Передача дел сотрудника

Сотрудник уходит в отпуск, переводится в другой отдел или увольняется, и его сделки, компании, контакты, задачи и дела нужно отдать коллеге. Штатно это делается по разделам и по одной записи. Приложение собирает всё в одном окне: выбираете, от кого и кому передаём, смотрите, что числится за сотрудником, и передаёте выбранное одним запуском.

Что можно передать. Лиды, сделки, компании, контакты, коммерческие предложения, элементы смарт-процессов, задачи (где сотрудник ответственный) и дела CRM: звонки, встречи, письма. По каждому разделу показано число записей, ненужные разделы отключаются галочкой. Для лидов, сделок и смарт-процессов есть режим «только незакрытые», чтобы не трогать завершённые.

Выбор записей. Любой раздел раскрывается в список: названия, стадия, сумма или срок, ссылка на карточку. Записи идут по 50, есть поиск по названию. По умолчанию передаётся всё, но можно снять галочки с лишнего или, наоборот, нажать «Снять все» и отметить только нужное. Счётчик показывает, сколько из скольких уйдёт, а в итоге отдельной строкой видно, что осталось у прежнего сотрудника по вашему выбору.

Сначала просмотр. Пока вы не нажали «Передать», ничего не меняется: приложение только считает записи. Перед запуском вы видите итог и подтверждаете его.

Проверка результата. После передачи приложение заново читает список записей прежнего сотрудника и сверяет с тем, что должно было уйти. Ответ портала «успешно» не принимается на веру: запись, которая осталась у прежнего сотрудника, помечается отдельно. Ошибки показываются по каждой записи с причиной, например «нет прав на изменение».

Протокол и откат. После завершения можно скачать файл CSV для Excel: раздел, ID, название, результат, причина, ссылка на запись. В нём зафиксировано, что именно и кому передано. Если передачу нужно отменить, откройте приложение, нажмите «Откатить прошлую передачу по протоколу» и выберите этот файл: приложение вернёт записи прежнему сотруднику. Вернутся только те записи, которые всё ещё числятся за получателем. Если запись за это время передали другому сотруднику или удалили, приложение её не тронет и покажет в итоге.

Уведомления. Портал сообщает сотрудникам о смене ответственного («Вы назначены», «Вы перестали быть ответственным»), и при передаче сотен записей это десятки сообщений. Поэтому перед запуском есть галочка «Не отправлять уведомления о смене ответственного», по умолчанию она включена. Она работает для лидов, сделок, компаний, контактов и коммерческих предложений: по ним уведомлений и записей в ленте не будет. По элементам смарт-процессов, задачам и делам портал такой возможности не даёт, уведомления по ним придут как обычно. Если галочку снять, придут и по CRM-записям. В тихом режиме портал не добавляет в историю записи отметку о смене ответственного, сам факт передачи остаётся в протоколе. Роботы и бизнес-процессы, настроенные на изменение записи, могут сработать независимо от галочки.

Что учесть до установки. Приложение работает от имени пользователя, который его открыл, и меняет только то, к чему у него есть доступ. Лучше запускать под администратором. Получателем может быть только активный сотрудник, источником может быть и уволенный. Отмены на лету нет, но переданное можно вернуть откатом по протоколу. Задачи передаются только там, где сотрудник указан ответственным: постановщик, соисполнители и наблюдатели в задачах не меняются. За один запуск передаётся до 20 000 записей в каждом разделе, остальное добирается повторным запуском. Передача идёт пакетами с паузами, чтобы не упираться в лимиты портала, поэтому несколько тысяч записей занимают несколько минут. Остановить передачу можно кнопкой, уже переданное останется у нового сотрудника.

Данные. Своего сервера и базы нет: приложение работает в браузере внутри портала, содержимое CRM никуда не отправляется и нигде не сохраняется. Приложению нужны права на CRM, задачи и имена сотрудников. Отдельной оплаты нет, нужна подписка на Битрикс24 Маркетплейс.