Цифровизация HR: как перевести работу с персоналом в цифру и не потратить бюджет впустую

Что такое цифровизация HR и чем она отличается от автоматизации

Цифровизация HR — это перевод рутинных задач по работе и управлению персоналом в автоматизированные системы и сервисы.

Когда компания цифровизирует HR-процесс, системы забирают на себя часть действий, которые обычно выполняли специалисты. Сервис может самостоятельно:

• Отправить автоматическое сообщение кандидату, провести первичное анкетирование и собрать в один профиль сопроводительное письмо, резюме и портфолио.
• Создать учетную запись для нового сотрудника и выдать доступы для работы. Также занести в календарь все встречи с руководителем во время испытательного срока и передать первые ознакомительные задачи.
• В последний день работы специалиста прислать документы на подпись и инструкции о том, как выйти из рабочих программ. А в конце дня закрыть доступ к файлам и чатам компании.

Так в работе HR-специалистов становится меньше повторяющихся рутинных действий в работе с разными людьми. Они могут уделять больше времени сложным стратегическим задачам.

Подробно о том, как автоматизировать отдельные HR-задачи, рассказывали в статье про автоматизацию HR-процессов.

Есть три понятия, которые похожи на цифровизацию, но у них разный смысл:

• Оцифровка. Компания переводит бумажные документы в электронные файлы, но не меняет процессы.
• Автоматизация. Бизнес оптимизирует отдельные задачи, чтобы ускорить работу над ними. Для этого, например, вводят скрипты или макросы. При цифровизации полностью переосмысливают и меняют весь HR‑процесс, используют специальные платформы и экосистемы.
• Цифровая трансформация. Компания меняет всю модель управления, а не отдельные процессы. Она преобразовывает продукты и бизнес-модели, чтобы выйти на новые рынки и расширить каналы продаж.

Какие задачи решает цифровизация HR-процессов

Компания, которая переводит HR-процессы в цифру, упрощает сразу несколько типов задач — операционные, управленческие и стратегические.

• Операционные задачи — это ежедневные дела, которые отнимают у HR-специалистов больше всего времени. Например, собирать отклики кандидатов с сайтов вакансий в одну базу и отправлять приглашения на собеседования, формировать справки с места работы по шаблону. Часть их можно делегировать системе.
• Управленческие задачи входят в зону ответственности руководителя. Ему нужно контролировать процессы и принимать решения на основе данных. Система помогает анализировать показатели — например, среднее время закрытия вакансии для разных позиций внутри компании.
• Стратегические задачи — это проекты, которые помогают удерживать сотрудников, повышать их лояльность и развивать компанию в долгосрочной перспективе. С помощью цифровизации проще принимать кадровые решения на основе показателей эффективности сотрудников — они подсказывают, кого нужно повысить и кого отправить на обучение.

Какие HR-процессы можно перевести в цифру

Цифровизация помогает специалистам в течение всего жизненного цикла сотрудника в компании. Рассмотрим основные HR-процессы и на каждом покажем, как система упрощает ручную работу.

• Подбор. Рекрутер отбирает отклики с сайтов вакансий и выписывает контакты кандидатов и заметки о них в таблицу. Кандидаты двигаются по этапам воронки найма, и специалисту приходится регулярно обновлять данные вручную. Если подключить систему, она будет собирать отклики с сайтов вакансий в одну базу и автоматически обновлять информацию.
• Оформление нового сотрудника. HR отправляет офер, документы и регламенты, договаривается о первых встречах новичка с руководителем и командой. Система сама запускает цепочку: отправляет информацию о компании и пакет документов, ставит задачи на первый день, назначает встречи и контролирует успешное прохождение испытательного срока.
• Кадровое делопроизводство и КЭДО. HR распечатывает приказ о трудоустройстве. Относит его на подпись руководителю, сотрудникам и подшивает в личное дело в архиве. Система формирует документ по шаблону, отправляет на подпись нужному человеку, напоминает, если тот не подписал вовремя, и хранит все в электронном виде.
• Обучение и развитие. Руководитель отправляет сотрудникам презентации и методички по почте или в общем чате. Чтобы узнать, кто прошел обучение, спрашивает каждого лично или собирает отметки в таблице. Система выдает сотруднику курсы и тесты по индивидуальному плану, фиксирует, кто их прошел, и отправляет напоминания.
• Оценка и обратная связь. HR вручную отправляет ссылку на Google-форму для сбора обратной связи каждому коллеге сотрудника. Затем ждет, пока все заполнят, а потом сводит ответы в Excel. Система сама рассылает опрос, собирает ответы и анализирует результат.
• Заявки сотрудников. Сотрудник пишет HR или идет к нему лично за каждой справкой или с заявлением на отпуск, а HR передает запрос дальше — например, в бухгалтерию для расчета отпускных. С помощью системы сотрудник подает заявку на справку или отправляет заявление онлайн. Программа направляет ее нужному специалисту и сообщает сотруднику, когда все готово.
• HR-аналитика. HR собирает данные о найме и увольнениях из разных таблиц и систем и считает показатели. Система сама подтягивает данные из подключенных сервисов и показывает актуальную текучесть, стоимость найма и скорость закрытия вакансий.
• Увольнение. HR просит ИТ-специалиста отключить доступы, обсуждает с сотрудником детали увольнения и подписывает с ним пакет документов. Система сама ставит задачи ответственным сотрудникам и напоминает HR, что нужно сделать, когда есть дата увольнения.

Какие системы используют для цифровизации HR-процессов

Выбор системы зависит от того, какую задачу компания решает в первую очередь.

Классы систем часто пересекаются. Один сервис может закрывать часть функций HRM, LMS и КЭДО — часто это выгоднее, чем настраивать отдельные сервисы.

Соберите все HR-процессы в одной системе, чтобы не дублировать данные в разных программах, не терять документы и не тратить время на рутину. В Битрикс24 можно подписывать и хранить кадровые документы, обучать новых сотрудников и отслеживать HR-аналитику.

Как выглядит цифровизация HR в компаниях разного размера

Выбор инструментов зависит от того, сколько у бизнеса сотрудников, выделена ли отдельная HR-служба и какие задачи нужно оцифровать.

Микро- и малый бизнес — до 100 сотрудников

В такой компании обычно от одного до трех HR-специалистов, а еще кадровые вопросы может брать на себя руководитель или бухгалтер.

Бизнесу стоит оцифровать хранение данных о сотрудниках, подписание типовых документов и подбор. Для этого нужны КЭДО, база данных сотрудников и простая ATS.

Важны быстрый эффект и низкая цена входа, чтобы не переплачивать за слишком сложные системы.

Средний бизнес — 101-250 сотрудников

В компании есть отдельная HR-служба из нескольких человек с разделением ролей: рекрутер, кадровик, специалист по адаптации.

Стоит оцифровать кадровый документооборот, подбор и коммуникацию с сотрудниками. Для этого нужно подключить КЭДО, ATS и корпоративный портал. Важно настроить интеграцию, чтобы не приходилось сверять цифры вручную и собирать данные из разных систем.

Крупный бизнес — от 250 сотрудников

В компании есть несколько отделов с разной специализацией: подбор, обучение, кадровое администрирование, аналитика.

Бизнесу нужно оцифровать HR-аналитику, кадровое администрирование и обучение. Для этого нужны единая HRM-система, сервис BI/HR-аналитики и LMS-система. Стоит назначить ответственных за внедрение, которые настроят программы, покажут сотрудникам, как пользоваться инструментами, и объяснят их пользу.

С чего начать цифровизацию HR-процессов

Когда компания цифровизирует процессы, для нее важно фиксировать метрики, подбирать подходящие инструменты и замерять результаты. Разберем по порядку.

Шаг 1. Выбрать один процесс для старта

Нужно спросить HR, на что уходит больше всего времени. Если специалист затрудняется ответить, можно попросить его в течение недели записывать основные действия и замерять время.

Примеры процессов, с которых можно начать цифровизацию:

• обработка откликов кандидатов;
• согласование отпусков;
• оформление новых сотрудников;
• выдача справок.

Нужно выбрать процесс, в котором есть проблемы — у специалиста уходит много времени или сотрудники жалуются на неудобство. Например, если HR тратит несколько часов в неделю на то, чтобы создавать, распечатывать и рассылать приказы и справки — начните с кадрового документооборота.

Шаг 2. Зафиксировать целевую метрику и ее текущее значение

Компания отмечает желаемое время или проценты — например, часы на согласование отпуска или долю кандидатов, которые доходят до собеседования. А потом сравнивает с этой цифрой результаты.

Шаг 3. Подобрать инструмент

Перед покупкой системы проверьте, что:

• Система хранит данные на серверах в России. Попросите у подрядчика документы, подтверждающие локализацию.
• У сотрудников, руководителей и HR могут быть разные права и доступы.
• Система может передавать данные в «1С» или другую учетную программу.
• Сотрудникам будет удобно пользоваться системой, и у подрядчика есть тест-драйв, чтобы убедиться в этом. Он готов предоставить инструкции или провести обучение.

Шаг 4. Запустить пилот

На этом шаге компания тестирует решение. Собирает обратную связь: что стало быстрее, где есть сложности, какие шаги по-прежнему нужно делать вручную. После пилота вносят изменения и повторно собирают обратную связь.

Шаг 5. Сравнить результат с тем, что было до внедрения

Например, если оформление справки занимало в среднем 30 минут, смотрят, сколько времени уходит на процесс после автоматизации. Стоит учитывать количество ошибок, скорость обработки запросов, обратную связь HR-специалиста и сотрудников.

Если процесс стал быстрее и при этом количество ошибок не выросло, цифровизация дала результат. Значит, можно переходить к следующему процессу.

Что говорит закон о цифровизации кадровых процессов

При цифровизации кадровых процессов почти всегда нужно перейти на кадровый электронный документооборот. Это означает, что документы о работе сотрудника будут только в электронном виде — без дубликатов. Приказ, договор или заявление подписывают онлайн.

Право вести кадровые документы в электронном виде закрепляют статьи 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, которые ввел Федеральный закон от 22.11.2021 №377-ФЗ. Чтобы электронный документ имел юридическую силу, компания должна выпустить локальный нормативный акт о переходе на КЭДО, издать приказ, уведомить сотрудников и получить их согласие.

Даже при полном переходе на КЭДО часть документов нужно хранить в бумажном виде. К ним относятся:

• приказы об увольнении;
• акт о несчастном случае на производстве;
• документы об инструктаже по охране труда.

Кадровые сведения защищает закон персональных данных №152-ФЗ. Когда компания выбирает HR-сервис, важно убедиться, что платформа:

• размещает серверы в РФ;
• разграничивает доступы для сотрудников разных должностей;
• умеет удалять личные сведения уволенных сотрудников, но не нарушает при этом архивные сроки хранения кадровых документов.

Многие зарубежные сервисы хранят и обрабатывают информацию за границей. Передавать им персональные данные сотрудников нельзя: это нарушает требования закона о персональных данных.

Какие HR-процессы можно вести в Битрикс24

В Битрикс24 можно объединить все HR-процессы от найма до увольнения в одной системе.

Контроль сроков задач

HR-специалист видит свои задачи по документам, собеседованиям, обучению сотрудников и другим процессам на канбан-доске. Она показывает, какие дела просрочены и требуют внимания, что запланировано на сегодня и на неделю. Руководитель может посмотреть статус по всем задачам HR-отдела.

Кадровый электронный документооборот

Интеграция Битрикс24 КЭДО и мобильного приложения «Госключ» позволяет компании оформлять, согласовывать и подписывать кадровые документы с сотрудниками в электронном виде. Руководители и сотрудники подписывают документы прямо со смартфона, а HR-специалист больше не распечатывает и не подшивает бумажные архивы.

Воронка найма

Бесплатное приложение Битрикс24 для интеграции с hh.ru автоматически переносит отклики и приглашения соискателей в CRM. Карточка лида или сделки пополняется данными из резюме, а ссылка на него сохраняется в таймлайне. Можно настроить создание лидов или сделок, выбрать воронку и стадии для разных статусов резюме: отклик, приглашение, назначено собеседование, отказ.

Подробнее о том, как внедрить CRM для подбора персонала, рассказали в статье.

Онбординг и адаптация

Битрикс24 позволяет организовать погружение в работу компании внутри платформы: создавать задачи, назначать их новым сотрудникам, прикреплять к ним материалы, созваниваться и отслеживать прогресс. А важные материалы можно собрать в базе знаний.

Автоматизация

Роботы и триггеры отправляют пакет документов новому сотруднику, напоминают о дедлайнах, меняют статусы кандидатов при собеседовании. Например, при выходе сотрудника на работу система создает задачи по шаблону онбординга.

А бизнес-процессы позволяют быстро оформлять задачи, в которых нужно согласование нескольких участников.

HR-аналитика

В системе можно смотреть скорость закрытия вакансий, показатели адаптации новичка, текучести в компании, нагрузку HR.

Как измерить эффект от цифровизации HR

Можно отслеживать несколько метрик.

• Time-to-hire. Показывает скорость закрытия вакансии: от первого контакта до даты принятия офера.
• Cost-per-hire. Показывает стоимость найма: все затраты на подбор делят на количество нанятых кандидатов.
• Срок оформления сотрудника. Показывает время от принятия офера до даты, в которую сотрудник подписывает последний документ после выхода на работу.
• Доля бумажных документов. Показывает, сколько документов все еще подписывают и хранят не в электронном виде. Считают так: количество бумаг за период делят на общее число кадровых документов за тот же период.
• Текучесть на испытательном сроке. Показывает долю новичков, ушедших в первые три месяца. Для расчета берут сотрудников, нанятых за один период — например, квартал, — и делят число ушедших из них в первые три месяца работы на их общее количество.
• Время HR на рутину. Показывает, сколько часов специалист тратит на повторяющиеся задачи. Из часов на рутинные операции до цифровизации вычитают время, которое HR тратит на те же операции после внедрения.
• Доля заявок через самообслуживание. Показывает, пользуются ли сотрудники новой системой. Считают так: количество заявок через систему делят на общее число заявок за период.
• eNPS. Показывает, как сотрудники относятся к компании. Для этого из доли наиболее лояльных сотрудников, которые оценили компанию на 9-10 баллов, вычитают долю тех, кто поставил от нуля до шести баллов.

Также стоит учитывать обратную связь от HR-специалиста. Если он отмечает, что стало проще нанимать кандидатов и адаптировать новичков, согласовывать и подписывать кадровые документы, — значит, цифровизация работает.

Какие ошибки мешают цифровизации HR

Чаще всего ошибки связаны с тем, что компания не планирует этапы цифровизации и хочет охватить все процессы сразу.

1. Цифровизируют все и одновременно. HR и руководитель переводят в систему все процессы сразу. Команда не успевает привыкнуть к изменениям и не понимает, как пользоваться сервисами, возникает много ошибок.
2. Не наводят порядок в процессах. В разных отделах используют разные шаблоны и этапы согласования. Этот беспорядок и переносят в систему.
3. Не сообщают сотрудникам об изменениях. Люди не пользуются системой: пропускают уведомления в ней, продолжают по привычке заказывать справки у HR и отвлекать его вопросами.
4. Не проверяют, соответствует ли система закону. При выборе системы компания не проверяет требования 152-ФЗ о хранении данных в России и разграничении доступа.
5. Не измеряют результат. После внедрения не сравнивают метрики «до» и «после». Так сложно понять, окупился ли инструмент и улучшились ли процессы.

Частые вопросы