JUG.RU GROUP. Развитие портала Битрикс24 для организатора крупнейших IT-ивентов в России

О компании

JUG Ru Group с 2012 года делает крупнейшие в России конференции и митапы для IT-специалистов.  
Среди мероприятий компании: 

• Конференции для Java-программистов — JPoint и Joker
• Конференция по .NET-технологиям DotNext
• JavaScript-конференция HolyJS

Клиенты и партнеры: JetBrains, Siemens, Wargaming, T-Systems, Oracle, Deutsche Bank, Сбербанк, Лаборатория Касперского, Тинькофф, МегаФон, Альфа-Банк, Райффайзен Банк, Одноклассники и другие знаменитые компании. 

Задачи проекта

Заказчик хотел вести более эффективно работу по продаже билетов и взаимодействию со спонсорами. От нас требовалось максимально автоматизировать работу в портале заказчика, переложить рутинные действия менеджеров на систему, которая бы сама сохраняла, рассчитывала и подтягивала нужные данные, подсказывала что и когда делать. Необходимо было настроить алгоритмы работы воронок лидов и сделок, автоматизировать действия, создать отчеты для оценки и аналитики по сделкам и менеджерам, подключить каналы лидогенерации.
 
Реализация 

Плюсы проекта: 

• Работа с профи из сферы IT, которые знают и понимают все «изнутри»
• Наличие тестовой среды. Был развернут тестовый Битрикс, на котором мы делали настройки и только потом переносили на боевой сервер заказчика.
• Использовали проектный подход и Scrum, вели коммуникацию по проекту, используя Jiro.

Чтобы настроить воронки по продаже билетов и партнерству, как на любом другом проекте, сначала нужно было продумать и построить схемы деятельности по этим направлениям. После, согласно этим схемам, были настроены воронки лидов и сделок, заведены все необходимые поля для сущностей CRM, настроен внешний вид карточек, добавлены роботы CRM для автоматизации воронок. 

В рамках ролевой модели прав,  настроили доступы в портале. Интегрировали почту, лиды в системе теперь создаются автоматически. К услугам менеджеров шаблоны писем, которые запускаются на определенных этапах. Например, во время выставления коммерческого предложения клиенту уходит письмо с формой из дополнительных вопросов. Менеджер может использовать полученную от клиента информацию для корректировки и выставления более точного предложения.

Одна из особенностей этого проекта — бизнес-процессы (БП). Заданные последовательности действий пронизывают направления и вытекают логически одна из другой. Масштабом цепочек и условий БП, созданных для JUG , можно легко пугать новеньких аналитиков :)

Для создания использовали дизайнер бизнес-процессов, кое-где обращались к программированию. В ходе БП в зависимости от информации автоматически проставляются данные в карточки, ответственным ставятся задачи.

Еще одна гордость проекта - кастомные отчеты, над созданием которых трудились наши разработчики.

Рассмотрим самые интересные БП и отчеты подробнее:

• Бизнес-процесс по коммерческому предложению (КП)

При переходе в определенный этап для менеджера запускается бизнес-процесс по КП, в рамках которого оно высылается клиенту, ставятся задачи на получение обратной связи от клиента. Если получен положительный ответ, лид закрывается и создается сделка с передачей клиента другому сотруднику. Если ответ получен, но условия не устраивают, запускается процесс согласование нестандартных условий с руководителем. Если с клиентом не договорились, лид закрывается в отказ, если договорились, передается, как в первом случае. Если ответа не получили, менеджер пытается связаться, в случае получения отрицательной обратной связи, выявляет причину и принимает решение по продолжению работы с клиентом. Процесс цикличен, уходит на доработку и повторяется вновь.

• Бизнес-процесс по оформлению договора

Делопроизводитель выполняет задачу по подготовке договора для клиента и прикрепляет его в форме БП для отправки менеджеру. После того, как договор подготовлен и форма с документами отправлена, сделка автоматически переводится в этап согласования. При этом, в задаче у делопроизводителя автоматически формируется таблица с товарами и условиями.  Данные рассчитываются независимо с помощью кода. Из таблицы возможно перейти прямо в карточку товара.

• Бизнес-процесс по согласованию договора

На данном этапе ответственный менеджер должен отправить договор и согласовать его с клиентом. Если стандартные условия не устраивают клиента, делопроизводитель готовит нестандартный договор и он отправляется менеджером на повторное согласование с клиентом. Согласование документов продолжается до тех пор, пока условия по договору не будут согласованы окончательно. Когда договор согласован, сделка автоматически переходит на следующий этап. 

• Отчет о перемещениях сделок

Для отслеживания отвалившихся в процессе работы сделок разработали отчет. Показывает сколько сделок перешло/не перешло в следующий этап воронки и на какую сумму. Количество кликабельно, позволяет провалиться в список сделок а из списка в каждую конкретную сделку. Есть сортировка по менеджеру, периоду, направлению. Фиксируется сколько провальных сделок за определенный период, а также сколько раз уникальные сделки прошли через каждый этап.

• Отчет по сравнению товаров

В компании за работу на этапе лида и последующую со сделкой соответственно отвечают разные сотрудники. Для сравнения товаров, предложенных при контакте с лидом и в итоге купленных по сделке генерируется специальный отчет. Видны количество товаров, их сумма и ответственный менеджер.

Результат и преимущества

В портале клиента созданы и настроены сложные воронки с автозадачами, роботами и уникальными бизнес-процессами. На каждом этапе пользователю с определенной ролью система подскажет конкретное действие. Шаблоны, доработки и интеграции сокращают ручной труд, рутину и ошибки, связанные с человеческим фактором. Логика построенных процессов позволяет улучшать качество обработки лидов и сделок, а новые отчеты оценить эффективность работы менеджеров. Но это не предел) В скором будущем планируем продолжить сотрудничество для реализации новых крутых идей заказчика по доработке и усовершенствованию системы.