваться.

Команда «Хоппер ИТ» предоставляет техническую поддержку и работает над улучшением портала.

Внутренний корпоративный портал «Россети Московский регион»
Золотой
Офис
Москва
Нижний Новгород
Готов приехать
Дубна
CRM
Бизнес-процессы
Битрикс24: Коробочная версия
Решения для гос. организаций
Системное администрирование
Крупные корпоративные внедрения
HOPPER IT – лаборатория для бизнеса. Приставка «IT-лаборатория» выносит на первый план ценность компании – возможность смешивать лучшие решения в области автоматизации и поддержки сложных IT-инфраструктур.
Является системным интегратором и разработчиком IT-решений.

Мы более 13 лет на рынке, и знаем, как:
—    сделать прозрачными процессы крупнейшего банка России ВЭБ.РФ
—    объединить более 50 разрозненных баз знаний в единую систему управления Департамента информационных технологий г. Москвы
—    ответить на вопрос «в моменте» 17 млн. пользователей портала Мэра города Москвы mos.ru
—    разработать KPI для всех отделений МФЦ «Мои документы»
—    внедрить личный кадровый кабинет для 15 тыс. работников ПАО Россети Московский регион, автоматизировать целеполагание и оценку эффективности каждого работника
Получить консультацию
Показать контакты

Адрес г. Москва, Варшавское шоссе, д.9, стр1, офис 34

Телефон +7 (495) 665-00-68

По Битрикс24 звоните: +7 (495) 665-00-68

E-mail: info@hopper-it.ru

Специализация
веб-дизайн и разработка сайтов
системная интеграция
консалтинг
бизнес-консалтинг
поставка и внедрение ПО
ИТ-аутсорсинг
обучение