Одна из причин, почему компании теряют прибыль — не налажены бизнес-процессы. Часто это происходит из-за того, что нет единой платформы, где можно хранить информацию о клиентах, отслеживать продажи и рекламные кампании, совместно трудиться над проектами, автоматизировать рутинные задачи. В результате на сделки уходит больше времени, менеджеры забывают связаться с клиентами и ошибаются, а важная информация теряется «в пути» между отделами.
Решить эти проблемы поможет единая система. Рассказываем, как работает Битрикс24 и для чего он нужен.
Что такое Битрикс24 и с чего начать
Битрикс24 — это онлайн-сервис для управления бизнесом и автоматизации задач. Он подходит компаниям разного размера и сфер, например интернет-магазинам, производственным предприятиям, ретейлу. С программой можно:
- организовать совместную работу команды;
- вести проекты;
- ставить задачи сотрудникам и контролировать их выполнение;
- общаться в чате и по видеосвязи;
- вести клиентскую базу;
- создавать сайты и интернет-магазины;
- хранить документы и др.
Платформа постоянно дорабатывается, появляются новые функции, которые помогают упростить работу команды. Например, в сервисе есть AI-ассистент CoPilot Pro, который умеет генерировать тексты, брать на себя одну из 30 ролей, придумывать и обсуждать идеи. А задачи можно ставить в Потоках, которые решают проблему «бутылочного горлышка» в процессах. Подробнее о последних обновлениях сервиса читайте в статье.
Совместная работа
Онлайн-офис
Битрикс24 работает как виртуальный офис — общее рабочее пространство, будто онлайн-опенспейс. Сотрудники могут вместе вести проекты и задачи, даже если находятся в разных городах: общаться в чатах, отправлять файлы, созваниваться. Также в сервисе есть «живая лента» и каналы. В них можно публиковать новости и приказы, проводить опросы, устраивать голосования, переписываться и приветствовать новых коллег.
Совместная работа
Календарь
В онлайн-календаре сотрудники планируют время: задачи, созвоны, встречи, консультации. Также здесь отмечают будущие мероприятия и приглашают коллег поучаствовать в них, например в видеоконференциях и обучающих вебинарах. Расписание автоматически синхронизируется с Google, Microsoft и iCloud — личные и рабочие события будут в одном календаре.
Корпоративная почта
Она связана с другими инструментами Битрикс24: CRM, проектами и задачами, IP-телефонией, лентой новостей. Так, если клиент написал электронное письмо с просьбой оформить заказ, прямо из почты можно создать карточку сделки в CRM.
Облачное хранилище
Внутри платформы есть облачное хранилище, в котором можно создавать и хранить рабочие документы. В онлайн-редакторе сотрудники пишут тексты, создают таблицы и презентации.
База знаний
В разделе «Поддержка» есть инструкция по Битрикс24. Вы можете добавить и собственную базу знаний, например, загрузить скрипты общения с клиентами. Сотрудник самостоятельно найдет ответ на свой вопрос в любое время.
Задачи
В Битрикс24 есть карточки для постановки задач. В них можно добавить описание, прикрепить рабочие файлы, назначить ответственного и указать дедлайн.
Также в сервисе доступны Скрам, Канбан-доски, диаграмма Ганта.
Группы и проекты
Внутри сервиса сотрудники могут объединиться по группам и проектам. Например, ретейл открывает новую торговую точку и создает в Битрикс24 рабочую группу с руководителем, менеджерами по закупкам и продажам, маркетологами, бухгалтером. Такие команды можно создавать для любых активностей: корпоративного праздника, благотворительной акции или велопробега.
В программе Битрикс24 сотрудники отправляют руководителю отчет, как они работали над задачами на неделе. Напоминания автоматические.
Битрикс24 Сайты
В Битрикс24 можно сделать сайт или интернет-магазин, следуя пошаговому руководству. Создавайте страницы с помощью готовых блоков — просто выберите подходящий вариант сайта для своей ниши или задачи. Например, можно создать лендинг под будущую рекламную кампанию.
Сайт и интернет-магазин уже будут интегрированы с вашей CRM. Благодаря этому заявки автоматически поступают в систему, программа сама создает карточки клиентов и сделок, выставляет счета на оплату или передает данные специалисту.
CRM-система
CRM (Customer Relationship Management, или «Управление взаимоотношениями с клиентами») — это система, в которой бизнес хранит все заявки, записывает данные клиентов, отслеживает продажи. Даже если прямо сейчас человек не готов что-то купить, его контакт все равно попадает в клиентскую базу. Позже можно отправить ему промокод на первую покупку или подборку выгодных товаров, чтобы напомнить о себе.
Не имеет значения, через какой канал пришел клиент — сайт, интернет-магазин, мессенджер или социальную сеть. Все данные и обращения автоматически попадут в систему. Как связать ваши каналы с CRM, читайте в статье.
Данные обо всех телефонных разговорах, переписках и купленных товарах или услугах сохраняются в карточке клиента. В CRM можно узнать, на каком этапе находится сделка и следовал ли сотрудник скриптам. Еще система сама напомнит ответственному сотруднику, что пора позвонить покупателю, отправить письмо или назначить встречу.
Еще CRM-система помогает автоматизировать рутинные бизнес-процессы. Например, распределить задачи между сотрудниками, отправить кадровые документы, записать и сохранить телефонные разговоры, разослать клиентам рекламные сообщения, сформировать счета и отчетность, принять оплату через онлайн-кассу. CRM — самый объемный раздел Битрикс24, поэтому сотрудникам может потребоваться подробный гайд по работе с ним.
Какие задачи решает Битрикс24
В системе каждый инструмент закрывает определенные бизнес-задачи. Вот несколько примеров, как Битрикс24 работает и какие проблемы компании решает.
- Сохраняет в единой базе данные о клиентах и продажах. В карточке фиксируются все его данные и взаимодействия с компанией. Любой менеджер легко найдет имя, почту или соцсети. Получится прочитать прошлые переписки с клиентом или прослушать звонки, чтобы подготовиться к новой встрече или созвону.
- Автоматизирует прием заявок и оплату. Информация о новом заказе автоматически попадает в CRM — вносить вручную не придется. А когда сделка состоится, система сама отправит счет клиенту.
- Позволяет сотрудникам вместе работать над проектами. Так легче избавиться от хаоса в процессах и игры в «глухой телефон». Каждый сотрудник команды может перечитать информацию или узнать, кто занимается другими задачами по этому же проекту.
- Автоматически распределяет и отслеживает нагрузку внутри команды. Битрикс24 может назначать рабочие задачи сотрудникам в зависимости от должности и занятости. Статусы и дедлайны тоже отслеживаются системой — она отмечает активные, выполненные или просроченные задачи.
- Формирует отчетность. Битрикс24 составляет отчеты о продажах и всех маркетинговых активностях. Не придется собирать все цифры и вручную вносить их в таблицу или документ.
- Делает рассылки. В Битрикс24 можно отправлять сообщения клиентам через разные каналы связи — email, СМС, Viber, WhatsApp и Telegram, «ВКонтакте». Это могут быть персональные скидки и бонусы, акции или новости. Так компании устанавливают прямой контакт с потенциальными покупателями и повышают конверсию.
- Создает сайты, лендинги и интернет-магазины. В онлайн-конструкторе можно выбрать готовый шаблон, настроить дизайн, добавить контент и функции. Все действия пользователей на сайте автоматически попадают в CRM.
Пользоваться Битрикс24 можно как с компьютера, так и смартфона. Мобильное приложение подойдет сотрудникам, которые часто выезжают на встречи или в командировки.
Как бизнесу внедрить Битрикс24
Чтобы начать работать в Битрикс24, на сайте сервиса выберите тариф: «Бесплатный», «Базовый», «Стандарт», «Профессиональный» или «Энтерпрайз». Когда принимаете решение, учитывайте количество сотрудников и инструменты, которые вам нужны для работы.
Пошаговая инструкция: как работать с Битрикс24 новичку
- На сайте сервиса нажмите кнопку «Получить бесплатно».
- Зарегистрируйтесь в Битрикс24 с помощью e-mail, аккаунта в «ВКонтакте», Mail.Ru, «Яндексе», Windows LiveID или «Сбербанк Бизнесе».
- Установите десктопное и мобильное приложение Битрикс24.
- Зайдите в сервис и выберите, с каким инструментом планируете работать чаще всего — CRM, «Задачи и проекты», «Онлайн-офис», «Сайты». Например, если Битрикс24 нужен в основном для управления продажами, остановитесь на CRM-системе. Если планируете совместно работать над проектами, подойдет вариант «Задачи и проекты».
- В разделе «Контакт-центр» интегрируйте другие бизнес-инструменты с Битрикс24. Это могут быть сайт, интернет-магазин, e-mail, облачная АТС, Telegram, Viber, WhatsApp, «Авито», «ВКонтакте», «Одноклассники». Подключать сервисы могут только пользователи с правами администратора.
- Если есть клиентская база, перенесите ее в сервис. Если данных немного, их можно вбить вручную. Если база обширная, ее нужно перевести в формат CSV и импортировать в Битрикс24.
- Проверьте, все ли функции сервиса корректно работают. Например, вы настроили CRM на прием заявок через мессенджеры. Сделайте пробный заказ через чат-бот в «Телеграме». Если настройки верны, система сама создаст карточку клиента, зафиксирует заказ, отправит счет на оплату и запланирует дату следующего контакта.
Работа с Битрикс24 расписана пошагово на сайте, как внедрить сервис и начать работу с ним. Если появились сложности, обратитесь к партнеру из списка. Это сертифицированные компании, которые специализируются на установке Битрикс24. Они помогут выбрать оптимальный тариф, настроить программу под потребности вашего бизнеса, обучить сотрудников работать в ней.
Как пользоваться Битрикс24: руководство
Разобраться, как работать в программе Битрикс24, возможно даже для «чайников». Не нужно уметь программировать и разбираться в тонкостях настройки CRM.
Битрикс24: инструкция пользователя:
Шаг №1. Выберите работника, который будет внедрять сервис в компании. Для этого ему нужно заранее изучить инструкцию к Битрикс24 для сотрудников, чтобы потом отвечать на вопросы коллег и настраивать программу. Или обратитесь к партнеру Битрикс24, который знает все тонкости.
Шаг №2. Укажите название своей компании. После регистрации адрес Битрикс24 состоит из рандомных букв — вы можете его изменить, но только один раз. Например, адрес fnhkwl2.bitrix24.ru можно превратить в mirokon.bitrix24.ru по названию компании «Мир окон».
Шаг №3. Оформите рабочее пространство сервиса в корпоративном стиле. Для этого создайте собственную тему: загрузите основной фон, выберите в палитре цвета страницы и текста.
Шаг №4. Добавьте сотрудников в сервис по ссылке, e-mail или номеру телефона. Они смогут сразу им пользоваться.
Шаг №5. Настройте структуру компании. Укажите, кто в каком отделе работает, кто руководитель команды.
Шаг №6. Дайте сотрудникам права доступа. Например, менеджер продаж может менять клиентские карточки, а работники других отделов — только просматривать.
Шаг №7. Создайте базу знаний в Битрикс24. Добавьте должностные инструкции, чек-листы и скрипты разговоров. Писать свой гайд к не придется, на сайте уже есть подробная пошаговая инструкция пользователя Битрикс24. Если сотрудник раньше не работал в подобных сервисах, она поможет разобраться.
Шаг №8. Настройте сервис под цели, которые поставили перед собой. Если хотите получать заявки из разных источников, интегрируйте их с системой. Это могут быть телефонные звонки, интернет-магазин, сайт компании, Telegram, Viber и WhatsApp, «ВКонтакте». Чтобы анализировать продажи и рекламные кампании, выберите показатели и периодичность отчетов.
Пример внедрения Битрикс24
Московская компания «ТК Инжиниринг» поставляет оборудование, трубопроводы и арматуру для строительства инженерных сетей. Руководители обратились к SkySoft, партнеру Битрикс24, чтобы внедрить сервис.
Задачи были такие:
- сделать прозрачными этапы работы над проектами;
- сохранять информацию в единой базе;
- уменьшить количество ошибок;
- получать данные о заказах и составлять отчеты о работе менеджеров.
Эксперты SkySoft порекомендовали подключить тариф «Стандартный». Задачи они решили так:
- Настроили воронку продаж и добавили в нее этапы «Проектирование», «Строительство», «Поставка», «Сделка провалена», «Успех».
- Создали поля карточки сделки, в которую также можно загрузить файл спецификации. Часть полей заполнять обязательно — без этого не получится передвинуть продажу на следующий этап.
- Настроили карточки компаний, чтобы хранить всю информацию в одном месте.
- Перенесли актуальную клиентскую базу из Excel в Битрикс24.
- Добавили роботов, которые напоминают менеджерам, что пора позвонить или написать клиенту.
- Настроили права доступа для менеджеров, чтобы они видели только свои сделки.
- Пригласили сотрудников в сервис и научили работать в нем.
С Битрикс24 руководители могут контролировать проекты: быстро узнавать детали сделки и выгружать аналитику. Менеджерам легче находить нужную информацию о клиентах, вспоминать детали прошлых разговоров или планировать следующие встречи.
Полный текст кейса читайте здесь.
Частые вопросы
Битрикс24 подходит большинству компаний, потому что в нем много инструментов, полезных для бизнеса. Например, интернет-магазин может использовать его, чтобы автоматически принимать заказы и контролировать оплату, делать рекламные рассылки. А IT-компания — чтобы отслеживать работу над проектами.
Задачи, которые решает Битрикс24:
- сохраняет данные о клиентах и продажах в одной системе;
- автоматизирует заявки и оплату;
- упрощает работу и взаимодействие сотрудников;
- распределяет нагрузку команды;
- формирует отчеты о продажах и маркетинговых активностях;
- позволяет отправлять рассылки по почте, в соцсетях и мессенджерах;
- помогает создавать сайты на основе готовых шаблонов.
Как внедрить Битрикс24 самостоятельно:
- На стартовой странице сервиса нажмите «Получить бесплатно».
- Зарегистрируйтесь в программе и выберите, как будете ее использовать. Например, CRM или «Онлайн-офис».
- Выберите тариф.
- Подключите к Битрикс24 другие бизнес-инструменты. Часто сервис связывают с сайтом, мессенджерами и социальными сетями.
- Перенесите клиентскую базу в сервис.
- Протестируйте Битрикс24 на небольшом объеме данных. Если сервис корректно выполняет поставленные задачи, постепенно запускайте его в работу всей компании. Если нет — пробуйте изменять настройки до тех пор, пока не получите нужный результат.
Как начать пользоваться Битрикс24: инструкция для чайников
- Назначьте сотрудника, который будет отвечать за работу сервиса или обратитесь в компанию-интегратор.
- Укажите в программе название компании и поменяйте адрес своей страницы Битрикс24.
- Настройте интерфейс.
- Пригласите сотрудников в Битрикс24.
- Задайте структуру компании, распределите сотрудников и руководителей по отделам.
- Дайте пользователям нужные доступы.
- Загрузите в сервис базу знаний, чтобы работники могли быстро находить справочную информацию.
- Настройте CRM-систему под свои задачи.
Что в итоге
- Битрикс24 — это онлайн-сервис с множеством инструментов для бизнеса.
- В Битрикс24 можно совместно работать над проектами и задачами. Сотрудники общаются в чатах и вместе редактируют документы. Руководитель контролирует работу каждого сотрудника, может выгрузить отчетность по любому параметру. CRM-система позволяет автоматизировать рутинные процессы, управлять продажами и работать с клиентской базой.
