Автоматизация оказания услуг таможенного оформления Битрикс24 

О клиенте 

ООО «ВЭД Юг» оказывает полный спектр услуг по обеспечению таможенного транзита и таможенной очистке грузов.

ООО «ВЭД Юг» — одна из самых старейших и опытных российских компаний на рынке оказания услуг внешнеэкономической деятельности.

Начало осуществления деятельности компании ООО «ВЭД Юг» в сфере таможенного менеджмента относится к 1995 г.. Компания ООО «ВЭД Юг» внесена в Государственный реестр таможенных представителей (св-во № 0773/01 от 01.08.2017г. выдано ФТС).

На сегодняшний день ООО «ВЭД Юг» насчитывает семь центров  оказания услуг участникам ВЭД (ЦОУУВЭД). Штат предприятия составляет более 450 квалифицированных сотрудников, в том числе около 150 сотрудников, работающих в сфере таможенного дела. 

Цели проекта 

Основными целями проекта были: 

• Построить эффективный процесс обработки лидов 

• Оптимизировать процессы работы отдела продаж 

• Автоматизировать процессы создания документов

• Автоматизировать процесс заключения повторных сделок с существующими клиентами 

• Организовать совместную работу сотрудников разных отделов в едином информационном пространстве 

Процесс внедрения 

На первом этапе провели аудит работы портала Битрикс24. По результатам аудита составили список рекомендаций по возможным настройкам. 

Выполнили подготовительные работы : 

• Перенастроили структуру портала в соответствии со схемой

• Перенастроили права доступа к CRM

• Проанализировали поля созданные для сущностей в Б24. Удалили лишнее, скрыли неиспользуемые поля из карточек

• Перенастроили воронку лидов. Сократили количество статусов, перераспределили лидов по новым статусам.

• Провели обучение для руководителей по обработке лидов

В результате время обработки входящих обращений значительно сократилась.

Появилась возможность собирать статистику о количестве входящих обращений в рамках заданного периода, анализировать работу с обращениями.

На следующем этапе, проанализировали текущий процесс работы со сделками. Предложили альтернативный способ автоматизации. Нарисовали и утвердили новую блок схему бизнес-процесса.  Настроили несколько направлений сделок по утвержденной схеме. Основной принцип автоматизации сделок - на каждом этапе сделки создается задача для ответственного сотрудника, при завершении задачи сделка переходит на следующий этап. С помощью бизнес-процесса контролируется заполнение полей в сделках и компаниях, что позволяет сохранять максимальное количество информации о клиенте в CRM.

Автоматизировали подготовку и отправку коммерческих предложений и договоров. Настроили шаблоны писем. 

Разработали отчет,  отражающий полную картину работы сотрудников отдела продаж - от обработки входящего обращения до успешного завершения сделки.  

Создали рабочие группы на портале. Настроили в них канбан , роботизировали перемещение задач по канбану. Научили сотрудников работать с задачами в группах. 

Организовали регулярное обучение руководителей на протяжении всего проекта. 

После завершения технической части работ, разработали  инструкции по работе с CRM для персонала.  

Результаты внедрения Битрикс24

Основными результатами проекта стали

• У руководителя появился удобный инструмент контроля работы отдела продаж

• У сотрудников отдела продаж значительно сократилось время на обработку новых обращений  

• В компании появился управляемый процесс инициации повторных продаж по существующий клиентской базе