Контроль задач и прибыли

1. Размер услуги можно измерить временем, затраченным на нее.
   
2. Значит, время — это товар, который можно продать клиенту за деньги.
   
3. Мы нанимаем специалистов и сотрудников.
   
4. Они тратят рабочее время на оказание услуг.
   
5. Рабочие часы наших сотрудников в Битрикс24.CRM поддаются хронометражу.
   
6. Себестоимость рабочего часа можно рассчитать, используя простые правила и утвержденные нормативы, просто подобрать опытным путем.
   
7. Для большей объективности в себестоимость можно добавить траты на коммуналку и аренду помещений, амортизацию оборудования, заработную плату, налоговые и социальные отчисления, прочие и прочие радости нашей коммерческой жизни.
   

Мы хотим рассказать о проверенной и реализованной на практике методике, о нашем подходе к решению этой сложной задачи, возможно, это будет полезно и Вам, а как усложнить процедуру или украсить Вы потом решите сами в зависимости от своих пожеланий.

Опорная точка наших расчетов заключается в том, что товар, который мы продаем, это минута рабочего времени каждого нашего специалиста.

Наша основа философии работы в CRM.Битрикс24 основана на том, что все сотрудники работают с задачами, а каждая задача ведет учет затраченного времени на ее реализацию.

Умножаем затраченное время на стоимость минуты и получаем ответ на вопрос во сколько обошлась клиенту работа над его проектом.

Учет итогового времени рабочего времени мы доверяем специально созданному приложению TASK.FIX4.ORG.

1. Откроем рабочий портал цифровой студии и смоделируем рабочий процесс обработки типового заказа в сущности сделка.
   
2. Создадим новую сделку и заполним предусмотренные регламентом обязательные поля: кто наш заказчик - контакт или компания, заполним реквизиты клиента, используя наше бесплатное приложение INN.FIX4.ORG, оговариваем параметры заказа, планируемую дату готовности и заключаем договор с клиентом.
   
3. Заполним наименование услуги, которую мы собираемся оказать клиенту, например, разработку дизайн макета стоимостью 25 000 рублей.
   
4. Сгенерируем и отправим счет на оплату клиенту.
   
5. Дождемся получения предоплаты и поставим задачи для отдела производства.
   
6. Пропустим несколько обычных стадий и технических задач, которые выполняются по полному рабочему алгоритму, они нам сейчас не нужны для демонстрации обсуждаемой темы.
   
7. Перейдем на стадию «Разработка запущена» и вручную создадим задачу для технического отдела.
   
8. Каждая задача, созданная из карточки сделки, автоматически привязывается к ней.
   

Выполним обязательные и дополнительные настройки задачи, назначим:

1. Исполнителя или исполнителей.
   
2. Опишем параметры задачи.
   
3. Укажем проект (группу).
   
4. Активируем кнопку  включения учета времени выполнения задачи.
   

Штатный функционал Битрикс24.CRM предоставляет работать с шаблонами и возможность делать быстрые копии с уже созданной задачи и использовать ее в качестве заготовки для новой.

1. Количество задач в одной сделке ограничений не имеет и определяется только практической необходимостью.
   
2. Все созданные задачи отображаются в информационном поле привязанной сделки.
   
3. Исполнители задач работают на корпоративном портале и ,как правило, только в модуле задачи и проекты. Остальные возможности портала и CRM ими не используются по причине отсутствия в этом необходимости.
   
4. От имени сотрудника производственного отдела – исполнителя задачи, откроем портал с задачами.
   
5. Вид отображения экрана исполнителя настраивается по личному желанию, обычно это режим «Канбан».
   
6. В начале работы исполнитель знакомится со списком задач, выбирает поставленную нами тестовую задачу, открывает ее и приступает к работе. Начало работы с задачей отмечается нажатием клавиши «приступить». С этого момента начинается учет рабочего времени, потраченного сотрудником на ее исполнение. Управление задачей позволяет прерываться, останавливать таймер на паузу. При необходимости сотрудник может вручную ввести корректировки времени, добавить или уменьшить значения. Все изменения вступают в силу только при условии описания комментария с указанием причины коррекции, например, работа над задачей продолжалась на чужом компьютере или в другом помещении.
   
7. Итогом завершения работы с задачей является активизация кнопки «Завершить» ,с этого момента задача поменяет свой статус на «завершенная» и таймер фиксации рабочего времени будет остановлен.
   
8. Продолжим имитацию активной работы над общим проектом сделки, добавим вручную время «затраченное» на работу и закроем остальные задачи.
   
9. Обработка данных приложением обычно занимает порядка нескольких минут (это технологическое ограничение Битрикс24.CRM).
   
10. Открыть установленное приложение TASK.FIX4.ORG можно с помощью вкладки, она расположена в горизонтальном меню ленты карточки сделки.
    
11. Откроем приложение, на экране отображается привычная и понятная электронная таблица, в которой интуитивно доступны информационные поля и расчетные данные.
    

1. Все задачи, которые были выполнены по данной сделке.
   
2. Время в минутах, затраченное на каждую задачу.
   
3. Расчетная стоимость потраченного времени на каждую задачу с учетом стоимости нормаставки для каждого специалиста.
   
4. Таблица учитывает время, потраченное сотрудниками всех подразделений компании: менеджерами на работу с клиентами, бухгалтерией на обработку и подготовку документа, время юриста, курьера, экспедитора, она учитывает все то, про что обычно руководители компании забывают или пропускают мимо своего внимания, так называемые «скрытые» траты и работы.
   
5. Итоги результатов из таблицы собираются и обрабатываются роботами в специально выделенном разделе сделки «Финансовый результат».
   
6. Результаты вычислений – суммарные данные и расчет валовой прибыли (сумма полученная от клиента минус общие траты) отображаются в итоговых полях раздела.
   

1. У нас появился новый и совершенный инструмент измерения, контроля и расчета сложного товара - интеллектуального труда в границах времени, потраченного на услугу, работу по конкретной сделке.
   
2. Мы учитываем в режиме реального времени все возможные траты, которые меняются в ходе сопровождения сделки и находятся в прямой зависимости от заработной платы и квалификации сотрудников.
   
3. Мы видим, как меняется и отчего зависит итоговый результат и сумма валовой прибыли каждого и всех проектов, находящихся в работе компании.
   
4. Мы получаем реальный правдивый материал, который позволяет глубоко анализировать все процессы сопровождения сделок, вносить корректировки в технологию производства, в оснащение компании, увидеть и оценить долю участия каждого сотрудника и ее влияния на итоговый финансовый результат.
   
5. Даже если в результате работы со сделкой валовая прибыль будет близка к нулю, а еще лучше, гораздо больше нуля, то это будет свидетельствовать о хорошем достигнутом результате и продуманности процессов в работе компании.
   
6. Актуальная информация о снижении процента валовой прибыли в режиме реального времени отображается в каждой карточке сделки в режиме экрана «канбан» и может служить источником дальнейшего развития приложения и автоматически оповещать менеджеров компании и ее руководителей о допущенных просчетах и необходимости срочного принятия мер по каждой сделке, находящейся в работе.