Японский домик

Информация о компании:

Компания "Японский домик" - это сеть ресторанов японской кухни. На данный момент имеет 19 филиалов в 8 городах РФ. 
В Битрикс 24 успешно работает около 76 сотрудников.

Компания уже была знакома с Битрикс 24, но использовали портал в основном для постановки задач и внутренней коммуникации. Решили адаптировать систему под HR-отдел. Выбрали нашу компанию, т.к. понравилась работа работа с менеджером, всё понятно и просто объяснил.

Цель:

• Создание единого пространства для обработки заявок с разных источников
• Систематизация работы с кандидатами на должность
• Контроль качества работы сотрудников HR отдела 

Работа раньше:

HR отдел имеет несколько источников для отбора кандидатов: НН; Зарплата.ру; Карьерный сайт; социальные сети -ВК, Инстаграм; Газеты; Расклейка; Авито; также планировался лендинг.

Сотрудники ежедневно вручную фиксировали данные кандидатов и заносили в гугл таблицу. В таблице вели несколько граф (своего рода канбан), в котором самостоятельно писали информацию о кандидате, комментарий на каждом этапе его продвижения.

Что настроили:

1. Воронка. Была настроена 1 воронка, адаптированная под HR. Воронка лидов была адаптирована под заявки от кандидатов, которые теперь попадали сюда из всех источников. Сами вакансии фиксировались в разделе "Товары" и в зависимости от того, активна вакансия или нет, лид конвертировался в активного или резервного. По факту конвертации в активного, лид переходил в сделку и сотрудник уже проводил все этапы прохождения собеседования и стажировки в сделке.
2. Задачи. Около 10 шт. автоматическая постановка задач сотруднику в блоке CRM, чтобы вся работа с кандидатами проходила согласно регламенту.
3. Телефония. Была подключена телефония Oktell. 
4. Интеграция с сайтом и другими сервисами. На сайте была настроена форма обратной связи, также подключили социальные сети, почту и Авито, чтобы лиды формировались автоматически.
5. Роботы. Было настроено 11 роботов, которые автоматизировали постановку задач сотрудникам, а также меняли ответственного в зависимости от этапа.
6. Обучение.  Для сотрудников и руководителя было проведено 4 обучения. 1 обучение было вводным, чтобы все сотрудники смогли познакомиться с возможностями Битрикс 24, два обучения были предназначены для сотрудников, чтобы вся работа на портале велась правильно и система работала как часы, а также было 1 индивидуальное обучение для руководителя по административным настройкам.

Работа после внедрения:

Все заявки от кандидатов теперь автоматически попадают в лиды и сотрудник больше не тратит время на перенос информации из разных источников. Все коммуникации с кандидатом теперь ведутся через интерфейс Битрикс24, после квалификации лида назначается собеседование, с помощью роботов по задачам. Сотрудник полностью ведет кандидата до собеседования (а руководитель контролирует его проведение) и в процессе адаптации. С помощью этапов и задач, сотрудник не забывает заполнить отчет по кандидату, а также оставляет комментарий по выполненной работе. В результате кандидат проходит аттестацию и сдает экзамен, после чего закрывается как успешно или не успешно сдавший. Также сотрудник в процессе стажировки может просмотреть комментарии к кандидату и акцентировать внимание на задачи для более эффективной работы стажера. 

Результат:

• Создание единого пространства для работы с заявками, поступившими из разных источников
• Отлаженная работа сотрудников HR отдела с кандидатами
• Возможность руководителя оценить работу своих сотрудников по факту их работы

Преимущества, которые клиент смог выделить:

Все звонки проходят по одному каналу, есть возможность прослушивания звонков, поддерживается общение между сотрудниками, решения внутри компании принимаются быстро несмотря на большую географии, а также при трудоустройстве новых сотрудников можно отслеживать их путь + оцифровывать успешную конверсию.