Реестр документов

Если ваша команда активно использует генератор документов Битрикс24, знакомая ситуация: нужный документ по сделке или клиенту приходится искать вручную, переходя по карточкам. Нет единого места, где можно увидеть, кто и что создавал за последний месяц. «Реестр документов CRM» решает именно эту задачу — в карточке любой CRM-сущности появляется вкладка со всеми документами по ней, а в главном окне приложения доступен полный реестр с фильтрами по типу объекта, шаблону, дате и автору.

Реестр работает с документами, созданными через встроенный генератор Битрикс24, и охватывает весь стандартный набор CRM-объектов: лиды, сделки, контакты, компании, смарт-счета, а также пользовательские типы сущностей. Из таблицы с документами можно сразу скачать файл в формате PDF или Word, перейти в карточку связанного объекта или профиль сотрудника, который создал документ. Список найденных документов выгружается в Excel одной кнопкой. В уже сформированной таблице доступен текстовый поиск по всем полям — нужный документ можно найти по названию, номеру, автору или любому другому значению из таблицы. Таблица сортируется по любому столбцу, и порядок сортировки сохраняется для каждого пользователя отдельно.

Приложение встраивается автоматически при первом входе администратора — не нужно вручную добавлять вкладки в каждую карточку сущности. После установки сотрудники сразу видят документы в привычных местах работы.

Приложение отображает только документы, созданные стандартным генератором документов Битрикс24. Документы из внешних систем и других источников не включаются. Создавать, редактировать или удалять документы через приложение нельзя — оно работает только в режиме просмотра и скачивания.

FAQ

• Какие документы попадают в реестр?
  -Только документы, созданные встроенным генератором документов Битрикс24. Файлы, загруженные вручную, документы из внешних систем или других приложений в реестре не отображаются.

• Нужно ли вручную добавлять вкладку в каждую карточку сущности?
  -Нет. При первом входе под учётной записью администратора приложение автоматически встраивается в карточки лидов, сделок, контактов, компаний, смарт-счетов и всех пользовательских типов, у которых есть шаблоны в генераторе документов.

• Может ли сотрудник видеть документы по сущностям, к которым у него нет доступа?
  -Если у пользователя нет прав на просмотр связанной CRM-сущности, в столбце «Связано с» отображается «-Нет доступа-» вместо названия объекта. Видимость самих документов определяется правами доступа Битрикс24.

• Можно ли скачать сразу несколько документов?
  -Нет, скачивание доступно по одному файлу. Каждый документ можно скачать в формате PDF или Word по отдельному клику. Список документов целиком выгружается в Excel.

• Как работает вкладка в карточке компании?
  -Во вкладке отображаются документы, созданные по данной компании.