Автоответчик для отпуска и отсутствия

В Битрикс24 рабочие вопросы часто приходят в личные чаты, групповые обсуждения, чаты задач и CRM-чаты сделок. Но сотрудник может быть временно недоступен: в отпуске, командировке, на больничном, в отгуле или отсутствовать по другой причине.

Если коллега пишет такому сотруднику и не получает ответа, вопрос может зависнуть. Особенно если человек не знает, кто замещает сотрудника и когда он вернется.

Приложение для Битрикс24 «Автоответчик для отпуска и отсутствия» помогает не терять обращения во внутренних коммуникациях. Если сотруднику напишут в личный чат или упомянут его тегом в групповом чате, чате задачи или CRM-чате сделки, приложение автоматически отправит ответ с информацией об отсутствии, сроках и заместителе.

Не грузится видео? Смотрите обзор на RUTUBE | YouTube | VK Видео

Основной функционал

Приложение позволяет настроить автоответчик в Битрикс24 на период, когда сотрудник временно недоступен.

В настройках можно указать:

– включение или выключение автоответчика
– дату и время начала отсутствия
– дату и время окончания отсутствия
– причину отсутствия
– заместителя из сотрудников компании
– текст автоответа
– шаблон сообщения с переменными
– предпросмотр итогового сообщения

Доступные причины отсутствия:

– отпуск
– командировка
– больничный
– отгул
– другое отсутствие

После сохранения настроек приложение начинает проверять новые обращения. Пока период отсутствия активен, коллеги получают автоматический ответ в чатах Битрикс24 с понятным сообщением: кто отсутствует, на какой срок и к кому обратиться по срочным вопросам.

После окончания периода автоответчик отключается автоматически.

Где работает автоответчик?

Автоответчик работает в нескольких сценариях Битрикс24:

– личные чаты сотрудников
– групповые чаты
– чаты задач
– CRM-чаты сделок
– другие чаты, доступные сотруднику через его чаты Битрикс24

Важный нюанс: в групповых чатах, чатах задач и CRM-чатах автоответ отправляется только при явном упоминании сотрудника тегом. Если просто написать имя обычным текстом, приложение не отвечает.

Это сделано специально, чтобы автоответчик не вмешивался в обычные обсуждения и не создавал лишний шум в рабочих чатах.

Как выглядит логика работы?

Сотрудник открывает свою карточку профиля в Битрикс24 и нажимает пункт «Автоответчик отсутствия».

После этого он:

– включает автоответчик
– выбирает период отсутствия
– указывает причину
– выбирает заместителя
– при необходимости редактирует текст автоответа
– проверяет предпросмотр сообщения
– нажимает «Сохранить»

Пока период активен, приложение отправляет автоответы на новые обращения. После окончания периода автоответчик выключается сам.

Текст автоответа

Пользователь может оставить стандартный текст или отредактировать его под себя.

В автоответ автоматически подставляются:

– имя отсутствующего сотрудника
– дата и время начала отсутствия
– дата и время окончания отсутствия
– причина отсутствия
– имя заместителя
– контакты заместителя

Например, коллега может сразу увидеть, что сотрудник в отпуске до определенной даты, а по срочным вопросам нужно обратиться к другому человеку.

Это удобно для повседневной работы: не нужно вручную объяснять отсутствие в каждом чате, пересылать контакты заместителя или надеяться, что коллеги сами найдут нужную информацию.

Заместитель сотрудника

В настройках можно выбрать заместителя из сотрудников компании.

В автоответ подтягиваются данные заместителя из профиля Битрикс24:

– имя
– должность
– телефон
– внутренний номер
– email

Если какие-то данные в профиле заместителя не заполнены, они не появятся в автоответе. Поэтому перед использованием желательно проверить, что у заместителя в карточке сотрудника указаны актуальные контакты.

Так приложение помогает не просто сообщить об отсутствии, а сразу направить вопрос нужному человеку.

Кто может настраивать автоответчик?

Настроить автоответчик может:

– сам сотрудник для себя
– администратор за другого сотрудника

Это важно для реальных рабочих ситуаций. Сотрудник мог уйти в отпуск, заболеть, уехать в командировку или просто забыть включить автоответчик. В таком случае администратор может открыть карточку сотрудника и настроить автоответчик за него.

Есть важный технический нюанс: для полноценной работы с личными чатами сотрудник должен хотя бы один раз открыть пункт «Автоответчик отсутствия» под своей учетной записью. Это нужно, чтобы приложение получило разрешенный доступ к его чатам.

Если доступ устарел, сотруднику нужно повторно открыть автоответчик, чтобы обновить доступ.

Почему приложение востребовано?

Во многих компаниях рабочие вопросы завязаны на чаты Битрикс24. Коллеги пишут в личные сообщения, упоминают сотрудников в задачах, обсуждают сделки в CRM-чатах и ждут реакции.

Но отсутствие сотрудника не всегда заметно сразу. В результате:

– срочные вопросы остаются без ответа
– коллеги не знают, кто заменяет сотрудника
– руководителю приходится вручную перенаправлять обращения
– в задачах и сделках появляются задержки
– рабочие коммуникации становятся менее прозрачными

Автоответчик для отпуска и отсутствия закрывает эту проблему. Он автоматически сообщает об отсутствии сотрудника и подсказывает, к кому обратиться.

Это простая, но полезная автоматизация коммуникаций в Битрикс24.

Ключевые преимущества

– Автоответы прямо в чатах Битрикс24
– Работа в личных чатах, групповых чатах, задачах и CRM-чатах
– Ответ в группах только при явном упоминании сотрудника тегом
– Настройка периода отсутствия с датой и временем
– Выбор причины: отпуск, командировка, больничный, отгул или другое
– Выбор заместителя из сотрудников компании
– Автоматическая подстановка контактов заместителя
– Редактируемый текст автоответа
– Предпросмотр итогового сообщения
– Настройка за сотрудника администратором
– Автоматическое отключение после окончания периода
– Понятный статус работы автоответчика
– Безопасная сводка по сотрудникам на административной странице

Бизнес-кейс

Сотрудник уходит в отпуск на две недели. В этот период ему продолжают писать коллеги: кто-то в личный чат, кто-то в чат задачи, кто-то упоминает его в CRM-чате сделки.

Без автоответчика часть обращений может остаться без реакции. Коллеги будут ждать ответа, искать график отпусков, спрашивать руководителя или писать повторно.

С приложением все проще: сотрудник заранее включает автоответчик, указывает даты отсутствия и выбирает заместителя. Если ему напишут или упомянут его тегом, приложение автоматически отправит сообщение с периодом отсутствия и контактами заместителя.

В результате вопрос не зависает, коллеги сразу понимают ситуацию, а срочные обращения уходят нужному человеку.

Частые сценарии использования

Приложение особенно удобно, если сотрудник:

– уходит в отпуск
– находится на больничном
– уезжает в командировку
– берет отгул
– временно не может отвечать в чатах
– передает срочные вопросы заместителю
– участвует в задачах и сделках, где его могут упоминать коллеги

Также приложение полезно администраторам Битрикс24 и руководителям, которые хотят быстро включить автоответчик за сотрудника, если он забыл сделать это самостоятельно.

Административная страница

На основной странице приложения есть раздел с общей информацией и настройками.

Внутри доступна под-вкладка «Сотрудники», где отображается безопасная сводка:

– у кого сохранен доступ к чатам
– у кого есть настройки автоответчика
– включен ли автоответчик
– на какой период он настроен
– какая указана причина отсутствия
– когда настройки обновлялись

ФИО сотрудников кликабельны: карточка сотрудника открывается штатным слайдером Битрикс24.

В таблице не показываются токены, технические данные, тексты сообщений или лишние ID.

Повторные автоответы

Автоответ отправляется на каждое новое обращение.

Если сотруднику несколько раз написали в личный чат, приложение ответит несколько раз. Если сотрудника несколько раз тегнули в групповом чате, чате задачи или CRM-чате сделки, автоответ также будет отправлен повторно.

Это сделано намеренно: автоответчик работает как понятная реакция на каждое обращение, а не как одноразовое уведомление, которое легко пропустить.

Что важно учесть при настройке?

Перед включением автоответчика желательно проверить:

– правильно ли выбран период начала и окончания
– включена ли настройка «Включен»
– выбран ли заместитель
– заполнены ли контакты заместителя в профиле Битрикс24
– понятно ли выглядит текст автоответа
– сотрудник хотя бы один раз открыл автоответчик под своей учетной записью

Если автоответчик выключен, приложение не запрашивает лишний раз авторизацию сотрудника.

Ограничения и нюансы

– В групповых чатах автоответ срабатывает только на тег сотрудника
– Если написать имя обычным текстом, автоответа не будет
– Для личных чатов нужен сохраненный доступ сотрудника к чатам
– Если доступ к чатам устарел, сотруднику нужно открыть автоответчик повторно
– Контакты заместителя берутся из профиля Битрикс24
– Если контакты заместителя не заполнены, они не появятся в автоответе
– После окончания периода автоответчик отключается автоматически
– Автоответ отправляется на каждое новое обращение, а не один раз за период

Что в итоге получает пользователь?

Вы получаете удобный автоответчик в Битрикс24 для ситуаций, когда сотрудник временно отсутствует и не может оперативно отвечать в чатах.

Приложение помогает:

– автоматически сообщать коллегам об отсутствии сотрудника
– показывать период отпуска, больничного, командировки или отгула
– направлять срочные вопросы заместителю
– отвечать в личных чатах и при упоминаниях в групповых обсуждениях
– работать с чатами задач и CRM-чатами сделок
– снизить хаос в коммуникациях
– не терять важные обращения во время отсутствия сотрудника

Если вам нужен автоответ в чатах Битрикс24, уведомление об отсутствии сотрудника, автоответчик на время отпуска, больничного или командировки, а также понятный способ указать заместителя в Битрикс24, это приложение закрывает все эти сценарии в одном интерфейсе.

Вопросы и ответы

Что делает приложение «Автоответчик для отпуска и отсутствия»?
Приложение автоматически отвечает коллегам в чатах Битрикс24, когда сотрудник временно недоступен: в отпуске, командировке, на больничном, в отгуле или отсутствует по другой причине. В автоответе можно указать период отсутствия, причину и заместителя.

Где работает автоответчик?
Автоответчик работает в личных чатах, групповых чатах, чатах задач и CRM-чатах сделок. В групповых чатах, задачах и CRM-чатах ответ отправляется только при явном упоминании сотрудника тегом.

Будет ли автоответчик отвечать, если просто написать имя сотрудника в чате?
Нет. В групповых чатах, чатах задач и CRM-чатах приложение отвечает только на тег сотрудника. Если написать имя обычным текстом, автоответ не отправится. Это сделано, чтобы приложение не мешало обычным обсуждениям.

Можно ли настроить автоответчик на время отпуска?
Да. Сотрудник может указать даты начала и окончания отпуска, выбрать заместителя и сохранить текст автоответа. Пока период активен, приложение будет отвечать на новые обращения.

Можно ли использовать приложение для больничного, командировки или отгула?
Да. В настройках можно выбрать причину отсутствия: отпуск, командировка, больничный, отгул или другое отсутствие.

Кто может включить автоответчик?
Автоответчик может настроить сам сотрудник для себя. Также администратор может настроить его за другого сотрудника, например если человек заболел, ушел в отпуск или забыл включить автоответчик заранее.

Что будет указано в автоответе?
В автоответ можно автоматически подставить имя отсутствующего сотрудника, период отсутствия, причину, имя заместителя и его контакты из профиля Битрикс24.

Откуда берутся контакты заместителя?
Контакты заместителя берутся из его профиля Битрикс24: телефон, внутренний номер, email и другие заполненные данные. Если контакты не указаны в профиле, они не появятся в автоответе.

Отключится ли автоответчик автоматически?
Да. После окончания указанного периода отсутствия автоответчик отключается автоматически. Пользователю не нужно вручную выключать его после возвращения к работе.

Почему сотруднику нужно один раз открыть автоответчик под своей учетной записью?
Для работы с личными чатами приложению нужен разрешенный доступ к чатам сотрудника. Поэтому сотрудник должен хотя бы один раз открыть пункт «Автоответчик отсутствия» под своей учетной записью. Если доступ устареет, его нужно будет обновить таким же способом.

Полезные приложения для администраторов и интеграторов