Пока компания маленькая, собственник сам ведет переговоры, считает деньги, нанимает людей и следит, чтобы клиенты получали заказы вовремя. Но чем больше бизнес, тем чаще случаются сбои. Уследить за продажами, производством, закупками и сервисом сразу одному человеку уже не под силу — и компания нанимает операционного директора.
Операционный директор управляет внутренними процессами компании, следит за тем, чтобы стратегия приносила конкретные результаты, а ежедневная работа проходила без сбоев.
Кто такой операционный директор
Операционный директор координирует работу подразделений компании и отвечает за то, чтобы бизнес работал слаженно: выполнял планы, соблюдал сроки и укладывался в бюджет. В международной практике эту роль называют COO — Chief Operating Officer.
Если генеральный директор определяет, куда движется компания, то операционный — как она работает каждый день. Например, генеральный директор решает начать продавать в новом регионе. Операционный директор сразу проверяет, справится ли производство с нагрузкой, выдержит ли логистика новые объемы, хватит ли людей, как изменится себестоимость продукции и какие процессы придется перестроить. Без этой подготовки даже продуманная стратегия не превратится в реальные результаты.
Что делает операционный директор
Обязанности операционного директора охватывают шесть направлений — от операционной стратегии до устойчивости бизнеса к сбоям. Разберем задачи операционного директора по каждому из них.
Разрабатывает операционную стратегию
Операционный директор переводит стратегические цели бизнеса в конкретные процессы, KPI и планы подразделений. Например, собственник решает за год удвоить число заказов. Операционный директор считает, хватит ли мощностей производства и склада, сколько людей нужно нанять и какие этапы не выдержат нагрузки. Без этого расчета компания рискует набрать заказов больше, чем сможет выполнить.
Налаживает бизнес-процессы
Операционный директор постоянно ищет места, где бизнес теряет деньги, время или качество. В этом и состоят основные функции операционного директора: он описывает и регламентирует процессы, вводит единые стандарты, убирает лишние шаги, автоматизирует рутинные операции и сокращает простои.
Системы, которые использует COO в работе:
- CRM — управление продажами и клиентскими заявками;
- ERP — управление ресурсами и закупками;
- BI-системы — аналитика и контроль показателей;
- системы управления проектами — контроль задач и сроков.
Контролирует KPI
Операционный директор отвечает за выполнение операционных KPI компании. KPI — это ключевые показатели, по которым видно, справляется ли бизнес с планом. Набор зависит от компании, но чаще всего операционный директор контролирует:
- План производства — сколько единиц продукции компания выпускает за смену или месяц и насколько укладывается в график.
- Скорость обработки заявок — сколько времени проходит от обращения клиента до ответа или выполнения.
- SLA клиентского сервиса — время реакции на запросы клиентов, которое компания пообещала и обязана соблюдать.
- Процент брака — какая доля продукции уходит в отбраковку и переделку.
- Загрузку персонала — насколько занят каждый сотрудник и нет ли перегруженных или простаивающих.
- Операционную маржу — сколько компания зарабатывает на основной деятельности после расходов на нее.
Чтобы показатели отражали реальную работу, операционный директор подбирает их под конкретную роль и уровень ответственности. Как подобрать KPI для руководителей, разбирали в статье о KPI для директора.
Следит за бюджетом
Операционный директор управляет операционным бюджетом: расходами на логистику, закупки, производство, персонал и аренду. Когда расходы растут, он находит причину и меняет процессы. Например, если дорожает доставка, операционный директор проверяет маршруты, загрузку транспорта, тарифы перевозчиков и работу подрядчиков.
Координирует подразделения
Операционный директор синхронизирует работу отделов компании. Продажи, производство, логистика и сервис часто конфликтуют: одни обещают клиентам быстрые сроки, другие не успевают их выполнить. Операционный директор выстраивает работу так, чтобы отделы опирались на общие планы и сроки, а не решали все по отдельности.
Готовит решения на случай сбоя
Если в цепочке что-то ломается, работа останавливается: нет сырья — стоит производство, заболел водитель — срывается доставка. Операционный директор заранее готовит запасные варианты, чтобы сбой внутри компании не превратился в срыв заказа для клиента. На важные материалы он находит вторых поставщиков, прописывает порядок действий на случай аварии и следит, чтобы ключевые задачи умел делать не один сотрудник, а несколько.
Найти сильного операционного директора — непростая задача. Битрикс24 помогает оптимизировать наем — от первого контакта с кандидатом до выхода сотрудника на работу.
Чем операционный директор отличается от других директоров
В компании несколько руководителей высшего уровня, и их роли легко перепутать. Разберем, чем операционный директор отличается от генерального, финансового и исполнительного.
Операционный директор vs генеральный директор
Генеральный директор определяет стратегию бизнеса. Операционный директор управляет ежедневной работой бизнеса и доводит эту стратегию до результата. Генеральный директор сосредоточен на развитии, инвестициях, рынке и партнерах. Операционный директор — на процессах, KPI, работе подразделений и ежедневных результатах.
Операционный директор vs финансовый директор
Финансовый директор управляет финансовой стратегией компании, а операционный директор — операционной деятельностью. Финансовый директор отвечает за финансовую модель, инвестиции, отчетность и налоги. Операционный директор контролирует операционные расходы, распределяет ресурсы и отвечает за то, как работают подразделения.
Операционный директор vs исполнительный директор
В разных компаниях функции этих двух ролей пересекаются по-разному. Часто исполнительный директор больше занимается внешними задачами: переговорами, партнерствами, сделками и работой с государственными структурами. Операционный директор отвечает за внутренние процессы компании: производство, логистику, сервис, продажи и работу подразделений.
Когда компании нужен операционный директор
Пока бизнес небольшой, собственник сам контролирует все процессы и решает операционные вопросы. По мере роста компании таких вопросов становится больше и собственник уже не успевает ими заниматься. Вот сигналы, что пора нанять отдельного руководителя для ежедневной работы компании:
- В компании появилось несколько подразделений, и они все чаще спорят за ресурсы и сроки.
- Процессы регулярно дают сбои: заказы теряются, сроки срываются, клиенты жалуются.
- Собственник тратит весь день на текущие проблемы и не успевает заниматься развитием бизнеса.
- Заказов и клиентов становится больше, а склад, доставка и обслуживание работают по-старому и не успевают за возросшим спросом.
Четкого порога по числу сотрудников нет: все зависит от сложности бизнеса. Например, в производственной компании с длинной цепочкой поставок операционный директор нужен раньше, чем в небольшом интернет-магазине с одним складом.
Какие навыки нужны операционному директору
Чтобы отвечать за процессы, бюджет и работу отделов одновременно, операционному директору нужны несколько ключевых навыков.
Финансовая грамотность
Операционный директор разбирается в юнит-экономике — понимает, сколько компания зарабатывает и тратит на одного клиента или одну единицу продукта. Без этого сложно решать, в какие процессы вкладывать деньги.
Системное мышление
Операционный директор оценивает влияние каждого решения на всю систему бизнеса. Например, компания хочет доставлять заказы быстрее. На первый взгляд это улучшение, но операционный директор сразу видит риски: склад не справится с темпом, вырастут расходы на логистику, а качество сервиса на других направлениях упадет.
Знание операционных процессов
Операционный директор понимает, как устроены закупки и логистика, как проходят клиентские заявки и как отделы работают друг с другом. Он быстро находит узкие места в этой цепочке и устраняет их.
Владение управленческими методологиями
Чтобы наводить порядок в работе, операционный директор опирается на готовые методологии управления:
- Lean — чтобы убирать из процессов лишние шаги и потери;
- Agile — чтобы вести проекты короткими циклами и быстро менять план;
- OKR — чтобы ставить цели и измерять, насколько команда к ним продвинулась;
- KPI — чтобы следить, выполняет ли бизнес план по ключевым показателям.
Он выбирает инструмент под задачу, а не наоборот.
Навыки общения и переговоров
Операционный директор постоянно работает с конфликтом интересов между подразделениями: продажи хотят быстрее закрывать сделки, производство просит больше времени, логистика ограничена ресурсами. Задача операционного директора — находить баланс между скоростью, качеством и затратами так, чтобы не пострадало ни одно направление.
Как стать операционным директором
Прямого пути к этой должности нет. Большинство операционных директоров вырастают из руководителей отдельных направлений — например, производства, логистики или продаж. Путь обычно выглядит так: сначала вы становитесь руководителем отдела, затем директором направления и только потом операционным директором.
Чтобы двигаться к роли операционного директора, полезно поработать руководителем команды от десяти человек, разобраться в финансовой отчетности, научиться работать с показателями и освоить хотя бы одну методологию управления процессами — например, Lean или Agile.
Частые вопросы
Операционный директор отвечает за внутренние процессы компании: операционную стратегию, бизнес-процессы, контроль KPI, бюджет, согласованную работу отделов и устойчивость бизнеса к сбоям.
Да. Операционный директор хорошо знает бизнес изнутри, поэтому часто оказывается первым кандидатом на роль генерального директора. Тим Кук — один из самых известных примеров такого перехода: он возглавил Apple после того, как несколько лет проработал операционным директором.
Операционный менеджер управляет отдельным процессом или подразделением, а операционный директор отвечает за операционную деятельность всей компании и принимает решения на уровне бизнеса, а не отдельной функции.
В малом бизнесе роль операционного директора часто берет на себя сам собственник. Отдельная должность появляется тогда, когда управленческих задач становится так много, что один человек с ними не справляется.
Уровень дохода операционного директора зависит от отрасли, масштаба бизнеса и региона. В небольших компаниях с численностью до 100 человек доход один, в крупных холдингах — заметно выше. К фиксированной части компания обычно добавляет бонусы за выполнение операционных KPI.
Что в итоге
- Кто такой операционный директор в компании? Операционный директор управляет ежедневной работой бизнеса.
- Операционный директор переводит стратегию генерального директора в конкретные KPI, планы и действия подразделений.
- За что отвечает операционный директор: за процессы, бюджет, согласованную работу отделов и устойчивость бизнеса к сбоям.
- Отдельная должность операционного директора появляется, когда компания растет и собственнику становится сложно управлять бизнесом в одиночку.
- Генеральный директор определяет стратегию компании, а операционный следит, чтобы компания исполняла ее каждый день.
- Операционный директор — один из самых вероятных кандидатов на роль генерального директора: он лучше других понимает, как бизнес устроен изнутри.
