Автоматизация процессов агентства кадровой рекламы Бета Пресс

Клиент

Бета Пресс — агентство кадровой рекламы. 

Суть бизнеса — выполнение задач по генерации трафика для крупных и средних заказчиков.

•  на рынке уже более 20 лет;
•  способно нанять за 3 месяца 500 человек в Билайн;
•  специализация — массовые должности по всей РФ;
•  знают истории цен и размещений за 10 лет.
•  75 сотрудников - и растут

В компании была ERP-система, созданная инженерами для инженеров. Требовалось добавить в бизнес-процесс работы с клиентами удобную CRM на входе и аналитический модуль на выходе.

ERP останется работать, нужен удобный интерфейс работы с заказами и последующей аналитикой.

Бизнес цель проекта: Создать удобную среду работы для менеджеров по продажам и аналитиков, которая будет оперировать данными из ERP.

Частные задачи проекта 

•  перенос работы менеджеров в CRM.

•  Прозрачный процесс работы с клиентами. Информация о продажах и переговорах хранится в электронном виде в CRM и синхронизирована с ERP.

•  Хранение медиапланов и заказов в СRМ. Вся информация в одной системе.

•  Доступность аналитики и прогнозирования эффективности нового медиаплана.

У Бета Пресс, как у любого бизнеса, есть свои особенности
ЗАКАЗ это НЕ сделка. В CRM Битрикс24 нет сущности ЗАКАЗ - поэтому необходимо создать ее "с нуля".  
МЕДИАПЛАН – новое понятие. Еще одна новая сущность, описывает план работ по проекту.  
Прайс-лист сложный. Состоит из позиций МЕДИАПЛАНА и ЗАКАЗА 
Много атомарной информации. В ERP хранятся в атомарном виде все действия компании за 12 лет. Все прайсы, заказы, позиции, сделки, клиенты. 
Менеджерам нужен простой интерфейс. Старый портал Бета пресс не давал возможности вести клиентов по этапам воронки эффективно 
Сделки конвертируются в ЗАКАЗЫ. Необходимо учитывать связь сущностей. Сделки конвертируются в ЗАКАЗЫ, которые хранят историю клиента, запрос и МЕДИАПЛАН
Мы не боимся сложностей, даже если для создания бизнес-процесса с нуля требуется разработать совершенно новую для CRM сущность.
 

Учитывая все эти особенности, мы предложили заменить портал Бета пресс на CRM Битрикс24 и сделать его провайдером авторизации.

Отказаться от существующей ERP не представлялось возможным: в ней хранятся все действия компании за 12 лет. Это прайсы, заказы, позиции, сделки, клиенты. 

Переносить подобное — значит тратить сотни человеко-часов. 

Узкие места проекта и риск

Объем базы - поражающее велик. 5000 сделок в неделю помноженные на 20+ лет работы.

Нетипичная структура данных. Б24 - провайдер авторизации, CRM интегрирована с AD через двухстороннюю синхронизацию через API. SOAP API используeтся для получения списка заказов, деталей заказа

Трудоемкость отдельных задач: доработка отчета "План продаж" заняла  60 часов на изменение логики расчетов и 60 часов на кастомизацию  интерфейса
 

Результаты

Наша работа позволила интегрировать 3 млн заказов  и 20 млн позиций из ERP с CRM Битрикс24 и перевести работу менеджеров удобную систему.

Импортированы большие объемы данных: Компании, Контакты, История отношений с клиентами , Заказы, Счета, Договоры, Структура компаний клиентов, Поставщики, Тарифы.... и еще много-много специфичной для бизнеса информации для каждой сущности.

Проведен экспорт данных о клиентах, счетах, заказах. Кастомизировано и создано много новых интерфейсов

Путь, который ИНТЕРВОЛГА прошла с компанией Бета-Пресс был интересным и непростым — все как мы любим.

Много решений поменялось в процессе работы: например, заказчик решил использовать готовые системы аналитики для работы со своими кампаниями и прогнозирования эффективности нового медиаплана.

Несмотря на это мы успешно перевели Бета-пресс на стабильную и удобную систему и значительно доработали Битрикс24 под нужды клиента.