ЦРМ "Договоры и письма"

Договор с крупным клиентом висит на согласовании третий день, а продажник уже получил ультиматум: «Подписываем до пятницы или уходим к конкуренту». Входящее письмо с поручением от совета директоров зависло у исполнителя, и никто не знает, в каком оно статусе.

Готовое цифровое рабочее место «Договоры и письма» выстраивает прозрачный документооборот внутри Битрикс24: автонумерация, чёткая маршрутизация по стадиям, автоматическое создание задач и контроль дедлайнов — всё в одном окне рядом с CRM, задачами и календарём.

Что вы получаете

Два смарт-процесса, которые покрывают весь документооборот:

- «Договоры» — две воронки для работы с клиентами и поставщиками. Каждый договор проходит согласование, получает уникальный номер и не теряется в истории.
- «Письма» — входящая и исходящая корреспонденция с регистрацией, резолюциями руководителя и контролем исполнения.

Ключевые преимущества

Согласование, которое не тормозит сделки.
Разные согласующие для клиентских и поставщикских договоров. Руководитель получает задание бизнес-процесса, утверждает или возвращает на доработку — всё фиксируется в карточке. Никаких «а кто сейчас смотрит?»

Автонумерация без ошибок
Настройте префикс, год и формат номера один раз — система присваивает регистрационные номера автоматически. Никаких дублей, ручного ввода и путаницы с номерами вроде «договор_3_финал_правка2».

Письма по шаблону за один клик.
Заполните поле «Содержание» — система сгенерирует готовый документ по шаблону и прикрепит его к карточке. Не нужно копировать текст в Word и править форматирование.

Контроль сроков, который работает.
Для исходящих писем с установленным сроком ответа система создаёт дело-напоминание. Если ответа нет через 5 рабочих дней после дедлайна — руководители получают уведомление о нарушении.

Адаптация под конкретный документ.
Руководитель, который утверждает исходящие и рассматривает входящие, задаётся при инициализации. Но в любой карточке его можно заменить на другого — например, если письмо по финансам, а не по операционке.

Полная прозрачность.
Каждый этап виден в воронке: проект, согласование, регистрация, отправка, архив. Никаких «а где этот договор сейчас?»

Как это работает на практике

Сценарий 1. Договор с новым клиентом
Продажник создаёт карточку → система присваивает номер → договор уходит на согласование юристу → после утверждения переходит в стадию подписания. Вся история — в одной карточке. Сделка не висит в воздухе.

Сценарий 2. Исходящее письмо
Секретарь готовит текст в поле «Содержание» → руководитель утверждает → система регистрирует письмо → создаётся задача на отправку. Если нужен красивый документ — один клик, и шаблон готов.

Сценарий 3. Входящее письмо с поручением
Письмо зарегистрировано → руководитель рассматривает и направляет на исполнение с резолюцией → создаётся задача с дедлайном → по завершении карточка автоматически переходит в «Отработано».

Для кого это решение

- Продажники и руководители направлений — договоры не тормозят сделки, сроки видны, статусы прозрачны.
- Юристы — контроль всех договоров в одном месте, прозрачная история согласований.
- Секретари и офис-менеджеры — чёткая регистрация и маршрутизация корреспонденции.
- Руководители — видят, на какой стадии каждый документ, и получают уведомления о нарушениях сроков.
- Специалисты по договорной работе — автонумерация, шаблоны и разделение по типам контрагентов.

Техническая основа

Решение построено на смарт-процессах Битрикс24 с использованием бизнес-процессов и шаблонов документов. Все данные остаются на вашем портале.