Удалятор

Удалятор - CRM-инструмент для массового и каскадного удаления записей с копией для восстановления. Приложение для администраторов порталов и интеграторов: помогает навести порядок в CRM - удалить тысячи ненужных записей вместе со связями и при ошибке вернуть их из копии.

Какие задачи решает:

•        очистка CRM от тестовых данных после внедрения и обучения сотрудников;

•        удаление устаревших и ненужных Сделок, Лидов, Контактов, Компаний;

•        чистка портала после некорректного импорта или миграции данных;

•        удаление дублей и «мусорных» записей пакетами;

•        удаление тысяч записей за один запуск - там, где штатные средства неудобны;

•        удаление персональных данных по обращению клиента и по истечении срока хранения.

Возможности:

•        Массовое удаление по типам: Сделки, Лиды, Контакты, Компании, элементы смарт-процессов, Товары CRM, Счета (старые и новые), Предложения, Задачи, Дела, Товары каталога.

•        Каскадное удаление для Лидов, Сделок, Контактов и Компаний: с галочкой «Также удалить связанные записи» запись удаляется вместе со связанными Контактами, Компаниями, Сделками и привязанными элементами смарт-процессов, каждую связь можно снять.

•        Гибкий выбор: фильтры по типу, воронке, стадии, ответственному, автору и дате создания; для товаров - по каталогу и разделу, включая подразделы. Записи отмечаются вручную или все сразу по фильтру, и из такой выборки можно исключить отдельные записи.

•        Кнопка удаления прямо в карточке CRM - с предпросмотром связанных записей. По умолчанию связанные записи не отмечены: удаляются только те, что вы выбрали.

•        Окно подтверждения с оценкой времени: приложение измеряет скорость вашего портала и до запуска показывает, сколько займёт работа и что вернётся, а что нет. Для объёмов от 500 записей подтверждение - вводом их числа.

•        Автоматическая разбивка очень больших объёмов на последовательные заходы; прерванный прогон можно продолжить.

Безопасность и восстановление:

•        Перед массовым удалением приложение сохраняет копию записей и их связей в Корзине приложения (хранится 30 дней). Копия пишется до первого удаления: если сохранить её не удалось - удаление отменяется.

•        Копия берёт все записи прогона. Это важнее, чем кажется: при массовом удалении штатная Корзина CRM сохраняет не всё (в реальном случае из 6541 удалённой Сделки в ней нашлись 5141).

•        Восстановление из Корзины приложения возвращает записи вместе со связями, но как новые: с новыми номерами (ID) и без истории карточки. Историю (комментарии, дела, звонки) возвращает только штатная Корзина CRM Битрикс24 - пока запись там есть.

•        Перед восстановлением приложение проверяет, не вернулись ли записи другим путём, и предлагает восстановить только отсутствующие - чтобы не появились дубли. Прерванное восстановление можно повторить: вернутся только оставшиеся записи.

•        Копию можно скачать файлом и восстановить из него когда угодно: срок хранения файла не ограничен, файл прогона любого размера загружается обратно.

•        История: кто, когда и что удалил или восстановил. Фильтр «Восстановлено Удалятором» в списке записей показывает копии, созданные восстановлением.

Персональные данные и 152-ФЗ:

•        Удаление по требованию субъекта. Данные человека в CRM разбросаны по Контакту, его Компаниям и Сделкам. Приложение удаляет Контакт вместе со связанными записями за один проход, а дела этих карточек Битрикс24 удаляет вместе с ними. Лиды, задачи и переписку вне карточек проверьте отдельно.

•        Уничтожение по истечении срока обработки. Закон требует не хранить персональные данные дольше, чем нужно для заявленных целей. Фильтры по дате создания и стадии помогают отобрать и удалить то, что пора уничтожить.

•        Подтверждение факта уничтожения. История фиксирует, кто и когда удалил записи, и их номера (ID). Это рабочий материал для внутренней отчётности и для акта об уничтожении.

•        Копия тоже под контролем. Копия в Корзине приложения - это тоже персональные данные, поэтому она хранится не дольше 30 дней: просроченные копии удаляются автоматически при ближайшем открытии приложения. Если требуется немедленное уничтожение, Корзину можно очистить сразу (тогда возврата не будет). Нужна возможность вернуть записи позже - скачайте файл копии: он хранится у вас, вне портала, и вы сами решаете, когда его уничтожить.

•        Ограничение доступа. Копии удалённых записей закрыты от сотрудников без доступа: доступ к массовому удалению администратор выдаёт поимённо.

•        Данные остаются у вас. Приложение не передаёт содержимое CRM на серверы разработчика: копии хранятся в вашем портале, обработка идёт в браузере через API Битрикс24.

•        Чистый уход. Перед удалением приложения одна кнопка в Настройках стирает всё, что оно хранит на портале: Корзину приложения, Историю и настройки. Скачанные файлы копий хранятся у вас - их уничтожаете вы.

•        Приложение - инструмент: оно помогает исполнять требования закона и подтверждать исполнение, но ответственность оператора и оформление документов остаются на вашей стороне.

Требования:

•        Облачный Битрикс24 с CRM на коммерческом тарифе с подпиской на Битрикс24 Маркетплейс. На бесплатном тарифе REST API недоступен.

•        Установить и настроить приложение может только администратор портала.

•        По умолчанию приложением пользуются администраторы. В Настройках можно открыть массовое удаление выбранным сотрудникам и выбрать, кому показывать кнопку в карточке: всем, выбранным сотрудникам или только администраторам. Корзина, История и настройки остаются за администраторами.

•        Удаление идёт по правам CRM того, кто удаляет: приложение не расширяет права сотрудника.

•        После установки приложение появляется в левом меню Битрикс24 под названием «Удалятор». Дополнительное ПО, внешние системы и сервисы не требуются.

•        Специальной подготовки не требуется: до запуска приложение показывает состав удаления, что вернётся и сколько займёт работа.

Особенности и ограничения (обусловлены платформой Битрикс24):

•        Скорость удаления ограничена лимитами Битрикс24 и зависит от «тяжести» записи, а не только от их количества. Обычные записи CRM уходят сотнями в минуту; товар с изображениями, свойствами и складскими остатками Битрикс24 обрабатывает в десятки раз дольше. Приложение измеряет скорость вашего портала и показывает оценку до запуска.

•        Один прогон - до 20 000 записей вместе со связями, больший объём приложение само делит на последовательные заходы. Каталоги в сотни тысяч тяжёлых товаров через REST не чистятся за разумное время - удаляйте их частями, по разделам. Если по замеру работа займёт больше суток, приложение не запустит её и предложит сузить выборку.

•        Во время работы вкладку с приложением закрывать нельзя, в других вкладках Битрикс24 работать можно. Если вкладку закрыли, прерванный прогон можно продолжить.

•        Дубли приложение само не ищет: удаляются записи, которые вы отобрали фильтром или отметили вручную.

•        Восстанавливается не всё: Дела и активности приложение не копирует; товары возвращаются без изображений, свойств, цен и складских остатков; при удалении элемента смарт-процесса его дочерние элементы остаются без родителя.

•        Восстановленные записи Битрикс24 считает новыми: роботы, триггеры и бизнес-процессы портала могут на них сработать.

•        При удалении записей со связанными задачами Битрикс24 может отправлять штатные уведомления ответственным.

•        Удаление из карточки CRM копию в Корзине приложения не создаёт - для удаления с копией используйте массовое удаление.

•        Отменить удаление нельзя. Записи возвращаются из Корзины приложения или файла копии - под новыми номерами и без истории карточки, либо из штатной Корзины CRM Битрикс24 - с историей, если запись туда попала.